Контроль бухгалтерии: как руководителю проверить учёт без специальных знаний

Контроль бухгалтерии не требует того, чтобы руководитель знал план счетов или разбирался в проводках. Он требует понимания нескольких ключевых точек, которые можно проверить самостоятельно за пару часов.

Три способа контролировать бухгалтерию

Инициативный аудит — самый надёжный вариант. Независимая аудиторская компания проверяет учёт полностью: первичку, декларации, расчёты с бюджетом, внутренние регистры. Стоимость полного аудита для среднего бизнеса — от 100 000 до 400 000 рублей в зависимости от объёма операций. Малый бизнес к такому инструменту прибегает редко.

Экспресс-аудит — более доступная альтернатива. Специалист подключается к бухгалтерской базе дистанционно и за несколько часов оценивает ключевые участки учёта. Стоимость в 3–5 раз ниже полного аудита. Хороший вариант для первичной диагностики.

Самостоятельная проверка — бесплатно, но требует времени. Не заменяет профессиональный аудит, зато помогает выявить грубые нарушения и понять, стоит ли идти дальше к специалистам.

Ниже — подробно о самостоятельной проверке.

Доступ к учётной системе: с чего начать

Первый шаг — получить прямой доступ к бухгалтерской программе. Если до сих пор его не было, это нужно исправить немедленно.

Большинство компаний ведут учёт в программах 1С. При этом форматы работы бывают разными, и от этого зависит, как именно получить доступ.

1С:Бухгалтерия (локальная версия)

Программа установлена на сервере или компьютере в офисе. Попросите системного администратора или бухгалтера создать для вас учётную запись с правами просмотра. Права на изменение данных руководителю не нужны — достаточно возможности читать отчёты и регистры.

В разделе «Отчёты» → «Анализ учёта» → «Экспресс-проверка» настройте сводный отчёт: отметьте положения учётной политики, состояние бухучёта, операции по кассе и — для плательщиков НДС — ведение книг покупок и продаж. Выберите период и нажмите «Выполнить проверку». Система покажет, в каких разделах есть ошибки. Разбираться в деталях самостоятельно не нужно — достаточно зафиксировать список нарушений и запросить у бухгалтера пояснения по каждому пункту.

Облачная 1С (1С:Фреш, 1С через браузер)

Если компания работает с облачной версией 1С — это даже проще. Доступ предоставляется через браузер, без установки ПО. Руководителю достаточно получить логин и пароль от личного кабинета сервиса.

Преимущество облачной 1С для контроля: данные доступны в любой момент с любого устройства. Директор может зайти в систему из командировки, с телефона, не зависит от офисного компьютера. Функция экспресс-проверки в облачной версии работает идентично локальной — те же разделы, тот же алгоритм.

Важный момент: в обоих форматах проверку стоит проводить не реже одного раза в квартал. Накопленные ошибки исправлять дороже, чем свежие.

Расчёты с бюджетом: как проверить долги по налогам

С 2023 года налоги, взносы и сборы перечисляются на единый налоговый счёт (ЕНС), включая взносы на травматизм (с 2024 года). Проверить наличие задолженности стало проще — достаточно посмотреть на сальдо.

Зайдите в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. На главной странице отображается текущее сальдо ЕНС. Если оно отрицательное — у компании есть долг перед бюджетом. Нажмите «Детали» на баннере с суммой: система покажет, по каким конкретно платежам образовалась задолженность.

Альтернативный вариант — поручить бухгалтеру запросить в ФНС справку о состоянии сальдо ЕНС. К справке при наличии долгов прилагается детализация и расчёт начисленных пеней.

Здесь же, в личном кабинете, проверьте вкладку «Процедуры взыскания». Если ФНС уже начала взыскание — это критический сигнал. Параллельно просмотрите входящую корреспонденцию: в верхнем меню ЛК нажмите иконку конверта, перейдите в «Документооборот» → «Сообщения ФНС». Требования об уплате или пояснениях не должны оставаться без ответа.

Отчётность: проверяем наличие и связность данных

Бухгалтерская отчётность

Бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах (ОФР) сдаются раз в год в электронном виде. После приёма они размещаются в ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчётности). Введите ИНН компании в строке поиска на сайте ГИР БО — найдёте баланс и ОФР за все доступные периоды. Каждый документ можно открыть и скачать.

