Ввод КЭДО — сложный многоступенчатый процесс, при котором нужно учитывать множество нюансов. В статье расскажем про все нюансы перехода на кадровый электронный документооборот.
Подготовка к переходу на КЭДО
Перед запуском процесса цифровизации кадрового ЭДО работодатель оценивает готовность компании к тому, чтобы внедрить его, и при необходимости регулирует и перестраивает кадровые процессы:
- Опрашивает сотрудников о желании и возможности подключиться к кадровому ЭДО, анализирует персонал по возрасту, характеру работы, месту жительства, доступности и умению использовать интернет-сервисы. К примеру, удаленные сотрудники, скорее всего, поддержат переход на кадровый ЭДО, а те работники, у которых нет компьютеров или смартфонов, могут возражать против этой цифровизации. Для последних могут потребоваться отдельные рабочие места с ПК, чтобы они могли работать с личным кабинетом кадрового ЭДО. Положительные результаты от внедрения кадрового ЭДО будут достигнуты, лишь когда цифровизацию поддержит максимальное количество сотрудников.
- Анализирует текущие кадровые процессы, прослеживает пути движения документов и этапы их согласования. Также оценивает, насколько провайдер кадрового ЭДО может поддерживать сложившиеся в компании процессы и насколько работодатель готов их изменить под требования кадрового ЭДО.
Процедура перехода на кадровый ЭДО
В зависимости от размеров компании, численности сотрудников, ее финансовых, технических и технологических особенностей и возможностей переход на кадровый ЭДО может занимать от нескольких дней до 2-х месяцев. Но при любой ситуации ведение кадрового ЭДО предусматривает следующие шаги.
Этап 1 — Назначить ответственного или создать рабочую группу для внедрения кадрового ЭДО
В зависимости от масштабов компании организационные вопросы перехода на кадровый ЭДО могут возлагаться на одного или нескольких сотрудников. В крупных организациях к процессу ввода кадрового ЭДО привлекаются не только кадровые специалисты, но также сотрудники по информационной безопасности и юристы для анализа возможных проблем с разных сторон и принятия мер по их устранению.
Этап 2 — Выбрать провайдера кадрового ЭДО
Работодатели имеют право сами выбирать, в каком сервисе будут вести кадровый ЭДО:
- с применением корпоративной информационной системы для кадрового ЭДО;
- через портал «Работа в России» — пока бесплатное использование, но предоставляет достаточно ограниченный функционал по сравнению со специализированными системами кадрового ЭДО.
При выборе программного обеспечения нужно учитывать такие его возможности:
- работать в сервисе не только через ПК, но также и через мобильные устройства;
- интегрироваться с учетной системой;
- кадровикам работать из учетной системы по принципу «одного окна» без переключения в систему кадрового ЭДО;
- добавлять шаблоны документов для работников и исполнителей;
- просматривать историю согласования документов;
- настраивать маршруты согласования документов;
- автоматически формировать документы в учетной системе из документов кадрового ЭДО;
- выбирать подходящий тип электронной подписи для работников в зависимости от подписываемых документов;
- выпускать квалификационные сертификаты, в т.ч. для мобильной электронной подписи, и МЧД для представителей работодателя, подписывающих по доверенности.
Документы, создаваемые в кадровом ЭДО, должны соответствовать требованиям к кадровой документации, установленным Приказом Минтруда от 20.09.2022 г. № 578н. А именно — XML-схеме описания кадровой электронной документации, размещенной на сайте Минтруда. По этой причине организации, которые сами создают кадровый ЭДО, должны следить за выходом новых версий XML-схем и самостоятельно дорабатывать свое программное обеспечение в отведенные на это сроки.
Этап 3 — Разработать регламент работы с кадровом ЭДО
Для кадровой цифровизации нужен еще один документ — регламент работы с кадровым ЭДО. Положения этого документа закрепляют во внутреннем нормативном акте о кадровом ЭДО (ст. 22.2 ТК). В нем указываются:
- платформа для кадрового ЭДО;
- категории сотрудников, подключаемые к кадровому ЭДО;
- тип электронной подписи сотрудников в кадровом ЭДО;
- список документов, создаваемых в электронном формате (они должны удовлетворять единым требованиям к электронной документации);
- список документов, которые будут формироваться в бумажном виде.
ЭДО с дистанционными работниками не требует перевода на кадровый ЭДО в соответствии со ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК, поскольку регулируется ст. 312.3 ТК. Работодатель сам решает, требуется ли ему включать дистанционных работников в регламент кадрового ЭДО.
С одной стороны, это удобно, поскольку все работники компании, в т.ч. удаленные, работают по единым правилам. Это упрощает взаимодействие и контроль за документацией с дистанционными сотрудниками. Однако имеется и минус, заключающийся в том, что в рамках кадрового ЭДО работодатель возлагает на себя больше обязательств и лишает себя некоторых возможностей. К примеру, с удаленными сотрудниками можно подписывать электронный акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, инструктажи по ОТ, а в рамках кадрового ЭДО это не получится сделать.
Кроме того, у удаленных работников обширнее возможности при применении простой электронной подписи. К примеру, можно подписывать такую документацию:
- договор на получение образования;
- согласие на перевод;
- заявление на увольнение (и его отзыв);
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания.
Этап 4 — Утвердить внутреннюю документацию и ознакомить работников с ней
После разработки регламента о кадровом ЭДО его утверждают через приказ, в котором указывают сроки уведомления сотрудников и дату начала применения кадрового ЭДО.
