Справочник номенклатуры в 1C:ERP. Виды и характеристики

Многие компании сталкиваются с проблемой дублирования номенклатуры, что приводит к сложностям в учете остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе. В этой статье мы подробно рассмотрим возможности справочника номенклатуры в 1С:ERP, обсудим способы решения проблемы дублирования, а также предоставим полезные рекомендации по учету номенклатуры.

Справочники Номенклатура, Виды и типы номенклатуры, Характеристики номенклатуры

В системе 1С:ERP справочник "Номенклатура" играет ключевую роль в управлении материальными ресурсами предприятия. Он предназначен для хранения информации о всех номенклатурных позициях, используемых в компании. Это могут быть как товары, так и услуги, а также работы и сырье.

Что можно отнести к номенклатуре?

1. Готовая продукция – товары, произведенные компанией и предназначенные для реализации (например, силовые кабели).
2. Сырье и материалы – компоненты, из которых изготавливаются изделия (например, металлические кронштейны для сборки конструкций).
3. Полуфабрикаты – заготовки, используемые в дальнейшем производственном процессе.
4. Торговые товары – продукция, закупаемая у поставщиков и перепродаваемая без изменений.
5. Оборудование и основные средства – объекты, используемые в деятельности компании, такие как станки, транспортные средства и мебель.
6. Работы и услуги – как оказываемые компанией (например, прокладка кабеля), так и закупаемые у сторонних исполнителей (например, техническое обслуживание оборудования).

Таким образом, номенклатура включает в себя все материальные и нематериальные активы, которые используются или учитываются в деятельности компании.

Типы номенклатуры в 1С:ERP

Тип номенклатуры – это базовая классификация, которая заложена в системе и не подлежит изменению. В отличие от видов номенклатуры, этот список предопределен и его невозможно расширить.

Основные типы номенклатуры в 1С:ERP:

• Товар – материальный объект, подлежащий реализации или использованию в производстве.
• Услуга – работы или услуги, выполняемые компанией или сторонними подрядчиками.
• Полуфабрикат – продукция, требующая дополнительной обработки перед конечным использованием.
• Материал – сырье или вспомогательные компоненты, не являющиеся самостоятельной продукцией.
• Основное средство – объекты, длительное время используемые в деятельности компании (станки, здания, транспорт).
• Нематериальный актив – программное обеспечение, лицензии, патенты и другие нематериальные объекты.

При создании новой номенклатурной позиции тип номенклатуры автоматически определяется на основании выбранного вида номенклатуры, и изменить его вручную нельзя.

Виды номенклатуры в 1С:ERP

Вид номенклатуры – это более детальная классификация, которая используется для группировки номенклатурных позиций по общим учетным параметрам. В отличие от типов, виды номенклатуры настраиваются пользователем.

Зачем нужны виды номенклатуры?

1. Разделение по учетным политикам – например, товары с разными схемами учета НДС можно распределить по разным видам.
2. Настройка правил списания – FIFO, LIFO, средневзвешенный метод.
3. Определение аналитики учета – связь с бухгалтерскими и управленческими счетами.
4. Гибкая настройка характеристик – возможность задавать разные параметры для разных групп товаров.

Примеры видов номенклатуры:

• Электронная техника (для ноутбуков, смартфонов и аксессуаров).
• Строительные материалы (цемент, кирпич, арматура).
• Готовая продукция (производственные изделия предприятия).
• Сырье и материалы (металл, пластик, краска).
• Услуги (аренда, доставка, техническое обслуживание).

Настроить виды номенклатуры можно в разделе "НСИ и Администрирование" → "Номенклатура" → "Виды номенклатуры".
При создании нового вида номенклатуры необходимо указать:

• Тип номенклатуры (автоматически подтягивается из справочника типов).
• Наименование (например, "Комплектующие для ПК").
• Правила учета (способы списания, учет затрат, налоговый учет).
• Дополнительные реквизиты (размер, цвет, бренд, производитель и т. д.).

Характеристики номенклатуры в 1С:ERP

Характеристики позволяют детализировать номенклатурные позиции без необходимости создания отдельных записей в справочнике.

Примеры использования характеристик:

• Для одежды – размер, цвет, материал.
• Для электроники – объем памяти, диагональ экрана, тип процессора.
• Для стройматериалов – плотность, толщина, ширина.
• Для канцелярских товаров – цвет чернил, тип бумаги.

Характеристики позволяют избежать дублирования записей в справочнике, так как одна номенклатурная позиция может иметь несколько вариантов исполнения.

Как задать характеристики?

1. Перейдите в справочник "Характеристики номенклатуры" через меню "НСИ и Администрирование" → "Номенклатура" → "Характеристики".
2. Создайте новую характеристику и привяжите ее к конкретному виду номенклатуры.
3. Определите список возможных значений (например, размеры одежды: S, M, L, XL).
4. Примените настройки в карточках номенклатуры.

