Описание
«Август-Агро» — один из крупнейших отечественных сельскохозяйственных производителей. В активах предприятия – 260 тыс.га земель в России и 15 тыс.га в Казахстане, собственные мощные элеваторы и зерносушильные комплексы, более 1,5 тыс. единиц сельхозтехники и оборудования. В структуре холдинга — около 20 агрофирм, которые занимаются выращиванием зерновых, производством семян и переработкой сельхозпродукции. В системе нормативно-справочной информации – более 70 000 элементов: организации, подразделения, наименования продукции, контрагенты, договоры, виды работ и т.д. Ранее управление НСИ и закупками в холдинге не было автоматизировано. Не было единого инструмента для управления справочниками. Информация дублировалась, возникали ошибки в классификации номенклатуры, расчете себестоимости, учете остатков на складе. Отсутствовали регламенты по взаимодействию с поставщиками. Процесс их аккредитации выполнялся отдельно для каждой компании, заявки на участие в конкурентных закупках собирались в электронных таблицах. Возникали расхождения в статусах поставщиков, согласование заявок затягивались, повышались риски нарушения условий поставки или поставки продукции ненадлежащего качества. Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы унифицировать нормативно-справочную информацию, выстроить единую схему корпоративных закупок и создать удобный инструмент для взаимодействия с поставщиками. Еще одной важной задачей стала интеграция всех информационных систем холдинга в единый ИТ-ландшафт. Для решения поставленных задач было выбрано «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» и ESB-система (сервисная шина предприятия, англ. enterprise service bus) «1С:Шина». Партнером по внедрению стала компания «Первый Бит» (офис «Спортивная»).
В ходе проекта была проведена всесторонняя диагностика бизнес-процессов в различных подразделениях холдинга, включая строящийся элеватор, зерноток, хлебоприёмное предприятие, семенной завод. «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» развернуто на 118 рабочих местах. Выполнена интеграция решений. Кроме того, в единый корпоративный ИТ-ландшафт включены «1С:Управление холдингом», «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования», «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», системы управления проектами и проектной документацией. Обмен данными между элементами единой интегрированной системы выполняется в режиме реального времени. Реализован журнал регистрации интеграционных потоков — при возникновении ошибок система автоматически фиксирует причину сбоя, уведомляет администратора и предлагает варианты исправления. Изменения, внесенные в структуру данных и бизнес-логику системы, мгновенно отображаются в интеграционных потоках. Настроены гибкие правила трансформации данных при передаче между информационными системами (например, автоматическое сопоставление элементов справочников при несовпадении структуры данных). Если конфигурации решений обновляются – интеграционные потоки автоматически перестраиваются с учётом новых параметров.
Новая концепция управления нормативно-справочной информацией
- Единая модель мастер-данных создана в системе 1С:MDM. Выполнена нормализация НСИ: устранено более 4 500 дублей, более 3 000 наименований номенклатуры корректно распределены в справочниках. Эталонные данные передаются в другие ИТ-решения холдинга через «1С:Шину».
- Заявки на создание или изменение элементов справочника проходят несколько этапов контроля и обработки. При формировании заявки система выполняет автоматическую проверку на дубли, после чего отправляет ее на согласование специалисту НСИ. После подтверждения заявки – в справочнике создается новый или актуализируется существующий элемент, а обновлённые данные автоматически отправляются в связанные информационные системы.
- Если в справочник добавляется контрагент, а данные по нему заполнены автоматически на основе ЕГРЮЛ – корректность данных проверяет бот НСИ, если проверка пройдена – запись в справочнике создается автоматически, а если выявлены несоответствия – заявка передается специалисту службы НСИ на корректировку.
Выстроена единая система управления корпоративными закупками
- Создан личный кабинет поставщика (ЛК), который обеспечивает централизованное взаимодействие с агрохолдингом и автоматизирует участие в закупочных процедурах. Поставщик получает доступ к личному кабинету после успешной аккредитации.
- Для аккредитации поставщик подаёт единый пакет документов для работы с управляющей компанией (УК) и всеми предприятиями холдинга. УК проверяет и подтверждает документы. После аккредитации поставщик получает статус доверенного поставщика. При потере статуса в УК работа с ним автоматически блокируется во всех агрофирмах холдинга. Внесённые изменения мгновенно синхронизируются с системами управления заказами и расчётами. Сроки аккредитации система контролирует автоматически, за 30 дней до истечения срока действия аккредитации поставщик получает уведомление о необходимости продления статуса. Если уставные документы поставщика меняются – система автоматически инициирует повторную аккредитацию с уведомлением ответственного лица. При выявлении несоответствий корпоративным требованиям холдинга система автоматически отклоняет аккредитацию и направляет запрос на повторное предоставление документов. После аккредитации поставщик получает доступ к полному архиву взаимодействия с агрохолдингом. Таким образом удалось унифицировать процесс аккредитации и сократить время согласования документов. Аккредитация поставщиков ускорилась на 30%. Исключены случаи заключения договоров с неподтверждёнными поставщиками.
- С помощью личного кабинета поставщика организована система конкурентных закупок. В ЛК отображается список активных лотов с детальной информацией о предмете закупки, сроках, объеме и условиях поставки. Поставщик в режиме реального времени получает уведомления новых лотах и может подавать предложения с указанием цен и условий поставки. Кроме того, в личном кабинете поставщику доступен полный архив взаимодействия с агрохолдингом – переписка, статусы заявок и результаты закупочных процедур. Система в автоматическом режиме оценивает предложения на основе заданных параметров. Если есть сходные предложения от разных поставщиков – победитель определяется по сумме рейтинговых показателей. Если предложение не соответствует требованиям – заявка отклоняется с указанием причин, а поставщик может скорректировать своё предложение. После завершения закупочной процедуры система автоматически фиксирует статус победителя и составляет договор. Кроме того, в системе оперативно формируются отчёты об эффективности закупок и соответствии предложений требованиям холдинга. В итоге предприятие получило систему управления закупками, которая позволяет в автоматическом режиме выбирать наиболее выгодные условия и исключать риски нарушения договорных обязательств. Обработка заявок ускорилась на 25%, Руководство контролирует закупки в онлайн-режиме. Снижены риски заключения договоров по необоснованно высоким ценам. Полностью исключены случаи нарушения условий закупок или выбора поставщика в обход управляющей компании.
Настройка интеграций
Обеспечен надежный контроль над процессами интеграции через сервисную шину данных «1С:Шина». Ранее поддержка интеграции выполнялась внешними подрядчиками, теперь привлекать внешних специалистов не нужно. Устранение ошибок в обмене данными ускорилось в 2 раза. Настройка интеграций упростилась, что сократило время на включение в ИТ-ландшафт новых ИТ-решений.
