КУДиР при УСН в 2026 году: подробное руководство по заполнению

Что такое КУДиР и для чего он нужен

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) – это обязательный налоговый регистр для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН). В этом регистре фиксируются все финансовые операции компании, которые влияют на расчет налоговой базы по единому налогу УСН.

В КУДиР отражаются:

• Доходы от предпринимательской деятельности (выручка и определенные внереализационные доходы);
• Расходы, связанные с ведением бизнеса (для УСН "Доходы минус расходы");
• Информация о затратах на приобретение основных средств и нематериальных активов;
• Сведения о торговом сборе (если предприниматель является его плательщиком).

КУДиР служит не только для правильного исчисления налоговой базы, но и является документальным подтверждением финансовых операций при проверках налоговыми органами.

Законодательные основы ведения КУДиР в 2026 году

Ведение КУДиР при УСН регламентируется следующими нормативными документами:

• Налоговый кодекс РФ: статья 346.24 главы 26.2 "Упрощенная система налогообложения";
• Приказ ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ "Об утверждении формы книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, и порядка ее заполнения".

В 2026 году применяется та же форма КУДиР, что и с 1 января 2024 года: она не менялась, и книга ведется по действующему бланку из приказа ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.

В 2026 году требования к ведению КУДиР сохраняются: книгу обязаны вести все налогоплательщики на УСН, независимо от выбранного объекта налогообложения — "Доходы" или "Доходы минус расходы".

Какая форма КУДиР действует в 2026 году

В 2026 году применяется форма книги учета доходов и расходов, утвержденная приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Эта форма действует с 1 января 2024 года и на 2026 год не менялась.

Правила оформления и ведения книги учета

Общие требования к ведению КУДиР:

1. Ежегодное оформление: КУДиР заводится на начало каждого налогового периода (календарный год). При регистрации бизнеса в течение года, книга начинает вестись с даты создания компании или ИП.
2. Единый формат: Документ оформляется в единственном экземпляре, даже если у организации есть обособленные подразделения. Данные о деятельности всех подразделений отражаются в общей книге головной компании.

• Способы ведения:

• На бумажном носителе (заполнение от руки);
• В электронном виде с последующей распечаткой по окончании налогового периода.

Электронную КУДиР в течение года можно вести в цифровом виде; по окончании года ее распечатывают, нумеруют, прошнуровывают и подписывают.

• Заполнение титульного листа
• Прошивка и нумерация страниц
• Запись на последнем листе о количестве прошитых страниц
• Заверение подписью руководителя и печатью (при ее наличии)

Регистрация в ИФНС: КУДиР не подлежит обязательной регистрации в налоговой инспекции. При этом налогоплательщик может представить книгу по запросу инспекции либо, если это предусмотрено внутренним порядком компании, на заверение.

Представление по запросу: КУДиР не является налоговой отчетностью и не подается вместе с декларацией по УСН, но должна быть представлена по требованию налогового органа в срок, указанный в таком требовании.

Правила заполнения КУДиР:

1. Хронологический порядок: Все операции фиксируются в хронологической последовательности за все отчетные и налоговые периоды.
2. Документальное обоснование: В книге указываются реквизиты первичных документов, подтверждающих хозяйственные операции (банковские выписки, кассовые ордера, платежные поручения, накладные, акты выполненных работ и т.д.).
3. Валюта учета: Операции отражаются в российских рублях без копеек. При совершении операций в иностранной валюте необходимо пересчитать их в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
4. Обязательность отражения: В КУДиР фиксируются только те операции, которые влияют на расчет налога УСН. Исключение составляют некоторые специфические категории расходов.

Структура и разделы КУДиР

Книга учета доходов и расходов при УСН в 2026 году включает:

1. Титульный лист – обязательный для всех налогоплательщиков раздел, содержащий:

• Налоговый период;
• Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• ИНН и КПП (для юридических лиц);
• Дату оформления;
• Выбранный объект налогообложения;
• Номера расчетных счетов.

Какие разделы заполнять в зависимости от объекта налогообложения:

• УСН "Доходы" (6%): титульный лист, раздел 1 и раздел 4 — если налогоплательщик является плательщиком торгового сбора;
• УСН "Доходы минус расходы" (15%): титульный лист, разделы 1, 2, 3 и справка-приложение к разделу 1.

Заполнение КУДиР при УСН "Доходы"

При объекте налогообложения "Доходы" заполняют титульный лист, раздел 1 и раздел 4 — если налогоплательщик уплачивает торговый сбор.

