Во многих компаниях иногда возникают ситуации, что сотрудники не уходят в отпуск. И это проблема, ведь когда трудовая инспекция обнаруживает такое нарушение, она выносит предупреждение или применяет административное наказание. А когда работник с большим количеством неиспользованных дней решит уволиться, работодатель обязан выдать ему компенсацию за все эти дни.
Информирование как профилактический подход
Сотрудники должны знать о правилах предоставления отпусков. В коллективе может распространяться неверная информация о том, что вместо отпуска работники могут получить деньги — именно потому, что персонал не знает статьи ТК РФ или неверно их трактует.
Работодатель обязан оповестить сотрудников, что компенсация отпуска выплачивается только в двух ситуациях:
- при увольнении, когда сотрудник не использовал все отпускные дни;
- по письменному заявлению сотрудника, когда есть часть ежегодного отпуска больше 28 календарных дней (ст. 126 ТК).
Сотрудникам и работодателям нужно помнить о том, что неиспользованные отпускные дни не сгорают (Письмо Минтруда от 25.01.2021 г. № 14-2/ООГ-521).
По ст. 9 Конвенции МОТ № 132, остаток отпуска нужно использовать не позже 18-ти мес. после окончания года, за который отпускной период предоставляют. Некоторые судебные органы считали это положение как ограничение — срок, в течение которого работник был вправе обращаться в суд для взыскания компенсации за неиспользованный отпуск. Однако в Постановлении КС от 25.10.2018 г. № 38-П зафиксирована четкая позиция по данному моменту — 18 мес. не применяются к уволенным и не ограничивают их право на компенсацию.
Следование графику отпусков как жесткий подход
Работодатель не обязан предоставлять персоналу отпуска в удобное для них время. Но в ст. 123 ТК указано несколько групп работников, которые уходят в ежегодный отпуск по желанию в удобное время (несовершеннолетние сотрудники, многодетные родители с детьми до 18-ти лет и др.).
Информация о времени распределения отпусков сотрудников фиксируется в графике отпусков, составляемом заранее, — не позже чем за две недели до начала нового года.
В нем фиксируются конкретные даты отдыха. Когда сотрудник не использует отпуск в выбранные им даты и обозначенные в графике отпусков, работодателю нужно напоминать об этом.
Для жесткого решения вопроса с использованием отпусков нужно знакомить персонал с графиком под подпись и сообщать им о начале периода отдыха не позже чем за две недели до начала.
Также целесообразно указать во внутреннем документе по отпускам пункты о том, как в организации предоставляют отпуск, как его делят, кто решает о делении или о переносе периода отдыха. Эти моменты можно прописать и в ПВТР. Тогда у работников не будет возможности переноса отпуска и накапливания дней отдыха.
Предоставление отпусков по желанию как мягкий подход
Работодатель вправе учитывать пожелания работников, у которых есть излишки отпускных дней, относительно периодов, когда они желают уйти на отдых. Для этого сотрудник передает заявление.
Когда отпуск происходит по графику, заявление на отпуск не требуется. Оно подается только в ситуации, если отпуск отклоняется от графика, к примеру, когда работник желает использовать только часть периода.
По ст. 124 ТК, ежегодный отпуск продлевается или переносится на иной период из-за:
- болезни сотрудника;
- выполнения сотрудником во время отпуска гособязанностей, когда для этого трудовым законодательством установлено освобождение от работы;
- иных ситуаций, которые предусмотрены трудовым законодательством или внутренними нормативными документами работодателя.
Включение остатков отпуска в график как предусмотрительный подход
При утверждении графика на следующий год нужно не забывать о том, чтобы включить в него остатки отпуска за предыдущие рабочие годы. Однако следует быть осторожными, когда речь идет о большом количестве отпускных дней.
В ТК РФ запрещено не предоставлять ежегодный отпуск в течение 2-х лет подряд. Проставление в графике до 56 отпускных дней (без учета допотпусков и задолженности по ним для сотрудников, работающих на Крайнем Севере) не будет вызывать вопросов со стороны трудовой инспекции. Когда же излишки составляют больше 56 дней, то в полном объеме их лучше не указывать в графике отпусков, поскольку при проверке контролеры могут обратить на это внимание.
Ответственность за нарушение по отпускам
По ч. 1 ст. 5.27 КоАП предусматривается такая ответственность за задолженность по отпускам:
- предупреждение или 1000-5000 руб. для должностных лиц;
- 1000-5000 руб. для ИП;
- 30000-50000 руб. для юрлиц.
Трудовая инспекция имеет право в предписании зафиксировать обязательное условие об использовании долгов по отпускам конкретными сотрудниками. Контролеры обнаруживают долги и обязывают работодателя предоставить работникам накопившиеся отпускные дни. Тогда работодателю надо непременно договориться с сотрудником, т.к. невыполнение предписания трудовой инспекции влечет за собой особые штрафные санкции.
Компенсация за неиспользованный отпуск
При отсутствии контроля за излишками отпускных дней самое неприятное последствие для работодателя — выплата работнику компенсации при расторжении трудового договора за все неиспользованные отпускные дни.
Компенсацию платят за каждый день неиспользованного отпуска из расчета среднего заработка. Иными словами, количество неиспользованных отпускных дней на момент увольнения умножают на среднедневной заработок сотрудника.
Иногда размеры компенсации могут быть в сотни тысяч рублей. К примеру, в 2020 году рассматривалось судебное дело, при котором уволенный главбух ФСИН в Адыгее требовала выплатить компенсацию за неиспользованные отпуска за 9 лет — в размере 587 808 руб.
При судебном разбирательстве обнаружилось, что часть документов работодатель уничтожил в связи с истечением сроков хранения. Кроме того, он не смог предоставить суду для ознакомления графики отпусков.
Судебная коллегия по гражданским делам ВС РФ вывела такие пункты:
- сотрудникам ОВД запрещено заменять отпуск компенсацией (исключение — расторжение трудового соглашения);
- отпуск предоставляют в течение календарного года согласно плану (случаи, когда отпуск можно перенести либо продлить, к примеру, из-за болезни или выполнения обязанностей по работе, фиксируются отдельно);
- при крайней служебной необходимости ежегодный отпуск можно переносить на другой срок через приказ за подписью руководителя.
