Реестр учёта мигрантов: как работодателю проверить статус иностранного работника

С 5 февраля 2025 года в России действует реестр контролируемых лиц (РКЛ) — публичная база МВД, куда автоматически вносятся иностранные граждане, утратившие законные основания для нахождения в стране. Для работодателей это не просто новый информационный ресурс, а инструмент защиты от штрафов, которые достигают 1 000 000 рублей за каждого нелегально работающего мигранта.

Реестр контролируемых лиц — это федеральная база данных МВД, в которую включаются иностранные граждане, в отношении которых применяется режим высылки. Правовое основание — статья 31.2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ» в редакции Федерального закона от 08.08.2024 № 260-ФЗ, а также Постановление Правительства РФ от 26.12.2024 № 1899.

Сведения об иностранцах вносятся в реестр в автоматическом режиме на основании данных, поступающих в органы внутренних дел. В РКЛ аккумулируются персональные данные мигранта: фамилия, имя, отчество, сведения о дате и месте рождения, пол, гражданство, а также адрес места жительства или фактического пребывания.

Сведения в реестре обновляются каждые четыре часа.

Режим высылки: что это означает на практике

Попадание в РКЛ запускает особый правовой механизм. Если иностранец попал в реестр контролируемых лиц, начинает действовать режим высылки. Это не означает, что человека сразу вышлют из страны. Но незаконные мигранты будут ограничены в правах.

Иностранцам в реестре запрещено: изменять место жительства без разрешения миграционной полиции; выезжать за пределы региона проживания; покупать и регистрировать недвижимость и авто; учреждать компании, регистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя; открывать банковский счёт и совершать банковские операции. Исключение — уплата штрафов и налогов, а также снятие небольших сумм на текущие расходы.

Иностранец, внесённый в реестр, будет обязан согласно предписанию о явке прибыть в установленный срок к должностному лицу органа внутренних дел. В случае неоднократного неисполнения ограничений и запретов в отношении него будет принято решение о депортации и помещении в специальное учреждение.

По каким основаниям иностранца вносят в реестр

Сведения об иностранном гражданине вносятся в реестр контролируемых лиц:

• со дня, следующего за днём истечения срока временного пребывания, разрешения на временное проживание (РВП), разрешения на временное проживание в целях получения образования или вида на жительство (ВНЖ);
• с даты выявления факта въезда в Российскую Федерацию путём незаконного пересечения государственной границы;
• с даты принятия РФ иностранного гражданина, переданного иностранным государством в соответствии с международным договором о реадмиссии, при отсутствии законных оснований для его нахождения в России;
• со дня аннулирования визы, РВП или ВНЖ.

Помимо этого, основаниями для включения служат: отказ в признании беженцем или предоставлении временного убежища, аннулирование патента или разрешения на работу, истечение срока трудового договора, если он являлся основанием для пребывания.

Важно понимать, что основание включения напрямую определяет дальнейшие действия работодателя. Одно дело — просроченный патент, другое — незаконный въезд через границу. Последствия для трудовых отношений в каждом случае разные.

Как и когда проверять иностранного работника в реестре

Реестр контролируемых лиц размещён на официальном сайте МВД. Узнать, занесён ли в реестр иностранный работник, можно, указав в модуле серию, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего личность. Также проверить наличие иностранного работника в реестре можно на портале «Госуслуги».

Проверка бесплатна — как для физических лиц, так и для организаций. Обновление данных в реестре происходит четыре раза в сутки.

Разовой проверки при приёме на работу недостаточно. Статус иностранца может измениться в любой момент — если, например, у него истёк патент или аннулировали ВНЖ. Рекомендуется выстроить систему регулярного мониторинга.

Минимальный перечень ситуаций, когда проверка обязательна:

• при приёме нового сотрудника-иностранца;
• при продлении трудового договора;
• при приближении даты истечения любого разрешительного документа работника;
• если к работодателю обратились сотрудники полиции по вопросу местонахождения иностранного сотрудника;
• если пришло уведомление о том, что работника поместили в специализированное учреждение.

