Описание
До проекта бюджетирование доходов и расходов осуществлялось в Excel на основе крупных взаимосвязанных файлов-моделей: разветвленная система аналитик (проекты, контрагенты, договоры, регионы, номенклатура, объекты инвестиций) и перекрестные зависимости снижали устойчивость расчетов и увеличивали время пересчета формул; любое изменение ключевых параметров инициировало цепочку ручных пересчетов (амортизация, базы распределения, себестоимость); ключевые блоки бюджетирования существовали в отдельных моделях, отсутствовал единый инструмент формирования и учета производственной программы.
Подготовка и актуализация бюджета занимали несколько недель, значительная часть времени высококвалифицированных сотрудников расходовалась на технические операции, сохранялся высокий риск методологических и технических ошибок, были ограничены возможности сценарного моделирования.
Для реализации проекта требовался партнер, способный совместить экспертизу в 1С:ERP и БИТ.ФИНАНС с пониманием сложной методологии бюджетирования. Компания «Первый Бит», Екатеринбург, Проектный офис, была выбрана благодаря опыту автоматизации финансовых и производственных процессов, готовности адаптировать решение под особенности заказчика и выстроить проектную работу с понятным контролем задач и результатов.
Основным принципом проекта стало сохранение управленческой детализации, привычной для бизнеса, с заменой разрозненных Excel-моделей на единый процесс с автоматическими расчетами.
Для большинства бюджетов использовали стандартные возможности системы. Доработки выполнялись только на участках, где требовалось учесть специфику нефтесервисного бизнеса: сложные расчеты выручки и себестоимости, инвестиционную программу и централизованные закупки. Это помогло сохранить решение гибким и удобным для дальнейшего сопровождения.
Бюджет выручки: от условий договора к плану
Ранее планирование выручки требовало вручную поддерживать связи между условиями договоров и бюджетными таблицами. Теперь параметры договоров, номенклатура, объемы и другие необходимые данные становятся основой для планирования в системе. Выручка рассчитывается с детализацией по проектам, контрагентам, договорам, регионам и номенклатуре.
Если меняются определенные данные объем, цена или другие условия, то связанные показатели пересчитываются автоматически. Теперь пользователи получили прозрачную цепочку от плановых условий по договору до итоговых значений БДР и могут быстрее формировать сценарии.
Производство и себестоимость: единая финансово-производственная цепочка
Производственные планы стали источником данных для бюджетирования. Система связывает выпуск продукции, потребление материалов, косвенные расходы и итоговую себестоимость. Для разных видов продукции настроены правила распределения затрат с учетом производственной структуры компании.
Отдельно учтена специфика продукции, которая может использоваться в текущей деятельности или становиться будущим основным средством. В первом случае стоимость отражается в расходах, во втором — автоматически учитывается в инвестиционной модели и влияет на БДР через амортизацию. Автоматизация распределения затрат исключила трудоёмкие ручные операции, которые раньше выполнялись сотрудниками. Это повысило скорость расчётов и снизило риск ошибок, а итоговые данные стали нагляднее и удобнее для анализа.
Инвестиции и лизинг: от потребности до влияния на финансовый результат
Инвестиционный контур был выстроен с нуля. Подразделения формируют потребность в инвестициях, после чего она консолидируется, получает приоритет и включается в план. Для активов учитываются сценарии покупки, изготовления, долгосрочной аренды и лизинга.
Система связывает инвестиционные решения с бюджетом: после ввода актива в эксплуатацию автоматически определяется его влияние на финансовый результат — например, через амортизацию или списание затрат. Руководители получили единый процесс контроля инвестиционной программы и ее связи с БДР.
Централизованные закупки: от потребностей подразделений к бюджету
Раньше планирование закупок было распределено между разными источниками данных. В новой системе подразделения фиксируют потребности с необходимой детализацией, а тип закупки определяет дальнейшую логику обработки. При планировании могут использоваться исторические данные о потреблении.
В результате сформирована прозрачная цепочка: потребности подразделений → централизованный план закупок → бюджет компании. Это повысило обоснованность планов и упростило контроль затрат по центрам финансовой ответственности и местам возникновения затрат.
Другие бюджеты и организация работы
В единую методологию также включили бюджеты аренды, страхования, транспорта, ремонта, спецодежды, амортизации, оплаты труда, страховых взносов и повышения квалификации. Учетные данные формируются в 1С:ERP, а в БИТ.ФИНАНС используются для расчета и консолидации бюджетов.
Для управления проектом команда применяла канбан-доски.
По итогам внедрения подготовлены пять макетов отчетов и 23 пользовательские инструкции, помогающие сотрудникам работать с разными видами бюджетов.