При создании документа (например, заказа покупателя) пользователь сможет выбрать конкретную характеристику товара, что обеспечит более точный учет и управление складскими запасами.

Номенклатура в 1С:ERP — этапы создания

Процесс создания номенклатуры в 1С:ERP начинается с подготовительных настроек, которые определяют, какие возможности будут доступны пользователям при работе со справочником.

1. Подготовка системы к созданию номенклатуры

Перед созданием номенклатурных позиций необходимо включить соответствующие функциональные опции. Это можно сделать в разделе:

НСИ и Администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура.

Включение определенных функций влияет на структуру данных и правила учета.

Ключевые настройки, которые можно активировать:

• Разрезы учета – включается, если планируется учитывать более двух видов номенклатуры (например, товары, услуги, многооборотная тара).
• Учет характеристик номенклатуры – если предполагается использование различных свойств товаров, таких как цвет, размер и комплектация.
• Учет упаковки номенклатуры – если необходимо вести учет упаковки отдельно от основной продукции.
• Серийный учет – если требуется идентификация товаров по сериям или партиям.
• Отслеживание качества товаров – если необходимо вести контроль качества по определенным параметрам.
• Учет единиц измерения – настройка для работы с различными единицами измерения товара.
• Настройки поиска и подбора – используются для ускоренного поиска и фильтрации номенклатуры.

После активации данных опций в настройках справочника "Виды номенклатуры" появляются дополнительные поля и реквизиты.

2. Создание видов номенклатуры

Вид номенклатуры – это классификатор, объединяющий номенклатурные позиции с общими учетными признаками.

Перейдите в НСИ и Администрирование → НСИ → Классификаторы номенклатуры → Виды номенклатуры.

На этом этапе очень важно подробно настроить виды номенклатуры перед заполнением основного справочника, так как после проведения движений по номенклатуре изменение вида будет затруднительным.

Какие параметры задаются в виде номенклатуры?

• Тип номенклатуры – определяет, будет ли позиция товаром, услугой, работой, тарой или набором.
• Правила учета – например, методы списания (FIFO, LIFO, средневзвешенный).
• Учет характеристик и серий – для возможности ведения характеристик и серийного учета.
• Значения по умолчанию – автоматическое заполнение параметров, таких как ставка НДС, единица измерения, финансовая группа учета.

3. Настройка правил учета в виде номенклатуры

В зависимости от выбранного типа номенклатуры изменяется список доступных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.

Например:

• Для товаров используется документ "Реализация товаров и услуг".
• Для нематериальных активов – "Акт на передачу прав".
• Для выполненных работ – "Акт выполненных работ".

Кроме того, в виде номенклатуры настраиваются общие учетные правила:

• Учет по сериям и характеристикам.
• Использование индивидуальных настроек (если необходимо задавать характеристики для каждой позиции отдельно).
• Настройки автоматического заполнения (например, чтобы система подтягивала ставку НДС по умолчанию).

4. Создание новой номенклатурной позиции

После настройки вида номенклатуры можно приступать к созданию самой номенклатурной позиции.

1. Перейдите в НСИ и Администрирование → Номенклатура → Справочник "Номенклатура".
2. Нажмите "Создать" и выберите вид номенклатуры, к которому относится новая позиция.
3. Укажите наименование, код, единицы измерения, основные учетные параметры.

Если в виде номенклатуры заданы шаблоны наименований, система автоматически сформирует название номенклатуры по заданному алгоритму.

Например, для ноутбуков шаблон может быть таким:
"Ноутбук {бренд} {модель} {диагональ}" → "Ноутбук ASUS X515 15.6""

Это снижает вероятность ошибок и дублирования записей.

5. Контроль уникальности номенклатуры

Чтобы избежать дублирования номенклатурных позиций, в системе 1С:ERP предусмотрен контроль уникальности.

Перейдите в НСИ и Администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура → Настройки создания.

Здесь можно включить проверку по совокупности реквизитов, например:

• Артикул.
• Штрихкод.
• Наименование (с учетом характеристик).

При попытке создания дубликата система выдаст предупреждение и предложит выбрать уже существующую позицию.

6. Заполнение карточки номенклатуры

После записи основных данных открывается карточка редактирования номенклатуры, которая состоит из двух вкладок:

1. Общая информация – отображение данных в текстовом формате для быстрого поиска.
2. Редактирование реквизитов – возможность внесения изменений в основные параметры.

Какие реквизиты можно заполнить?

• Основные параметры – артикул, код, единицы измерения.
• Дополнительные характеристики – цвет, размер, материал, упаковка.
• Финансовые настройки – ставка НДС, счета учета, себестоимость.
• Документы сертификации – информация о сертификатах соответствия и сроках годности.