Раздел 1: Доходы и расходы

Таблица раздела 1 содержит 5 граф, которые заполняются следующим образом:

Важно: При УСН "Доходы" графа 5 обычно не заполняется, так как расходы не учитываются при определении налоговой базы. Однако налогоплательщик вправе регистрировать все операции для ведения управленческого учета, но не учитывать их при расчете налога.

Раздел 4: Торговый сбор

В разделе 4 отражаются суммы уплаченного торгового сбора, которые уменьшают сумму налога УСН:

Важно: Раздел 4 заполняют только плательщики торгового сбора. Если организация или ИП не являются плательщиками торгового сбора, этот раздел не заполняется.

Заполнение КУДиР при УСН "Доходы минус расходы"

При объекте налогообложения "Доходы минус расходы" (ставка 15%) заполняются титульный лист, разделы 1, 2, 3 и справка-приложение к разделу 1.

Раздел 1: Доходы и расходы

Заполняется аналогично разделу 1 при УСН "Доходы", но с важным отличием: в графе 5 фиксируются все расходы, которые можно учесть при определении налоговой базы.

Существует закрытый перечень расходов, которые можно учитывать при УСН "Доходы минус расходы". К ним относятся:

• Материальные расходы;
• Расходы на оплату труда и страховые взносы;
• Расходы на приобретение ОС и НМА;
• Арендные платежи;
• Налоги и сборы;
• Расходы на рекламу;
• И другие расходы согласно ст. 346.16 НК РФ.

Справка-приложение к разделу 1

Справка-приложение заполняется по итогам налогового периода (года) и содержит:

• Общую сумму доходов;
• Общую сумму расходов;
• Разницу между минимальным налогом и суммой налога, исчисленного в общем порядке;
• Итоговую налоговую базу;
• Сумму убытка, полученного в налоговом периоде.

Раздел 2: Расходы на основные средства и нематериальные активы

Раздел представляет собой таблицу из 16 граф, в которой отражаются сведения о приобретенных и введенных в эксплуатацию основных средствах и нематериальных активах.

Особенности заполнения:

• Расходы на ОС и НМА распределяются равномерно по отчетным периодам текущего налогового года;
• Сумма расходов за текущий квартал из графы 12 раздела 2 переносится в графу 5 раздела 1 на последнее число квартала;
• Графы 7, 8, 14 и 15 заполняются только для ОС и НМА, приобретенных до перехода на УСН.

Раздел 3: Учет убытков прошлых лет

Если в предыдущих налоговых периодах были получены убытки, их можно учесть при расчете налога в текущем периоде. Для этого заполняется раздел 3:

• Строка 010: общая сумма неперенесенных убытков за предыдущие периоды;
• Строки 020-110: расшифровка сумм убытков по годам;
• Строка 120: налоговая база текущего периода;
• Строка 130: сумма убытка, уменьшающая налоговую базу;
• Строка 140: убыток текущего периода;
• Строка 150: остаток убытка, который можно перенести на следующие периоды;
• Строки 160-250: расшифровка неперенесенных убытков по годам.

Учет основных средств и нематериальных активов

Особого внимания заслуживает учет расходов на основные средства и нематериальные активы при УСН "Доходы минус расходы".

Порядок списания расходов на ОС и НМА:

1. Основные средства, приобретенные в период применения УСН:

• Стоимость ОС списывается равными долями в течение всего налогового периода, начиная с квартала, в котором объект введен в эксплуатацию.

• Для объектов со сроком полезного использования до 3 лет: стоимость списывается в течение первого года применения УСН;
• Для объектов со сроком полезного использования от 3 до 15 лет: в течение первого года — 50%, второго — 30%, третьего — 20%;
• Для объектов со сроком полезного использования свыше 15 лет: в течение 10 лет равными долями.

Пример распределения расходов:

При приобретении оборудования стоимостью 400 000 рублей в январе 2026 года, расходы распределяются по 100 000 рублей на каждый квартал (400 000 ÷ 4 квартала).

Если оборудование приобретено в сентябре 2026 года, расходы распределяются между третьим и четвертым кварталами по 200 000 рублей (400 000 ÷ 2 квартала).

Учет убытков прошлых лет

Налогоплательщики на УСН "Доходы минус расходы" имеют право уменьшить налоговую базу текущего периода на сумму убытков прошлых лет. Это одно из существенных преимуществ данного режима налогообложения.

