На сегодняшний день электронный документооборот играет важную роль в деятельности любого хозяйствующего субъекта. Многие документы, создаваемые в цифровом формате в программах или облачных сервисах, подписываются ЭЦП и не требуют отправки в бумажном виде.
Если законодательство позволяет создавать документы в электронном виде, нужно обязательно использовать эту возможность. Такой подход дает возможность сокращать затраты, минимизировать ошибки и повышать эффективность работы сотрудников.
Важно! Все, кто работает с маркированными товарами, обязаны подключиться к ЭДО, иначе они не смогут принять товары. По закону (постановления Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.01.2021) информацию о поступлениях и возвратах маркированных товаров нужно передавать в систему маркировки «Честный знак» через оператора ЭДО. Если вам нужна помощь с подключением ЭДО - звоните!
Что такое - электронный документооборот?
Электронный документооборот (ЭДО) - механизм обмена документами, при котором используется не обычная электронная почта, а специальная программа.
Процесс осуществляется таким образом:
- отправитель создает документ, подписывает его ЭЦП и отправляет адресату;
- адресат получает документ и в некоторых случаях подписывает его своей ЭЦП;
- отправитель получает уведомление, что получатель подписал документ.
Внимание! Документ, отправленный через ЭДО, имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный вариант. В этом заключается основное его отличие от скан-копии документа, отправленной просто по электронной почте.
Для чего нужен электронный документооборот?
Если ответы на следующие ситуации будут "да", то в компании точно нужно организовать электронный документооборот:
- во время разговора с контрагентом искали какой-то важный документ в бумажном виде, но так и не нашли его;
- не смогли точно сказать, какие поручения выполнены, а какие находятся в работе или по ним истек срок исполнения;
- понимаете, что нужно ускорить срок согласования документов и снизить уровень бумажной волокиты;
- появляется нервотрепка из-за бумажных завалов на столе;
- не можете ответить точно, где находится тот или иной документ.
При внедрении ЭДО пользователь получает множество преимуществ, которые повышают его производительность труда.
Какие преимущества внедрения электронного документооборота?
Преимущества внедрения ЭДО такие:
- экономия денежных средств. Компания вполне может сэкономить на оплате услуг курьера, конвертов и марок, почтовых отправлений. Изначально кажется, что это не большие деньги, но за год выходит достаточно внушительная сумма;
- экономия времени. Обмен документами по электронному документообороту проводится в считанные секунды, как и при отправке писем по e-mail;
- постоянный доступ. Пользователь может работать с документами не только непосредственно на рабочем месте, но и в отпуске или при болезни. Достаточно установить на ПК цифровую подпись;
- безопасность и конфиденциальность. При использовании ЭДО важная документация не попадет в руки третьих лиц. Кроме того, утерянный документ за предыдущий период всегда можно будет восстановить;
- облачное хранение. Вся документация будет храниться в специальном "облаке", а потому не нужно оборудовать отдельное помещение для ее хранения.
Каждый документ, хранящийся в системе ЭДО, в любой момент можно распечатать. При этом на нем будет отметка ЭЦП и уникальный ID в системе ЭДО.
С чего начать организацию электронного документооборота?
Для начала работы в системе ЭДО нужно получить электронную цифровую подпись. Она оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре, перечень которых содержится на сайте Министерства цифрового развития.
Внимание! У некоторых компаний уже может быть оформлена ЭЦП. Такая подпись применяется для обмена документами с ИФНС. Ее вполне можно использовать и для ЭДО.
Далее пользователю нужно выбрать оператора ЭДО на основании личных предпочтений или отзывов контрагентов. Очень удобно выбирать именно того оператора, с которым работает большинство ваших партнеров. Для подключения к ЭДО необходимо лишь отправить приглашение.
Если работать с разными операторами ЭДО, нужно настроить роуминг. У партнера нужно узнать ID компании в системе ЭДО, а затем направить информацию своему оператору для настройки роуминга.
Электронный документооборот также подойдет тем компаниям, у которых есть свой сайт на хостинге - ЭДО будет использоваться при обмене документами по получению такого рода услуг.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обмена документацией и сосредоточиться на более важных задачах.
Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!
