Описание
До старта проекта в компании использовалась самописная конфигурация, которая:
- Имела ограниченную функциональность – не поддерживала необходимые аналитические разрезы учета (например, по подразделениям, МНН, срокам годности, сериям ЛС).
- Не обеспечивала интеграцию с другими медицинскими системами.
- Требовала постоянных доработок "вручную", что увеличивало нагрузку на IT-отдел и создавало риски ошибок.
Учитывая необходимость развития, расширения и соответствия законодательству, было принято решение внедрить качественный отечественный продукт 1С:Медицина. Больничная аптека.
Внедрение «1С:Медицина. Больничная аптека» в крупнейшей системе скорой помощи Москвы стало сложным и по-настоящему уникальным проектом. Работа с 50+ подстанциями, централизованным складом и строгими требованиями к учету лекарств потребовала нестандартных решений и тесного взаимодействия с заказчиком.
Главной особенностью проекта стала необходимость объединить в единую систему десятки территориально распределенных подстанций с центральной аптекой. Это потребовало:
- Разработки специальных механизмов синхронизации данных в режиме, близком к реальному времени.
- Настройки разграничения прав доступа для каждой подстанции с сохранением контроля со стороны центрального склада.
- Создания единого реестра номенклатуры, чтобы избежать дублирования и разночтений в названиях лекарств.
Уникальные доработки под специфику скорой помощи
Внедренное решение было доработано с учетом потребностей ССМП:
- Контроль перемещений между подстанциями – система автоматически формирует акты передачи медикаментов, что исключает «потери» при перераспределении.
- Учет экстренных списаний – внедрен механизм оперативного списания ЛС при выездах бригад с последующей автоматической корректировкой остатков.
- Интеграция с ТМС (транспортной системой) – для отслеживания доставки медикаментов на подстанции.
- Специальные отчеты для руководства – в том числе мониторинг расхода препаратов по бригадам и анализ выполнения норм снабжения.
Этапы проекта:
1. Предпроектное обследование: погружение в процессы заказчика
Прежде чем приступить к автоматизации, необходимо было тщательно изучить текущую ситуацию. На этом этапе специалисты провели серию интервью с ключевыми сотрудниками: заведующими аптеками, кладовщиками, фармацевтами и бухгалтерами. В ходе бесед выяснилось, что старая самописная система не справляется с нагрузкой — учет велся фрагментарно, данные дублировались в Excel, а отчеты формировались вручную.
Особое внимание уделили анализу складских процессов на центральном складе и подстанциях. Выявили несколько проблем: отсутствие контроля сроков годности, частые расхождения при инвентаризациях, сложности с оперативным получением данных о остатках. По итогам обследования подготовили развернутый отчет, где детально описали текущие недостатки и наметили направления для автоматизации.
2. Моделирование бизнес-процессов: от хаоса к порядку
Следующим шагом стало формальное описание существующих процессов (AS-IS) и проектирование будущих (TO-BE). Вместе с заказчиком проанализировали цепочки движения медикаментов: от момента поступления на склад до списания в подразделениях. Оказалось, что многие операции выполнялись «по привычке», без четких регламентов.
Например, приемка товара часто проводилась без проверки маркировок, а списание происходило по упрощенной схеме. В новой модели предусмотрели обязательное сканирование штрих-кодов, привязку к сериям и срокам годности, а также автоматическое формирование актов списания. Все изменения согласовали с руководством и будущими пользователями системы.
3. Проектирование решения: создание "цифрового двойника" аптеки
На основе утвержденных процессов приступили к разработке технического задания. Здесь важно было учесть не только стандартные функции 1С, но и специфику работы медучреждения. Например, для учета наркотических средств требовались дополнительные контрольные точки, а для вакцин — особый учет температурного режима.
Спроектировали структуру данных: создали единые справочники номенклатуры с привязкой к МНН, прописали документы для всех операций (поступление, перемещение, списание), разработали набор отчетов для фармацевтов и руководителей. Отдельное внимание уделили правам пользователей — чтобы кладовщик не мог случайно изменить реестр поставщиков, а бухгалтер видел только финансовые данные.
4. Разработка и настройка системы: от теории к практике
Установили типовую конфигурацию "1С:Медицина. Больничная аптека" и начали ее адаптацию. Настроили параметры учета: включили контроль серий, сроков годности, минимальных остатков. Добавили дополнительные справочники.
Для удобства пользователей доработали интерфейс: упростили формы ввода документов, добавили подсказки, создали несколько кастомных отчетов — в частности, «Анализ оборачиваемости ЛП» и «Реестр просроченных медикаментов».
5. Миграция данных: перенос истории в новую систему
Один из самых ответственных этапов — перенос данных из старой системы. Выгрузили остатки товаров, справочники контрагентов и номенклатуры. Столкнулись с тем, что в старых данных было много «мусора»: дублирующиеся позиции, некорректные единицы измерения, незаполненные поля. Пришлось провести предварительную очистку и унификацию.
После загрузки в 1С организовали выборочную проверку: сравнивали остатки по ключевым позициям, тестировали проведение документов. Обнаруженные расхождения оперативно исправляли. В результате удалось перенести более 95% данных без потерь.
6. Обучение пользователей: от сопротивления к уверенной работе
Даже самая совершенная система бесполезна, если сотрудники не умеют ей пользоваться. Для разных категорий пользователей разработали отдельные программы обучения:
Провели серию тренингов — от общих лекций до индивидуальных консультаций. Каждый участник получил инструкции с пошаговыми сценариями работы.
7. Тестирование системы: поиск "узких мест"
Перед запуском систему протестировали в реальных условиях. Смоделировали различные сценарии:
- Массовая приемка товара с разными сроками годности.
- Списание по нормам расходов с привязкой к подразделениям.
- Формирование регламентированных отчетов для проверяющих органов.
8. Ввод в промышленную эксплуатацию: день "Х"
Запуск прошел по плану: в первый день работали параллельно в старой и новой системе, чтобы оперативно исправлять ошибки. Через неделю полностью перешли на 1С. На подстанциях временно ввели «горячую линию» поддержки — специалисты помогали решать возникающие вопросы.
9. Сопровождение и развитие: система растет вместе с компанией
После запуска начался этап сопровождения: еженедельный мониторинг работы, исправление мелких ошибок, консультации пользователей. По запросам заказчика добавили новые функции.
Успех проекта во многом определила активная позиция команды ССМП им. Пучкова. Продвинутые пользователи – многие сотрудники (особенно на центральном складе) быстро освоили систему и даже предлагали улучшения.
