Документ «Заказ клиента» в 1С: Управление торговлей нужен для фиксации договоренности с покупателем о покупке товара, работы или услуги. С его помощью можно вести взаиморасчеты с клиентом, контролировать оплату, резервировать товар, оформлять отгрузку и отслеживать исполнение сделки от первого обращения до закрытия заказа.
Что такое заказ клиента в 1С:УТ
Заказ клиента — это рабочий документ, который отражает намерение покупателя приобрести у компании определенные товары или услуги. Он используется не только как фиксация заявки, но и как основа для дальнейших операций: оплаты, реализации, резервирования и контроля статусов.
Для многих компаний именно заказ клиента становится центральным звеном в процессе продаж, потому что позволяет не терять согласованные сделки и видеть, на каком этапе находится каждая заявка.
Для чего нужен заказ клиента
Документ удобен в ситуациях, когда продажа не заканчивается мгновенной отгрузкой со склада. Например, если товар нужно зарезервировать, если клиент оплачивает заказ частично, если поставка ожидается позже или если отгрузка происходит в несколько этапов.
Использование заказов клиентов позволяет:
- фиксировать договоренности с покупателем;
- учитывать оплату до или после отгрузки;
- резервировать товары под конкретный заказ;
- контролировать статусы исполнения;
- оформлять реализацию на основании уже введенного документа;
- работать с частичной отгрузкой;
- снижать количество ошибок в продажах.
Как включить заказы клиентов в 1С УТ
Чтобы начать работать с заказами клиентов, нужно активировать эту функцию в настройках программы.
Для этого выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел «НСИ и администрирование».
- Откройте подраздел «Продажи».
- Разверните блок «Оптовые продажи».
- Установите галочку «Заказы клиентов».
После этого функциональность заказов клиентов станет доступна в системе.
Варианты работы с заказом клиента
В 1С:УТ можно использовать несколько вариантов настройки работы с заказом клиента.
Заказ как счет
В этом режиме документ нужен в основном для формирования печатной формы. Он не создает движений в системе и используется как информационный документ.
Заказ только со склада
Такой вариант подходит, если заказы принимаются только при наличии товара на складе. Контроль исполнения ведется через статусы документа.
Заказ со склада и под заказ
Этот режим позволяет оформлять заказ даже при отсутствии товара на складе. Такой вариант удобен, если часть товара привозится под клиента или ожидается от поставщика.
Как создать заказ клиента в 1С:УТ
Для создания нового заказа выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел «Продажи».
- Откройте «Оптовые продажи».
- Выберите «Заказы клиентов».
- Нажмите кнопку «Создать».
После этого откроется форма нового документа.
Какие данные заполняются в заказе
На вкладке «Основное» обычно заполняются следующие поля:
- клиент;
- контрагент;
- организация;
- склад;
- соглашение.
Затем нужно перейти на вкладку «Товары» и добавить нужную номенклатуру.
Сделать это можно несколькими способами:
- считать товар сканером штрихкода;
- добавить позиции вручную;
- подобрать товары из базы через кнопку «Заполнить» и команду «Подобрать товары».
После заполнения документа нажмите «Провести и закрыть».
Как провести оплату заказа клиента
Оплата по заказу клиента может быть полной, частичной, до отгрузки или после нее. Это зависит от условий работы с клиентом и принятого порядка расчетов.
Оплата по безналичному расчету
Чтобы отразить безналичную оплату:
- Откройте журнал «Заказы клиентов» или сам документ заказа.
- Нажмите «Создать на основании».
- Выберите «Поступление безналичных ДС».
На основании заказа сформируется документ с видом операции «Поступление оплаты от клиента». В расшифровке платежа будет указан нужный заказ. После проведения документа система отразит факт оплаты.
Оплата наличными
Если клиент оплачивает заказ наличными, на основании заказа оформляется приходный кассовый ордер.
В документ переносятся данные плательщика, ссылка на заказ и нужные параметры платежа. После проведения документа оплата также будет связана с заказом клиента.
Как оформить реализацию товаров и услуг
Когда заказ готов к отгрузке, следующим шагом становится оформление реализации.
Для этого:
- Откройте нужный заказ клиента.
- Переведите его в статус «К отгрузке».
- Подтвердите изменение статуса.
- Нажмите «Создать на основании».
- Выберите «Реализация товаров и услуг».
Новый документ заполнится на основании ранее оформленного заказа. В него перенесутся данные по клиенту, товарам и оплате. Если отгрузка идет не в полном объеме, табличную часть можно скорректировать вручную.
После проверки нажмите «Провести и закрыть».
Как закрыть заказ клиента
Работа с заказом клиента может завершаться по-разному в зависимости от фактического исполнения.
Полностью отработанный заказ
Если все товары отгружены и все операции завершены, заказ закрывается после проведения необходимых документов.
Частично выполненный заказ
Если часть позиций осталась неподтвержденной или не была отгружена, программа может снять такие позиции с учета. При этом пользователю нужно указать причину, по которой заказ не был выполнен полностью.
Причины можно указать:
- отдельно по каждой строке;
- одной общей причиной для всех неотгруженных позиций.
Если в компании используется особый порядок работы с частичными отгрузками, в настройках можно отметить опцию «Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки».
Автоматическое заполнение заказов
Если у компании много однотипных заказов, ручной ввод занимает слишком много времени. В этом случае можно упростить работу с помощью загрузки данных из Excel.
Такой подход позволяет:
- автоматически создавать несколько заказов;
- быстро заполнять табличную часть конкретного заказа;
- сокращать число ошибок при переносе номенклатуры;
- ускорять работу менеджеров.
Резервирование товара и снятие резервов
Если для строк заказа используются варианты обеспечения «Отгрузить» или «Резервировать на складе», товар ставится в резерв под конкретный заказ. Это уменьшает свободный остаток на складе и помогает избежать продажи зарезервированных позиций другому клиенту.
Но у такого механизма есть и практическая проблема: резервы могут зависать. Например, если клиент отказался от покупки, а заказ не был вовремя скорректирован, товар остается недоступным для других продаж.
Поэтому при работе с заказами клиентов важно не только резервировать товар, но и контролировать актуальность заказов, своевременно закрывать их и снимать ненужные резервы.