Работодатель знакомит всех работников с локальной документацией и в письменном виде уведомляет их о дате перехода на кадровый ЭДО. В уведомлении указываются:
- дата и номер приказа, которым утверждено решение о переходе на кадровый ЭДО;
- дата перехода на кадровый ЭДО;
- возможность отказа от перехода на кадровый ЭДО.
В трудовом законодательстве не указаны конкретные сроки ознакомления сотрудников с вновь принятой локальной документацией, когда ее положения не касаются условий трудовых договоров. А потому согласно ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, абз. 4 ч. 1 ст. 53 ТК работодатель вправе сам определять сроки ознакомления сотрудников с вновь принятыми внутренними документами в инструкции по делопроизводству.
Нельзя вводить кадровый ЭДО раньше, чем уведомили сотрудников.
Этап 5 — Собрать согласия с переходом на КЭДО
Это согласие требуется, чтобы взаимодействовать с действующими сотрудниками и принимаемыми в компанию физлицами, имеющими трудовой стаж. Форму согласия можно использовать произвольную.
Данный документ — наиболее важный для работодателя, поскольку на его основании устанавливаются:
- юридическая значимость электронной подписи согласно Закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ;
- юридическая значимость доставки электронной документации с применением системы кадрового ЭДО согласно требованиям ТК. Это может быть важно при возникновении трудовых споров, когда сотрудник будет доказывать, что работодатель ему вовремя не передал документы;
- право работодателя передавать персональные сведения работника в систему кадрового ЭДО согласно требованиям Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.
Работодатель обращает особое внимание на подписание сотрудниками согласия о переходе на кадровый ЭДО и хранение этого документа. Это связано с тем, что при трудовых конфликтах это будет основной документ, подтверждающий юридическую значимость электронных ЭДО.
При этом нужно обратить внимание на метод подписания согласий. Согласно Закону от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, только УКЭП стороны принимают без предварительно подписанного соглашения об использовании этого типа подписи.
Для юридической значимости ПЭП и УНЭП стороны предварительно договариваются об использовании этих типов подписей. При обычных условиях работник может подписывать документ только собственноручно, т.е. на бумажном документе.
Работодатель должен быть осторожным, когда провайдер кадрового ЭДО предлагает сотрудникам подписать согласие о переходе на кадровый ЭДО простой электронной подписью через код в СМС или «галочкой» при регистрации в сервисе кадрового ЭДО. В данном случае могут появиться проблемы:
- код в СМС представляет собой простую электронную подпись. Для ее юридической значимости также нужно, чтобы стороны предварительно подписали соглашение согласно Закону от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ;
- должен быть «след» при подписании, чтобы работодатель мог при судебном разбирательстве доказать факт того, что сотрудник подписал согласие.
Сотрудники имеют право отказаться от перехода на кадровый ЭДО, и работодатель не вправе за это уволить или отказать в устройстве на работу (ч. 6 ст. 22.2 ТК). Также они вправе пересмотреть вопрос электронного взаимодействия с работодателем и позже присоединиться к кадровому ЭДО. Ускорить ввод кадрового ЭДО возможно, если разъяснить его преимущества и безопасность использования электронных подписей для сотрудников.
Согласие не нужно лишь при оформлении в штат работника, ранее нигде не работавшего.
Этап 6 — Зарегистрировать работников в кадровом ЭДО
Когда от работника получено согласие о переходе на кадровый ЭДО, работодатель может передать ему приглашение на регистрацию в ЭДО. Как правило, в данный момент осуществляется выгрузка персональных сведений работника из учетной системы в кадровый ЭДО, а потому очень важно, чтобы его согласие включало также и согласие на передачу его персональных сведений провайдеру кадрового ЭДО.
Кроме того, нужно обратить особое внимание на то, чтобы функционал провайдера кадрового ЭДО давал возможность выгружать из учетной системы персональные сведения лишь тех работников, которые предоставили свое согласие на это. Когда провайдер кадрового ЭДО не предоставляет возможности разграничения выгрузки персональных сведений лишь по тем работникам, которые дали на это согласие, работодатель может несознательно нарушить требования Закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ, что передача персональных сведений третьим лицам осуществляется лишь с согласия субъекта персональных сведений.
Этап 7 — Выпустить электронные подписи работникам
Электронная подпись является неотъемлемой частью любого ЭДО, и кадровый ЭДО — не исключение. Задача каждого работодателя заключается в обеспечении сотрудников и должностных лиц электронными подписями.
Законодательством предусмотрено применение работниками в кадровом ЭДО всех трех видов электронной подписи, которые установлены Законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ:
- простая — ПЭП;
- усиленная неквалифицированная — УНЭП;
- усиленная квалифицированная — УКЭП.
Выбор требуемой подписи можно осуществить с использованием такого механизма:
- Если нужно подписывать трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, согласие на перевод, заявление на увольнение — можно использовать УНЭП или УКЭП. При этом когда перед трудоустройством работодатель может подписать с работником согласие о переходе на кадровый ЭДО, используется УНЭП, а если не может — то УКЭП.
- Если не нужно подписывать указанные документы — можно использовать ПЭП.
Соответственно, ПЭП — это метод, которым значительно экономится стоимость кадрового ЭДО. Эта подпись подходит для исполнителей на ГПХ договорах, самозанятых, ИП и работников, с которыми не надо оформлять трудовые договоры.
В остальных ситуациях нужно применять УНЭП или УКЭП.
Когда у сотрудника уже имеется УКЭП на USB-токене, не требуется дополнительно оформлять подпись для кадрового ЭДО.