Правила учета убытков:

1. Убытки можно переносить на будущие периоды в течение 10 лет, следующих за годом получения убытка.
2. Убытки учитываются в той очередности, в которой они были получены.
3. Налоговая база текущего периода может быть уменьшена на убыток прошлых лет полностью или частично.
4. Необходимо документальное подтверждение убытков (декларации за прошлые годы, КУДиР).

Особенности заполнения при различных операциях

Учет авансовых платежей:

• Полученные авансы: при УСН признаются доходом на дату поступления денежных средств и отражаются в графе 4 раздела 1;
• Выданные авансы: при УСН "Доходы минус расходы" признаются расходом только после фактического получения товаров/услуг.

Учет возвратов:

• Возврат денежных средств покупателю: не уменьшает доход при методе "кассы", применяемом на УСН;
• Возврат товара от покупателя: не влияет на налоговую базу, если деньги не возвращены.

Учет кредитов и займов:

• Получение кредита или займа не признается доходом;
• Возврат основной суммы не признается расходом;
• Проценты по кредитам/займам учитываются в расходах (только для УСН "Доходы минус расходы").

Учет курсовых разниц:

• Положительные курсовые разницы включаются в доходы;
• Отрицательные курсовые разницы включаются в расходы (только для УСН "Доходы минус расходы").

Пошаговые примеры заполнения

Пример 1: Заполнение КУДиР при УСН "Доходы"

Операция: Поступление оплаты от клиента ООО "Вектор" в сумме 120 000 рублей за оказанные услуги.

Запись в разделе 1:

1. Графа 1: порядковый номер (например, 1);
2. Графа 2: "Выписка банка №28 от 10.02.2026";
3. Графа 3: "Поступление оплаты от ООО "Вектор" за услуги по договору №15";
4. Графа 4: 120000;
5. Графа 5: прочерк (-).

Пример 2: Заполнение КУДиР при УСН "Доходы минус расходы"

Операция 1: Поступление оплаты от клиента ООО "Горизонт" в сумме 150 000 рублей.

Запись в разделе 1:

1. Графа 1: порядковый номер (например, 1);
2. Графа 2: "Выписка банка №45 от 15.03.2026";
3. Графа 3: "Поступление оплаты от ООО "Горизонт" за товары по договору №25";
4. Графа 4: 150000;
5. Графа 5: прочерк (-).

Операция 2: Оплата поставщику ООО "Партнер" за материалы в сумме 70 000 рублей.

Запись в разделе 1:

1. Графа 1: порядковый номер (например, 2);
2. Графа 2: "Платежное поручение №56 от 20.03.2026, товарная накладная №78 от 20.03.2026";
3. Графа 3: "Оплата ООО "Партнер" за материалы по договору №31";
4. Графа 4: прочерк (-);
5. Графа 5: 70000.

Исправление ошибок в КУДиР

Ошибки в книге учета доходов и расходов необходимо исправлять, если они влияют на расчет налоговой базы или на полноту налогового учета.

Порядок исправления ошибок:

• В бумажной КУДиР: зачеркнуть неверный показатель, вписать правильное значение, указать дату исправления и заверить исправление подписью руководителя и печатью при наличии;
• В электронной КУДиР: внести исправление в учетной программе, после чего распечатать окончательный годовой вариант книги;
• В распечатанной КУДиР: исправления вносятся по правилам бумажного документа.

Важные правила:

• Исправления должны быть подтверждены первичными документами или бухгалтерской справкой;
• Если ошибка привела к занижению налога, следует пересчитать налоговую базу и при необходимости подать уточненную декларацию;
• Если ошибка не повлияла на сумму налога, исправление фиксируют в книге, но пересчет декларации может не потребоваться.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения КУДиР может повлечь серьезные штрафные санкции. Размер штрафа зависит от характера нарушения и его последствий.

Штрафы за нарушения (согласно ст. 120 НК РФ):

1. Грубое нарушение правил учета доходов и расходов в течение одного налогового периода: штраф 10 000 рублей.
2. То же нарушение в течение нескольких налоговых периодов: штраф 30 000 рублей.
3. Если нарушение повлекло занижение налоговой базы: штраф 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

К таким нарушениям относятся отсутствие КУДиР, несвоевременное или неправильное отражение операций, отсутствие обязательных разделов, а также искажение данных, влияющих на расчет налоговой базы.