Продолжаем цикл статей по автоматизации сельского хозяйства.
В прошлой статье разобран процесс автоматизации производства молока. Статью можно прочитать по ссылке.
В качестве учетной системы для автоматизации оперативного и регламентированного учета на предприятии ЗАО «Искра» выбран программный продукт ERP Агропромышленный комплекс, возможности данного программного продукта позволяют полностью автоматизировать учетные процессы оперативного учета (планирование, диспетчеризация) и регламентированного учета (бухгалтерский финансовый учет и подготовка отчетности).
ЗАО "Искра" – предприятие полного цикла производства и переработки продукции сельского хозяйства – животноводства молочного направления, растениеводства, собственный транспорт, пекарня, молокозавод, мясной цех.
Рисунок 1. Вариант продукции сельскохозяйственного предприятия ЗАО ИСКРА
Управление продажами – раздел учета, включающий в себя функционал:
- Управление эффективностью процессов продаж;
- Мониторинг эффективности процессов продаж;
- Формирование прайс-листов, в том числе с остатками товаров;
- Работа с заказами клиентов;
- Работа с типовыми и индивидуальными соглашениями клиентов;
- Контроль лимита задолженности покупателей;
- Проведение инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.
До внедрения программного продукта Отгрузка выполнялась в стороннем программном продукте, выписка документов осуществлялась вручную, отчетность сводилась к получению реестра документов, не было возможности анализа, сравнения показателей отгрузки и контроля задолженности. Также вопрос внедрения 1С был продиктован необходимостью выгружать данные в систему ветеринарного контроля Меркурий.
После внедрения программного продукта ERP Агропромышленный комплекс Отгрузка оформляется с помощью документа Реализация товаров и услуг. Документ оформляется по соглашению и договору с указанными условиями контроля задолженности покупателя.
Документ может оформляться по предварительному заказу клиента или без оформления заказа клиента.
Необходимость заказа возникает в случае предварительного резервирования товаров на складе или заказывать товар у поставщика.
Для контроля задолженности по покупателям используется отчет Задолженность клиентов. Отчет предоставляет возможность гибкой настройки – по всем покупателям, с отборами – по покупателям, работающих по предоплате или с оплатой после отгрузки.
Отбор клиентов по задолженности
Рисунок 2. Настройки отчета Задолженность клиентов.
В отчете будет показан суммарный долг клиента по неоплаченным отгрузкам товаров в кредит.
Задолженность клиентов
Рисунок 3. Отчет Задолженность клиентов
Для более детального отображения отчета в настройках отчета следует установить флажок «Объект расчетов» и в результате получим детализацию по договору или по отгрузочным документам. При использовании в расчетах договоров детализация возможна: по договору, по заказам, по накладным, в зависимости от порядка, установленного в договоре. Для контроля оплаты товаров с оплатой после отгрузки можно использовать отчет «Задолженность клиентов по срокам».
Дебиторская задолженность по интервалам
Рисунок 4. Отчет Задолженность клиентов по срокам
Программа делит задолженность по интервалам. Планируемая дата оплаты указывается в Заказе клиента или в документе Реализации по гиперссылке «К оплате».
В настройка отчета можно задать возможность детализации по Объекту расчетов – Договору или документу отгрузки.
Отчет Задолженность клиентов по срокам может быть выведен в виде диаграммы.
Для руководства предприятия, кроме применения типового функционала программы 1С, важно было получить дополнительный инструмент анализа, отражающий специфику процесса реализации.
Зададим вопрос программисту проекта:
- Какая задача была поставлена и что было выполнено для реализации задачи клиента?
- Для клиента важно было ежедневно и за любой период анализировать данные отгрузки с различными отборами, по разным направлениям продаж, по разным видам продукции. Для реализации задачи были разработаны дополнительные отчеты: Выбытие товаров и Движение скота.
Отчет Выбытие товаров. Разработка специалистов 1БИТ
Отчет выполняется в различных вариантах и позволяет специалистам предприятия проводить анализ отгрузки в различных, необходимых показателях.
Отчет отражает движения по реализации и перемещению готовой продукции и товаров между складами. Так как на предприятии множество складов, множество номенклатурных групп, в отчете выполнена возможность многовариантной настройки.
Этот отчет был в первоочередных задачах при установке программы 1С ЕРП, так как позволяет контролировать товарооборот в ценах реализации, тем самым вести учет дебиторской задолженности покупателей и планировать ежедневную реализацию по каждому магазину, в зависимости от ежедневной отгрузки между складом-производителем и розничными магазинами.
