Описание
По мере роста бизнеса увеличивался и объем финансовых операций. При этом процессы управления денежными средствами оставались практически полностью ручными.
Планы расходов, платежные реестры и данные по движению денежных средств формировались в Excel. Файлы пересылались по электронной почте, заявки на оплату согласовывались на бумаге, а информация о статусах документов была распределена между сотрудниками и таблицами.
Для проведения платежей казначею приходилось вручную работать сразу в нескольких клиент-банках. Контроль исполнения бюджета и анализ движения денежных средств также велись в разрозненных Excel-файлах.
В результате компания сталкивалась с типичными для ручного казначейства проблемами:
- длительное согласование заявок;
- риск ошибок при подготовке и обработке платежей;
- отсутствие единой точки контроля;
- сложности с оперативным анализом бюджета и денежных потоков;
- высокая зависимость процессов от конкретных сотрудников.
Руководству требовался инструмент, который позволил бы централизовать управление платежами, обеспечить прозрачность согласования и повысить качество финансового планирования.
Для автоматизации казначейства и подготовки дальнейшего развития бюджетного управления была выбрана система БИТ.ФИНАНС ПРОФ на базе 1С:Бухгалтерии предприятия.
Ключевой задачей проекта стало создание единой цифровой среды, в которой формируются заявки на оплату, контролируются лимиты, согласуются платежи и формируется платежный календарь.
В рамках проекта был внедрен модуль «Казначейство», который обеспечил:
- создание и многоуровневое согласование заявок на оплату;
- формирование платежного календаря;
- приоритизацию платежей по степени срочности;
- контроль бюджетных лимитов;
- интеграцию с бухгалтерской системой;
- подготовку реестров для выгрузки в клиент-банк.
Проект стартовал с анализа действующих процессов и формализации требований к будущей системе.
Затем была настроена трансляция фактических данных в управленческий учет, выполнена первичная настройка модуля «Казначейство», проведена работа с нормативно-справочной информацией и обучение сотрудников по планам БДДС.
Отдельным этапом стала разработка маршрутов согласования и схем визирования документов. После этого специалисты настроили платежный календарь и выполнили сверку данных бухгалтерского и управленческого учета.
На этапе опытной эксплуатации были подготовлены инструкции, настроены уведомления и матрица ролей пользователей. После серии приемочных испытаний система была переведена в промышленную эксплуатацию.
Важной особенностью проекта стало ограниченное количество сотрудников заказчика, непосредственно работающих в системе. Это потребовало адаптации программы обучения и более интенсивной консультационной поддержки. Дополнительно была выполнена настройка обменов и механизмов сверки между бухгалтерией и бюджетированием для обеспечения корректности данных.
Тестирование проводилось совместно со специалистами заказчика и включало проверку маршрутов согласования, тестовые платежи и контроль корректности синхронизации данных.
Только после подтверждения стабильности работы решение было введено в штатную эксплуатацию.
После автоматизации казначейства компания планирует развитие финансовой системы за счет внедрения модуля «Бюджетирование», что позволит связать процессы планирования и исполнения бюджета в едином цифровом контуре.
