Учёт маркируемого товара в 1С ERP

С 2019 года в России действует обязательная система маркировки товаров «Честный знак». Для бизнеса это означает жёсткие требования к учёту на каждом этапе: от ввода продукции в оборот до фиксации выбытия.

В статье подробно расскажем, как настроить учёт маркируемой продукции в 1С:ERP и правильно проводить ключевые операции: ввод в оборот, поступление от поставщиков, оптовые продажи, возвраты и вывод из оборота.

Ввод в оборот

Ввод в оборот — это этап, на котором маркированная продукция получает официальный статус товара, доступного для дальнейшего движения: хранения, перемещения, отгрузки, розничной или оптовой продажи. В 1С:ERP этот процесс связан с настройкой номенклатуры, заказом кодов, их нанесением на продукцию или упаковку и передачей сведений в систему «Честный знак».

Чтобы обмен проходил без ручного контроля каждой операции, в системе заранее настраивают автоматическое расписание обмена с ИС МП, устанавливают сертификат электронной подписи и сохраняют параметры доступа. Дополнительно выполняется настройка обмена со станцией управления заказами — СУЗ, через которую производители и импортеры получают коды маркировки для выпускаемой или ввозимой продукции.

В типовом сценарии ввод товара в оборот включает несколько действий:

• настройку вида номенклатуры для маркируемой продукции;
• сопоставление товара с GTIN и товарной группой;
• настройку шаблонов этикеток;
• заказ кодов маркировки;
• получение и печать кодов DataMatrix;
• нанесение кодов на товар или упаковку;
• оформление документа «Маркировка товаров ИС МП»;
• передачу сведений о вводе в оборот в «Честный знак»;
• списание неиспользованных кодов, если часть кодов не была применена.

В 1С:ERP заказ кодов обычно выполняется через документ «Заказ на эмиссию кодов маркировки СУЗ». Он может создаваться на основании заказа на производство или заказа поставщику с видом операции «Импорт». После получения кодов они наносятся на выпущенную или закупленную продукцию, а затем вводятся в оборот через документ «Маркировка товаров ИС МП». Такой документ может быть создан на основании приобретения товаров и услуг, этапа производства или производства без заказа.

Если часть кодов была заказана, но не использована, их нельзя оставлять без обработки. Для этого применяется документ «Списание кодов маркировки ИС МП». Он помогает поддерживать порядок в учете кодов и избежать расхождений между 1С:ERP и системой «Честный знак».

Настройка вида номенклатуры, подлежащей маркировке в 1С:ERP

Перед тем как оформлять ввод в оборот, необходимо включить учет соответствующей товарной группы в настройках интеграции с ИС МП. Для этого в разделе «НСИ и администрирование» выбирают настройки интеграции с ИС МП и устанавливают флаги для тех видов продукции, по которым компания ведет учет маркируемых товаров: например, одежда, обувь, табак, молочная продукция или другие категории.

Для каждой товарной группы в системе могут указываться даты начала обязательной маркировки по разным операциям. Эти даты нужны, чтобы 1С:ERP понимала, с какого момента нужно контролировать нанесение кодов, ввод в оборот, вывод из оборота, запрет продаж без марок, розничную продажу и оптовую передачу сведений.

На практике важно отмечать только те виды продукции, с которыми действительно работает компания. Это снижает риск ошибок и не перегружает пользователей лишними настройками.

Далее для каждой группы маркируемой продукции создается отдельный вид номенклатуры. В нем указывают:

• тип номенклатуры «Товар»;
• соответствующую товарную категорию;
• особенности учета маркируемой продукции;
• использование характеристик, серий и дополнительных реквизитов;
• связь с GTIN и видом упаковки;
• при необходимости — код ТН ВЭД.

Если компания уже вела учет товаров до перехода на маркировку, лучше не создавать новые карточки номенклатуры без необходимости. Чаще корректнее изменить вид номенклатуры у существующих позиций, чтобы сохранить историю учета, остатки, характеристики, серии и дополнительные реквизиты. После выбора нового вида в карточке товара появляется раздел, связанный с маркируемой продукцией.

Особенно внимательно нужно настроить учет серий. Если серии уже использовались ранее, новый вид номенклатуры должен наследовать прежний порядок учета. Если серийный учет раньше не велся, его можно настроить отдельно для нового вида. Это важно для производственных и складских процессов, где серия, партия, срок годности или характеристика товара влияют на движение продукции.

Для корректного обмена с «Честным знаком» товар также сопоставляют с GTIN. GTIN — это международный код товарной позиции, который используется для идентификации продукции. Если номенклатура новая, для нее регистрируют новый GTIN, предварительно описывают товар в 1С:ERP и синхронизируют данные с Национальным каталогом. После этого код можно использовать при заказе кодов маркировки.