Налоговая отчётность

Состав деклараций зависит от системы налогообложения:

Помимо деклараций, при наличии сотрудников сдаются: 4 формы 6-НДФЛ в год, 4 расчёта по страховым взносам (РСВ) в СФР, персонифицированные сведения в СФР (отчёты ПСВ).

Попросите бухгалтера показать в системе ЭДО всю отчётность за последние 3 года с квитанциями о приёме ФНС. Цифры пока можно не проверять — важно убедиться, что отчёты вообще существуют и приняты.

Итоги камеральных проверок доступны в ЛК: «Еще» → «Камеральные проверки». Если по проверке вынесено решение ФНС — значит, либо нарушен срок подачи, либо выявлены ошибки в данных.

Быстрая проверка связности данных

Этот приём занимает 15 минут, но позволяет понять, не живут ли отчёты своей жизнью, отдельной от реального учёта.

Возьмите за последний полный год три документа: ОФР, декларацию по налогу на прибыль, четыре квартальные декларации по НДС. В каждом найдите показатель выручки:

• ОФР — строка 2110 «Выручка»
• Декларация по налогу на прибыль — Лист 02, строка 010 «Доходы от реализации»
• Декларации по НДС — Раздел 3, строка 010 «Реализация...» (сумма за 4 квартала)

Все три показателя должны совпадать или отличаться незначительно — с обоснованными причинами расхождения. Если разница существенная и бухгалтер не может её объяснить — это повод для более глубокой проверки.

Движение денег: банковская выписка как инструмент контроля

Банковская выписка — самый прямой способ понять, что происходит с деньгами компании. Её не нужно запрашивать у бухгалтера: руководитель, как правило, имеет прямой доступ в интернет-банк.

Формируйте выписку не реже двух раз в неделю. При среднем обороте (более 5 млн ₽ в месяц) — ежедневно. Современные интернет-банки позволяют настроить автоматические уведомления о крупных операциях.

• Непонятные поступления без очевидного источника
• Регулярные платежи в адрес незнакомых контрагентов
• Крупные снятия наличных «на хозяйственные нужды» или «командировочные»
• Платежи в пользу физических лиц без чёткого назначения

Каждая непонятная операция — повод задать бухгалтеру прямой вопрос с просьбой показать первичный документ.

Контрагенты и первичные документы

Сверка с контрагентами — процедура, которую бухгалтер должен проводить минимум раз в квартал. Уточните у него, когда проводилась последняя сверка. Если ответ расплывчатый — запросите проведение сверки прямо сейчас по 5–10 ключевым поставщикам и покупателям. Обратите особое внимание на старую дебиторку и кредиторку: долги старше года — потенциальные проблемы.

Первичные документы хранятся минимум 5 лет. Выберите случайные периоды и несколько контрагентов, попросите бухгалтера предъявить счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ по этим позициям. Если документов нет — это прямой риск: при налоговой проверке отсутствие первичной документации влечёт отказ в вычетах и доначисление налогов.

Что делать с результатами проверки

Нашли нестыковки или получили уклончивые ответы — не торопитесь делать выводы без профессионального мнения. Часть ошибок исправима быстро, часть требует серьёзной работы.

Разумная последовательность действий такая:

1. Зафиксируйте все найденные несоответствия письменно.
2. Запросите у бухгалтера письменные пояснения по каждому пункту в течение конкретного срока (3–5 рабочих дней). Отправьте запрос через электронную почту или внутреннюю систему документооборота с подтверждением получения — это важно для документирования процесса контроля.
3. Если пояснения не устраивают или ситуация сложнее, чем кажется — закажите экспресс-аудит у независимого специалиста.
4. По итогам аудита определите, нужна ли корректировка учёта за прошлые периоды и как организовать текущий контроль.

Проводите самостоятельную проверку регулярно — раз в квартал достаточно, чтобы не допустить накопления ошибок. Оптимально совмещать проверку с критическими датами налогового календаря (перед сдачей квартальной отчётности, перед уплатой авансовых платежей). И дайте бухгалтеру понять: контроль — это не недоверие лично к нему, а стандартная процедура управления рисками компании. Грамотный специалист отнесётся к этому спокойно.