Описание
«ПиццаФабрика» купила «БИТ.ФИНАНС» ещё в 2022 году, но внедряла своими силами – активный рост бизнеса не позволил развивать систему. Финансовые процессы остались в Excel и Manajet: программа не была интегрирована с 1С, свод доходов и расходов по 50+ ресторанам занимал до 8 часов, заявки дублировали в Excel, платёжки создавали вручную.
Особенность компании — финансовая модель. Бюджет формируется не от плановых показателей, а от фактической выручки предыдущей недели: в конце недели фиксируют выручку, в понедельник распределяют её между ЦФО на следующую неделю. Потратить можно только то, что фактически поступило. При этом логика распределения неоднородная: одни рестораны используют только собственную выручку, другие участвуют в распределении общего потока.
Модель помогала избегать кассовых разрывов, но почти не поддавалась ручному управлению. Подготовка недельного бюджета занимала практически весь день: выгрузка из 1С, ручной ввод выручки, заявок и безакцептных расходов, распределение по ЦФО.
Дополнительная сложность — планирование по фондам, а не по отдельным статьям: фонд «Прочие расходы» включал банковские комиссии, юридическое сопровождение, маркетинг. Фактические расходы при этом нужно было анализировать по каждой статье отдельно.
Ещё одна особенность — обязательные платежи, которые нельзя отложить: например, зарплата. Заявку нужно провести до появления бюджета, а после поступления денег вручную связать расход с лимитом.
В середине 2026 года Manajet перестал работать в России. Сохранить привычную модель планирования и одновременно получить прозрачную аналитику в Excel становилось сложнее. Поэтому в 2025 году компания вернулась к вопросу автоматизации. К этому моменту стало очевидно, что дальнейшее развитие сети требует единого инструмента для управления денежными потоками, контроля лимитов и бюджетирования. В апреле заказчик обновил решение до версии БИТ.ФИНАНС Управленческий учет для 1С:Бухгалтерии КОРП и приступил к проекту внедрения.
Компании было важно не просто автоматизировать отдельные финансовые процессы, а создать единый контур управления денежными потоками, сохранив существующую финансовую модель компании со всеми ее особенностями.
Проект стартовал в мае 2025 года. Внедрение охватило два функциональных блока: казначейство и бюджетирование движения денежных средств (БДДС).
1. Настроили недельное бюджетирование на основе фактической выручки
Главный вызов заключался не в настройке системы, а в переносе нестандартной финансовой модели заказчика в типовой функционал БИТ.ФИНАНС.
Специалисты настроили механизм, который автоматически собирает данные о выручке за предыдущую неделю, распределяет средства между ЦФО по заданным правилам, формирует лимиты на следующий период и автоматически создает заявки на расходование денежных средств.
В системе создается документ, где видно автоматический сбор фактической выручки за прошлую неделю и расчет лимитов на следующую. Далее финансовый менеджер загружает банковские выписки, чтобы актуализировать факт поступления денежных средств, через стандартную форму распределения в БИТ.ФИНАНС распределяет рассчитанный лимит по каждому ЦФО, сверяет суммы по фондам с фактическими остатками денежных средств компании и при необходимости корректирует лимиты. После утверждения распределения на основании данных лимитов оформляется заявка на расходование денежных средств.
Система автоматизирует сбор и подготовку исходных данных для недельного бюджетирования, а само распределение лимитов по ЦФО и финальная проверка соответствия лимитов фактическим денежным средствам остаются в зоне ответственности финансового менеджера.
2. Автоматизировали распределение между ЦФО
Отдельной задачей стала настройка сложной логики распределения между ЦФО. Бизнес объединяет порядка 9 центров финансовой ответственности (ЦФО), где каждый ЦФО, будь то ресторан или Директорат (Офис), выступает самостоятельной единицей планирования и отвечает за собственные расходы.
Для каждого центра финансовой ответственности были настроены индивидуальные правила. Система учитывает, какие ЦФО используют только собственные средства, какие подразделения участвуют в распределении общих поступлений и по каким коэффициентам распределяются суммы.
Наиболее трудоемкой частью проекта стала разработка форм ввода бюджета, учитывающих все сценарии распределения. В понедельник после загрузки последней банковской выписки финансовый менеджер формирует документ распределения бюджета. Система автоматически подтягивает данные о выручке за предыдущую неделю и по заранее настроенным формулам рассчитывает доступные лимиты и распределяет средства между ЦФО. Уже через час подразделения могут создавать заявки на расходы.
3. Сохранили привычную модель планирования по фондам
Не менее важной задачей было сохранить привычный подход к планированию. Компания продолжила работать с фондами расходов, не меняя устоявшиеся процессы. Для этого фонды завели в качестве бюджетных статей, необходимую детализацию вынесли в отдельную аналитику и настроили получение фактических данных в нужных разрезах.
Технически это реализовали с помощью фиксированных макетов формы ввода бюджета: для каждого фонда настроили свой макет с постоянной структурой строк и колонок. В этих макетах заранее зафиксировали состав статей, аналитик и периодов планирования, а также разграничили, какие ячейки доступны для ввода, а какие заполняются формулами или защищены от изменений.
За счет этого пользователи видят привычную «таблицу по фондам» и работают с ней как раньше, но данные сразу попадают в единую модель бюджетирования и могут детально анализироваться в отчетах. В результате компания сохранила привычную модель планирования и получила необходимую детализацию фактических расходов.
4. Настроили работу со сверхбюджетными заявками
Одной из самых нестандартных задач проекта стала работа с обязательными платежами. Финансовая модель компании построена таким образом, что бюджет на текущую неделю формируется исходя из выручки предыдущей. Однако некоторые расходы, например выплата заработной платы, нельзя перенести даже в том случае, если соответствующий бюджет еще не сформирован.
Для таких ситуаций в системе реализовали отдельный сценарий работы со сверхбюджетными заявками.
Если обязательный платеж необходимо провести до формирования бюджета, заявка временно получает признак «сверхбюджетная». После формирования бюджета на следующую неделю финансовый менеджер снимает этот признак и относит заявку на соответствующий бюджетный лимит.
Несмотря на нетипичную финансовую модель заказчика, проект удалось реализовать без доработки конфигурации, только за счет гибких настроек БИТ.ФИНАНС. Это позволит компании без ограничений обновлять систему и масштабировать решение на другие юридические лица.
«Основной вызов этого проекта заключался в том, чтобы перенести уникальную модель недельного планирования компании “ПиццаФабрика” в тиражное решение без программных доработок. За счет гибких настроек БИТ.ФИНАНС мы автоматизировали казначейство и бюджетирование ДДС так, что теперь вся неделя планируется за час, а финансовая служба работает с лимитами и заявками в режиме реального времени» - Диана Куимова, руководитель проектов компании «Первый Бит».
Проект завершился в декабре 2025 года. Компания продолжает развивать систему. Следующие этапы проекта включают внедрение бюджетирования доходов и расходов (БДР), тиражирование решения на другие базы, а также расширение аналитики и управленческой отчетности. Однако уже сейчас создан фундамент для комплексной автоматизации финансового управления.
Финансовый менеджер, «ПиццаФабрика»
