Описание
Специфика бизнеса компании, связанная с большим объемом складских операций, широкой номенклатурой, логистическими затратами и необходимостью контроля маржинальности по различным каналам продаж, формирует повышенные требования к качеству управленческого учета и финансового планирования.
До реализации проекта управленческая отчетность формировалась из нескольких источников: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ЗУП, а значительная часть расчетов выполнялась в Excel. Операционные данные из 1С:Управление торговлей использовались в финансовом контуре неполно и с задержками.
В этих условиях ключевыми ограничениями были:
- разрозненность источников данных и высокая зависимость от Excel-файлов;
- значительные трудозатраты на сбор данных по себестоимости, валовой прибыли и план-фактных отклонений;
- отсутствие единой модели бюджетирования, объединяющей БДР, БДДС и вспомогательные бюджеты;
- ограниченная оперативность получения управленческой отчетности для руководства.
В связи с этим подготовка управленческой отчетности и актуализация плановых показателей занимали значительное время, а существенная часть ресурсов финансовой службы расходовалась на техническую обработку данных вместо аналитической работы.
Для решения поставленных целей руководством компании было принято решение реализовать проект на базе 1С:Бухгалтерия и БИТ.ФИНАНС.ПРОФ.
Особенностью проекта стала адаптация типового функционала 1С:Бухгалтерия и БИТ.ФИНАНС под специфику торгово-строительной компании без усложнения архитектуры решения.
В рамках проекта была построена единая модель управленческого учета и бюджетирования, учитывающая особенности бизнеса заказчика: крупные складские остатки, выраженная роль логистики, необходимость анализа рентабельности по партиям товаров, клиентам, менеджерам и подразделениям.
Ключевые особенности решения:
- Единый финансовый контур: данные о продажах, закупках, складских движениях, денежных операциях и расходах на персонал используются в одной системе для формирования управленческой отчетности и бюджетов.
- Глубокая аналитика валовой прибыли: реализованы отчеты, позволяющие анализировать финансовый результат с учетом себестоимости, логистических, складских и операционных расходов.
- План-фактный анализ и сценарное планирование: в системе настроены формы ввода, сценарии и механизмы анализа отклонений для финансовой службы и руководителей направлений.
- Максимальное использование типового функционала: основа решения построена на стандартных механизмах продукта, а изменения носили точечный характер, что обеспечило устойчивость системы к развитию и сопровождению.
Были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
Управленческий учет и себестоимость
На базе внедренного решения был настроен управленческий контур, учитывающий специфику торговли строительными материалами: высокую долю складских остатков, логистических затрат и продаж в разных организационных разрезах.
В рамках блока были реализованы следующие решения:
- отчеты по себестоимости с детализацией по номенклатуре, клиентам, проектам/объектам, каналам продаж и подразделениям;
- аналитика, позволяющая оценивать не только выручку, но и реальную маржинальность отдельных направлений бизнеса.
В результате компания получила инструмент для более точной оценки финансового результата по ключевым направлениям деятельности.
Валовая прибыль
Для заказчика критично было видеть не только объем продаж, но и понимать, какой канал продаж формируют реальную прибыль.
В рамках проекта были реализованы:
- отчеты по валовой прибыли, объединяющие выручку, себестоимость, складские, логистические и операционные расходы;
- детализация по клиентам, группам номенклатуры, менеджерам, подразделениям, каналам продаж и проектам/объектам.
В результате руководство и менеджеры получили возможность принимать решения на основе фактической маржи, выявлять низкорентабельные сегменты и оперативно корректировать условия работы.
Бюджетирование и план-фактный анализ
На базе БИТ.ФИНАНС была создана единая система бюджетирования, объединившая БДР, БДДС и вспомогательные бюджеты в общей логике финансового планирования.
В рамках реализации:
- настроены формы ввода плановых данных для финансовой службы и руководителей направлений;
- реализованы сценарии бюджетирования;
- обеспечен сквозной план-фактный анализ с детализацией отклонений до статей и аналитик;
- создан единый процесс консолидации плановых и фактических данных.
В результате бюджетирование перестало быть набором разрозненных файлов и стало рабочим инструментом управления финансовым результатом компании.
Интеграция с 1С:Управление торговлей и 1С:ЗУП
Одним из ключевых этапов проекта стала интеграция учетных систем с финансовым контуром.
В рамках проекта команда исполнителя настроила в БИТ.ФИНАНС источники для получения данных бюджета по основным потокам операционной деятельности компании из 1С:Управление торговлей. Благодаря этому данные о реализациях, поступлениях, складских движениях стали автоматически использоваться в контуре управленческого учета и бюджетирования.
По контуру 1С:Управление торговлей были дополнительно настроены обмены, выполненные при активном участии команды заказчика:
- обмен банковскими выписками и кассовыми документами из торговой системы в финансовый контур;
- корректировка уже существующего обмена по реализациям для оперативного отражения фактических продаж;
- передача информации об основном менеджере контрагента и его группе для аналитики продаж;
- добавление в обмен по поступлениям данных о подразделениях.
Для целей бюджетирования расходов на персонал также была реализована интеграция с 1С:ЗУП. В БИТ.ФИНАНС был настроен источник данных, получающий показатели из кадрово-расчетной системы и передающий в бюджетные операции сведения по начислениям, НДФЛ, страховым взносам в разрезе сотрудников и подразделений.
В результате был выстроен корректный маршрут данных от операционного и кадрово-расчетного контуров к финансовому, что обеспечило актуальность отчетности, повысило точность бюджетирования и снизило количество ручных операций.