Отчет позволяет контролировать ассортимент, так как на предприятии множество выпускаемых видов продукции и множество производственных подразделений.
Рисунок 5. Отчет Выбытие товаров для директора
Рисунок 5_2. Вариант настройки отчета Выбытие товаров
Рисунок 5_3. Вариант настройки отчета Выбытие товаров
Рисунок 6. Отчет Выбытие товаров. Реализация сыров.
Рисунок 7. Отчет Выбытие товаров. Множество вариантов настройки.
Рисунок 8. Отчет Выбытие товаров для пекарни
Рисунок 8_2. Отчет Выбытие товаров для пекарни
Вариант настройки отчета по реализации для Молокозавода позволяет анализировать сумму реализации и количество по каждому виду продукции.
Так как реализация выполняется как контрагентам, так и через перемещение собственным подразделениям – розничным магазинам, необходимо было собрать все данные в едином отчете.
Рисунок 9. Отчет Выбытие товаров. Отчет для молокозавода
Рисунок 9_2. Вариант настройки Отчет Выбытие товаров. Отчет для молокозавода
Отчет о движении скота СП-51
Разработан на основе типового отчета, добавлены группировки по подразделениям и в целом по предприятию. Добавлен отбор по статусам животных: Животные на откорме, молодняк, Основные животные, Ремонтные животные. Каждая группа расшифровывается на подгруппы, например, молодняк содержит подгруппы – Ангусы, Кони, Молочные, Помесь. Далее выполнена расшифровка по году животных.
Рисунок 10. Отчет о движении скота и настройки отчета.
Рисунок 10_2. Отчет о движении скота и настройки отчета.
Рисунок 10_3. Отчет о движении скота и настройки отчета.
Рисунок 10_4. Отчет о движении скота и настройки отчета.
В отчет о движении скота добавлены колонки – Расход - забито, пало.
Групповая выписка документов Реализации. Разработка специалистов 1БИТ
Для реализации выписки большого объема документов за короткий интервал времени – несколько часов в течении каждого рабочего дня, руководством предприятия была поставлена задача автоматизировать процесс.
Процесс реализации подразумевает ручную выписку документов Счет, Расходная накладная и Счет-фактура. При документообороте более 300 документов в день процесс занимает 32 человеко-часа в сутки.
Реализация у клиента выполняется на свои магазины и коммерцию- реализация сторонним покупателям. Направления реализации разделены территориально. В первой половине дня сотрудники собирают информацию по заказам на отгрузку. Потом заказы вручную заводят в программе документом «Заказ клиента». Во второй половине дня вручную выполнялась выписка документов Накладная и счет-фактура. Руководством предприятия была поставлена задача – автоматизировать выписку документов Реализации на основании подготовленных Заказов.
Была разработана Обработка Накладные к оформлению.
Рисунок 11. Автоматизированная выписка документов Реализации на основании Заказов в едином окне - Накладные к оформлению.
Данная автоматизация позволила создать в программе Единое рабочее место бухгалтера по отгрузке продукции.
Формирование накладных на отгрузку, счетов фактур и печатных форм реализовано в данной обработке, что позволило создать универсальное рабочее место бухгалтера по отгрузке. При открытии табличная часть заполняется заказами на текущую дату. По кнопке «Оформить по заказам» происходит автоматическое формирование отгрузочных документов. На основании введенных заказов формируются Накладные, полностью заполняются, подбираются соглашения, кроме накладных еще заполняется счет-фактура. Для печати используется печатная форма «Универсальный передаточный документ». На форме обработки после формирования накладных на отгрузку появляется кнопка «Печать2, нажав которую выполняется групповая печать пакета документов. Можно распечатать часть выписанных документов, или сразу все документы.
Так же был выполнен ряд дополнительных доработок специалистами 1БИТ в программе:
- Дополнительно разработаны формы контроля взаиморасчетов;
- Разработана дополнительная форма Универсальный передаточный документ;
- Разработана печатная форма Удостоверения качества.
Была выполнена задача по автоматизации выписки ветеринарных свидетельств и передачи их в систему Меркурий, но это тема отдельной статьи.
После внедрения системы автоматической отгрузки документов Реализации -трудозатраты специалистов по отгрузке сократились с 32 человеко-часов в сутки до 8 человеко-часов, то есть в три раза.
Высвобожденное время было распределено для выполнения задач по выписке ветеринарных свидетельств, что до внедрения программного продукта 1С ЕРП не велось и для выполнения анализа товарного ассортимента и контроля задолженности покупателей.