Для удобства заполнения можно использовать режим "Свернуть все группы", что позволяет заполнять данные последовательно по блокам.

Рекомендации по ведению номенклатуры в ERP

Эффективное ведение номенклатуры в 1С:ERP требует не только правильной настройки системы, но и внедрения четких регламентов работы с номенклатурными позициями. Ошибки в ведении номенклатуры могут привести к дублированию данных, сложностям в учете остатков и проблемам с аналитикой.

Применяя единые стандарты учета и контроля, компании могут избежать распространенных ошибок и существенно упростить работу с номенклатурным справочником.

Ограничение круга сотрудников, создающих и редактирующих номенклатуру

Одним из ключевых аспектов корректного ведения справочника является ограничение доступа к созданию и редактированию номенклатуры. Чем больше сотрудников работают с номенклатурой без четких регламентов, тем выше вероятность появления дублей, ошибок в наименованиях и несоответствия учетных параметров.

Рекомендации:

• Определите группу ответственных сотрудников, занимающихся ведением номенклатуры.
• Разделите их по зонам ответственности: например, снабженцы ведут справочник материалов, а технологи – справочник готовой продукции.
• Настройте роли и права доступа в 1С:ERP так, чтобы остальные сотрудники могли использовать справочник только в режиме просмотра.

Группировка номенклатуры по видам и характеристикам

Структурированная система классификации позволяет упростить поиск и управление номенклатурными позициями.

Шаги по структурированию номенклатуры:

1. Определите основные группы – выделите виды номенклатуры, такие как «Строительные материалы», «Кабельная продукция», «Комплектующие».
2. Настройте общие характеристики для каждой группы – цвет, размер, материал, единица измерения, производитель и др.
3. Определите ключевые реквизиты, которые обязательно должны заполняться при создании новой позиции.

Комбинированный способ создания номенклатуры (формула + ручной ввод)

Автоматизация создания номенклатуры с помощью шаблонов наименований значительно снижает вероятность ошибок. Однако в ряде случаев ручной ввод остается необходимым.

Как организовать процесс:

• Для типовых товаров (например, электроника, стройматериалы) используйте формулы генерации наименования (например, «Производитель + Модель + Основной параметр»).
• Для уникальных товаров допускайте ручной ввод, но с обязательным согласованием ответственных сотрудников.
• Настройте автоматическую проверку дубликатов – при вводе нового наименования система должна анализировать схожие позиции и предупреждать о возможном дублировании.

Процедура обработки дублирующихся позиций

Несмотря на все меры предосторожности, полностью исключить появление дублей невозможно. Важно организовать механизм выявления и исправления дублей.

Как действовать при обнаружении дублей:

1. Включить автоматическую проверку на уникальность в настройках 1С:ERP.
2. Разработать регламент по обработке дублей – например, при обнаружении дублирующейся позиции система отправляет уведомление ответственному сотруднику по e-mail.
3. Определить, что делать с дублями:

• Если дубликат содержит ошибки – его корректируют.
• Если созданная номенклатура является копией уже существующей – ее объединяют с основной позицией.
• Если дубликат уже использовался в документах – добавляют пометку "К закрытию", но не удаляют.

Регулярный аудит номенклатуры

Со временем номенклатурный справочник может содержать устаревшие или неиспользуемые позиции, что усложняет поиск и учет.

Как проводить аудит:

• Проводите ежеквартальную проверку справочника на наличие устаревших и неиспользуемых позиций.
• Настройте отчеты по неиспользуемой номенклатуре, анализируя движения за последние периоды.
• Выделите позиции, которые можно деактивировать (перевести в статус "Неактивно", но не удалять).

Обучение персонала и стандартизация процессов

Даже самые продуманные настройки не дадут результата, если сотрудники компании не будут соблюдать регламенты ведения номенклатуры.

Какие меры предпринять:

• Разработать инструкции по созданию и редактированию номенклатуры.
• Проводить обучение новых сотрудников по работе с номенклатурным справочником.
• Ввести систему контроля качества данных – например, периодическую проверку заполненных карточек на соответствие стандартам.

Заключение

Ведение номенклатуры в 1С:ERP – это сложный, но крайне важный процесс, который требует четкой организации, правильных настроек и строгого соблюдения регламентов. Использование видов номенклатуры, характеристик и шаблонов наименований позволяет систематизировать данные, исключить дублирование и упростить учет. Регулярный аудит справочника, контроль уникальности и обучение персонала помогают поддерживать актуальность информации и повышать эффективность управления запасами.

Внедрение четких правил ведения номенклатуры не только оптимизирует работу сотрудников, но и способствует повышению точности бухгалтерского и складского учета. Следуя данным рекомендациям, компании могут значительно улучшить процессы управления товарными и материальными запасами, минимизировать ошибки и повысить скорость работы с системой.