Что делать, если работник оказался в реестре

Не спешите оформлять увольнение иностранца, если сотрудник в реестре контролируемых лиц. Исходить нужно из причин, по которым иностранец попал в реестр.

Первый шаг — установить конкретное основание включения. Оно указано в самом реестре. 

Если у работника истёк срок действия разрешения на временное пребывание или вид на жительство, его нужно отстранить от работы на месяц (абз. 4, 5 ч. 1 ст. 327.5 ТК РФ). А уволить — только по истечении этого срока (ч. 2 ст. 327.6 ТК РФ). Это даёт работнику время урегулировать статус.

Таблица ниже отражает логику действий в зависимости от основания:

Обязанности работодателя перед МВД

Включение сотрудника в РКЛ автоматически влечёт обязанности со стороны работодателя. По запросу должностных лиц органов внутренних дел работодатель обязан предоставить всю запрашиваемую информацию. Затребовать, например, могут документы и сведения о наличии и номерах банковских счетов, о движении денежных средств по таким счетам.

Если сотрудник-иностранец проживает на территории работодателя, сотрудники МВД могут потребовать доступ к месту его проживания, а также к рабочему месту.

Риски работодателя: 

1. За незаконное привлечение к труду (ч. 1 и ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ):

• для должностных лиц — до 50 000 рублей;
• для юридических лиц — до 800 000 рублей за каждого нелегально работающего сотрудника; в Москве, Санкт-Петербурге, МО и ЛО — до 1 000 000 рублей.

Судебная практика уже складывается не в пользу тех, кто рассчитывает на незнание. Суд признал, что работодатель обязан самостоятельно проверять законность привлечения иностранной рабочей силы. Ссылка на то, что документы при трудоустройстве выглядели действующими, не является основанием для освобождения от ответственности.

Как исключить иностранца из реестра

Сведения об иностранном гражданине исключаются из реестра контролируемых лиц в случае:

• выезда иностранного гражданина из Российской Федерации;
• приобретения иностранным гражданином законных оснований для пребывания (проживания) в Российской Федерации;
• отмены решения, послужившего основанием для применения режима высылки;
• признания судом незаконным решения, послужившего основанием для применения режима высылки.

На практике путь к исключению из реестра выглядит так:

1. Работник проверяет своё основание включения.
2. Обращается в территориальный орган МВД по вопросам миграции с документами, подтверждающими урегулирование статуса (новый патент, продлённое РВП, заключённый трудовой договор для граждан ЕАЭС и т.д.).
3. После проверки данные обновляются. Если в реестр внесут изменения, исключение из реестра контролируемых лиц заработает уже через 24 часа — обновлённые данные направят в банки и другие организации, что отменит режим высылки.

При ошибочном включении алгоритм тот же — обращение в МВД с документами, подтверждающими законность пребывания.

Чек-лист: что выстроить работодателю, чтобы не получить штраф

Несколько практических шагов, которые закроют основные риски:

• Проверяйте кандидатов до заключения договора — через сайт МВД и портал Госуслуг.
• Настройте календарь истечения документов — патента, РВП, ВНЖ, разрешения на работу по каждому иностранному сотруднику.
• Проводите плановую проверку по реестру не реже одного раза в месяц — данные обновляются ежедневно, ситуация может меняться без предупреждения.
• Не спешите увольнять при первом попадании в реестр — сначала установите основание.
• Уведомляйте МВД о заключении и расторжении трудового договора в установленные сроки (3 рабочих дня по общему правилу).
• Фиксируйте факт проверки документально — распечатку или скриншот результата проверки из реестра с датой. При проверке МВД это подтверждает добросовестность работодателя.

Реестр контролируемых лиц перевёл значительную часть ответственности за миграционный контроль на сторону работодателя. Незнание того, что работник внесён в базу, от штрафа не защищает — суды уже это подтвердили. Регулярная проверка по реестру — минимум, который сегодня требуется от любой организации, привлекающей иностранных работников.