Описание
До старта проекта учет медикаментов велся в самописной системе, разработанной несколько лет назад. Со временем функционал перестал отвечать требованиям масштабирования и контроля:
- Отсутствие партионного учета. Система не поддерживала контроль серий и сроков годности препаратов, что создавало риски при использовании лекарств.
- Фрагментарность данных. Учет на подстанциях велся обособленно, оперативно получить информацию об остатках по всей сети было невозможно.
- Ручное формирование отчетности. Сотрудники тратили часы на подготовку данных для руководства и контролирующих органов в Excel.
- Сложности при перемещениях. Процесс оформления заявок и передачи медикаментов между подстанциями был неавтоматизирован и занимал много времени.
- Риски ошибок. Ручной ввод данных приводил к расхождениям при инвентаризациях.
- разработка механизмов синхронизации данных между центральным складом и 50+ подстанциями;
- настройка контроля перемещений с автоматическим формированием актов передачи;
- создание механизма экстренного списания препаратов при выездах бригад с последующей корректировкой остатков;
- интеграция с транспортной системой для отслеживания доставки;
- разработка специализированных отчетов для руководства (мониторинг расхода по бригадам, анализ норм снабжения).
- Специализированное рабочее место для оборота НПВ. Для сотрудника, отвечающего за оборот наркотических и психотропных веществ, было создано максимально упрощенное рабочее место. Это позволило сотруднику без углубленных компьютерных навыков легко формировать сводные заявки с подстанций, распечатывать и подписывать документы для центральной аптеки, полностью исключив рутину и ошибки.
- Разделение учета медикаментов и изделий. Проведена большая работа по классификации номенклатуры на категории «Медикаменты» и «Медицинские изделия». Это обеспечило прозрачность запасов и точность планирования закупок по каждой категории.
- Проблема точности учета при делении партий. Столкнулись с вызовом, характерным для крупных учреждений: при делении крупных закупочных партий на мелкие единицы возникала погрешность округления (до 11-12 знаков после запятой), что приводило к микроскопическим расхождениям в бухгалтерии. Совместно с заказчиком был найден компромиссный механизм корректировки (оформление двух актов списания), полностью отвечающий требованиям финотчетности. Специалисты «Первого Бита» зафиксировали эту потребность для возможного улучшения в следующих релизах системы.