Дополнительно в карточке номенклатуры и операциях ИС МП указывают код ТН ВЭД, если он требуется для соответствующей товарной группы. В 1С:ERP ведется локальная копия классификатора, из которой можно выбрать нужные коды для используемых в базе маркируемых товаров.

Заказ на эмиссию кодов маркировки

После настройки номенклатуры компания может переходить к заказу кодов. В 1С:ERP для этого используется документ «Заказ на эмиссию кодов маркировки СУЗ». В нем пользователь указывает номенклатуру, GTIN, количество кодов, вид упаковки и другие параметры, необходимые для выпуска кодов.

Запрос передается в систему маркировки через СУЗ. После обработки заказа «Честный знак» формирует уникальные коды DataMatrix, которые загружаются в базу 1С:ERP и становятся доступными для дальнейших операций. Эти коды можно распечатать на этикетках, передать на производственную линию или использовать при маркировке импортной продукции.

Дальше коды наносятся на товар или упаковку. После нанесения важно проверить, что DataMatrix читается сканером и соответствует требованиям к качеству печати. Если код поврежден, плохо напечатан или не считывается, его нельзя использовать в нормальном обороте, потому что на следующих этапах возникнут ошибки при приемке, отгрузке или продаже.

Когда коды нанесены, в 1С:ERP оформляется документ «Маркировка товаров ИС МП». Он связывает конкретные коды с конкретной продукцией и передает сведения о вводе товара в оборот. После успешной обработки документа в системе «Честный знак» продукция считается введенной в оборот и может участвовать в дальнейших складских и торговых операциях.

Поступление товара от участников оборота

Поступление маркируемой продукции от поставщика оформляется в 1С:ERP через стандартные документы закупки, но с дополнительным контролем кодов DataMatrix. Основанием обычно служит УПД, полученный через ЭДО. В нем поставщик передает не только сведения о номенклатуре, количестве и стоимости, но и конкретные коды маркировки по каждой товарной единице или упаковке.

Читайте также: ЭДО для маркировки товаров

При приемке важно сверить три уровня данных: электронный документ от поставщика, фактически полученный товар и коды, которые считываются сканером на складе. Если все совпадает, товар можно принять к учету. Если обнаружены расхождения, например часть кодов отсутствует, не читается или не соответствует УПД, приемку нужно приостановить и согласовать корректировку с поставщиком.

Обычно процесс поступления выглядит так:

• компания получает УПД от поставщика через ЭДО;
• на основании документа создается поступление товаров в 1С:ERP;
• кладовщик сканирует коды DataMatrix при приемке;
• система сверяет отсканированные коды с данными из УПД;
• после проверки документ подтверждается и товар принимается на склад.

В 1С:ERP поступление может оформляться документом «Приобретение товаров и услуг», а при ордерной схеме — с учетом складских ордеров и заказа поставщику. В любом случае коды маркировки должны быть связаны с документом поступления, конкретной номенклатурой и складом. Это позволяет в дальнейшем корректно отгружать товар, оформлять возвраты, проводить инвентаризацию и контролировать остатки маркируемой продукции.

Оптовые продажи маркируемой продукции

Оптовая продажа маркируемых товаров также строится вокруг корректного УПД. В 1С:ERP реализация оформляется документом «Реализация товаров и услуг», где указываются не только номенклатура, количество и покупатель, но и конкретные коды маркировки, которые передаются контрагенту.

Перед отправкой товара кладовщик сканирует коды DataMatrix при сборке заказа. Система проверяет, что эти коды действительно числятся на остатках компании, относятся к нужной номенклатуре и не были ранее переданы другому покупателю. Это особенно важно при больших партиях, когда ошибка в одном коде может привести к отклонению документа или спору с контрагентом.

При отгрузке оптовому покупателю:

• в 1С:ERP формируется документ реализации;
• в документ подбираются или сканируются коды маркировки;
• создается электронный УПД с кодами;
• документ подписывается электронной подписью и отправляется через ЭДО;
• после подписания покупателем система «Честный знак» фиксирует смену владельца кодов.

Если используется ордерная схема, физическая отгрузка может выполняться на основании заказа клиента и складских документов, а юридическая передача кодов фиксируется в реализации и УПД. Такой подход помогает разделить складскую работу и оформление документов, но требует внимательного контроля: коды, фактически отгруженные со склада, должны совпадать с кодами, переданными покупателю через ЭДО.

Возврат маркируемых товаров

Возврат маркируемой продукции оформляется с учетом статуса конкретных кодов. В 1С:ERP для этого используется документ возврата, например «Возврат товаров от клиента» или приходная накладная с операцией возврата от покупателя — в зависимости от принятой схемы учета. В документе должны быть указаны те же коды маркировки, которые ранее были переданы покупателю.

