- Проверьте, кто остаётся на бумаге
- Проведите ревизию: кто из сотрудников подал заявление о сохранении бумажной ТК? Зафиксируйте данные — они понадобятся при последующих проверках.
- Уведомите всех вовремя
- До конца 2025 года оповестите работников о праве выбора. Помните: без заявления — только электронный формат с 2026 года.
- Подготовьте программы и интеграции
- Обновите модули кадрового учёта, настройте связь с ПФР для передачи СЗВ-ТД. Проверьте передачу сведений на тестовых выгрузках.
- Обучите и организуйте
- Проведите инструктаж или мини-курс для кадровиков и бухгалтеров по работе с СЗВ-ТД, ошибкам и срокам.
- Настройте контроль сроков и качества
- Передавайте данные в ПФР не позднее следующего дня после кадрового приказа. Проверяйте корректность сведений, чтобы избежать штрафов.
- Обновите правила и документы
- Пересмотрите внутренние инструкции, внесите новые обязанности и ответственности по электронным трудовым книжкам.
- Автоматизируйте, где это реально нужно
- Настройте автоматическую синхронизацию кадровых данных, чтобы избежать рутинного ручного ввода и потери информации.
- Помните о человеческом факторе
- Даже с электроникой сохраняйте внимание: ошибки при работе с СЗВ-ТД могут проявиться спустя годы — особенно важно при оформлении пенсий.
- Пользуйтесь выпиской вместо бумажной ТК
- Сотрудникам больше не нужно предъявлять “книжку” — все подтверждается выпиской из личного кабинета или у работодателя.
- Поддерживайте сотрудников
- Помогайте коллегам адаптироваться к новым правилам, делитесь памяткой и инструкциями внутри коллектива.
Хотите получить чек-лист, закажите его себе файлом. Пользуйтесь в работе и делитесь с коллегами!
Совет от команды «Первого Бита»:
Переход на электронные трудовые книжки — это отличный повод автоматизировать кадровый документооборот, интегрировать учет кадров с 1С для исключения ручного труда и снижения ошибок. Настройте автоматическую синхронизацию сведений с ПФР: это позволит сократить трудозатраты и гарантированно соблюдать сроки передачи СЗВ-ТД. Используйте современные инструменты для уведомлений сотрудников и хранения электронных документов — это минимизирует риски и обеспечит спокойствие при любых проверках.
Вебинар от «Первого Бита»:
Рутинные операции в учете, документообороте и HR ежедневно отнимают часы работы ваших сотрудников. Технологии искусственного интеллекта в 1С уже сегодня автоматизируют такие процессы, как обработка документов, анализ данных и поддержка сотрудников, освобождая ресурсы для развития.