По сути, возврат работает как обратная операция к реализации. Компания принимает товар обратно на склад, восстанавливает учет кодов и передает сведения через ЭДО, чтобы данные в 1С:ERP и системе «Честный знак» снова совпадали. Если код не указан или не соответствует ранее отгруженному товару, корректно принять продукцию обратно будет сложно.

При возврате необходимо:

• создать документ возврата в 1С:ERP;
• указать или отсканировать возвращаемые коды маркировки;
• сверить их с ранее отгруженными кодами;
• передать информацию о возврате через ЭДО;
• убедиться, что коды корректно отражены в учете и доступны для дальнейших операций.

После успешного оформления возврата товар может снова числиться на складе компании, если его состояние позволяет дальнейшую реализацию. Если продукция повреждена, утратила потребительские свойства или не может быть возвращена в оборот, ее нужно не просто принять, а оформить дальнейшее списание или вывод из оборота. Так маркировка в 1С:ERP помогает контролировать не только количество возвращенного товара, но и судьбу каждой конкретной маркированной единицы.

Вывод товара из оборота

Вывод товара из оборота — это операция, которая завершает жизненный цикл кода маркировки в системе «Честный знак». После этого код получает соответствующий статус, а товар больше не должен участвовать в обычной продаже или передаче как продукция, находящаяся в обороте. Чаще всего вывод происходит при розничной реализации конечному покупателю: сведения передаются через онлайн-кассу, ОФД и далее в систему маркировки. Но есть и другие основания — например, порча, утрата, выявление брака, истечение срока годности или использование товара для собственных нужд организации.

В 1С:ERP такая операция оформляется специальным документом вывода из оборота с указанием причины. Причина важна не только для учета, но и для корректной передачи сведений в ГИС МТ: система должна понимать, почему конкретный код больше не участвует в движении маркируемой продукции. В зависимости от товарной группы и основания выбытия могут потребоваться подтверждающие документы, поэтому перед оформлением операции важно проверить внутренний регламент и требования по конкретному виду продукции.

В типовом сценарии вывод товара из оборота включает несколько шагов:

• определить основание выбытия товара;
• подобрать или отсканировать коды маркировки;
• оформить документ вывода из оборота в 1С:ERP;
• указать причину вывода и реквизиты первичного документа;
• подписать и отправить сведения в систему «Честный знак»;
• проверить, что документ принят, а коды получили корректный статус.

Если товар продается в розницу, вывод из оборота обычно происходит через кассовую операцию. Кассир сканирует DataMatrix, онлайн-касса передает сведения оператору фискальных данных, а затем информация уходит в «Честный знак». В этом случае важно, чтобы кассовое оборудование поддерживало работу с маркировкой, а код был считан до формирования чека.

Если товар выводится из оборота не через розничную продажу, а по другой причине, операция оформляется отдельно. Например, это может быть списание испорченной продукции, использование товара для собственных нужд, безвозмездная передача, утрата или выявление брака. В таких ситуациях 1С:ERP помогает связать складской документ, причину выбытия и конкретные коды маркировки, чтобы данные в учете совпадали с информацией в системе «Честный знак».

Для контроля основных терминов удобно использовать небольшой глоссарий.

После отправки документа важно проверить статус обработки. Если система вернула ошибку, код может остаться в прежнем статусе, а в учете появится расхождение: физически товар уже списан или передан, но в ГИС МТ он продолжает числиться в обороте. Поэтому вывод товара из оборота в 1С:ERP нужно завершать не проведением документа, а контролем результата обмена с «Честным знаком».

Заключение

Учёт маркируемой продукции в 1С:ERP — это комплексная задача, которая затрагивает настройку нормативно-справочной информации, интеграцию с системой «Честный знак», перестройку складских и торговых процессов. Однако правильно настроенная автоматизация приносит ощутимые выгоды:

• Снижение рисков— исключаются ошибки, связанные с человеческим фактором при приёмке, отгрузке и списании кодов.
• Прозрачность движения— каждый код DataMatrix отслеживается от ввода в оборот до вывода, что упрощает инвентаризации и отчётность.
• Соответствие законодательству— автоматический обмен с ИС МП и ЭДО гарантирует, что компания не пропустит сроки и не нарушит требования.
• Экономия времени— ручное сканирование и проверка заменяются автоматическим контролем, а документы формируются в несколько кликов.

Внедрение полного цикла работы с маркировкой в 1С:ERP требует внимания к деталям: настройки видов номенклатуры, заказа кодов через СУЗ, контроля на всех этапах движения товара. Но именно такой подход позволяет бизнесу уверенно работать в условиях обязательной маркировки, избегая штрафов, блокировок и потери репутации.