Формирование заявок на закупку: как RPA автоматизирует процесс и исключает ошибки

Подача заявки на закупку — это этап, на котором компания собирает данные, оформляет комплект сведений и направляет заявку на осуществление закупки в нужную систему или на электронную площадку.

Обычно операция выполняется вручную: сотрудники переносят данные из учетных систем, проверяют поля, загружают документы и рискуют ошибиться в сроках, суммах и реквизитах. Это замедляет процесс и может привести к задержкам и переделкам. RPA решает задачу: роботы берут на себя рутинные действия, ускоряют подготовку документов и делают подачу заявки более точной и предсказуемой.

Процесс формирования заявки: вручную и с RPA

Формирование заявок на закупку состоит из нескольких повторяющихся этапов: сбор данных, заполнение формы, проверка корректности и подача заявки на участие в закупке в нужную систему или на ЭТП. Ниже разберем процесс пошагово и сравним, как он выполняется вручную и с применением RPA.

Читайте также: Что такое RPA и как эта технология автоматизирует бизнес

Сбор и перенос данных

Когда заявка на закупку товаров готовится вручную, специалисту приходится собирать сведения из разных источников: карточек номенклатуры, внутренних заявок подразделений, договорных документов, Excel-файлов и учетной системы 1С. Затем данные переносятся в форму закупки вручную, что особенно неудобно, если нужно внести заявку на закупку сразу по нескольким позициям или по нескольким подразделениям. На этом этапе часто возникают ошибки в реквизитах, количестве, суммах, кодах и наименованиях.

RPA-робот выполняет эти действия автоматически. Он заходит в 1С и другие используемые системы, находит нужные данные по заданным правилам, сопоставляет поля и переносит их в форму без ручного копирования. Это ускоряет формирование заявок на закупку и снижает зависимость от человеческого фактора.

В результате автоматизация этого этапа позволяет сократить время на сбор и перенос данных в среднем до 80%.

Заполнение заявки

Следующий этап — заполнение формы. Если заявка на осуществление закупки оформляется вручную, сотрудник последовательно вносит наименование товара, количество, характеристики, сроки, подразделение, основание закупки и другие поля. При однотипных операциях часто возникают типичные ошибки: опечатки, пропуск обязательных полей, дублирование информации, неверный формат дат или сумм.

RPA-робот заполняет шаблонные поля автоматически на основе уже собранных данных. Он подставляет значения в нужные формы, соблюдает структуру полей и работает по единым правилам. Это особенно полезно в случаях, когда подача заявки на закупки идет регулярно и по схожему сценарию.

На практике автоматизация заполнения сокращает трудозатраты примерно на 70–80% и делает процесс более стандартизированным.

Проверка корректности данных

После заполнения сотрудник обычно вручную проверяет, все ли поля внесены, совпадают ли суммы, корректны ли реквизиты, нет ли дублей и ошибок в форматах. Такая проверка занимает время и не всегда гарантирует точность, особенно если специалист работает с большим количеством документов подряд.

RPA-робот может автоматически проверить обязательные поля, формат дат, числовые значения, реквизиты, наличие дублей и соответствие внутренних данных заданным правилам. Если обнаружена ошибка, робот либо останавливает процесс и передает уведомление ответственному сотруднику, либо направляет заявку на доработку.

Автоматическая проверка позволяет снизить количество ошибок до 90%, особенно в части обязательных полей, форматов и дублирующихся данных.

Подача заявки

Финальный этап — подача заявки на участие в закупке через внутреннюю систему или электронную торговую площадку. При ручной работе сотрудник авторизуется в нужном интерфейсе, создает запись, загружает документы, проверяет комплектность и отправляет заявку. Если объем заявок высокий, этот этап становится узким местом процесса.

RPA-робот может создать заявку, прикрепить нужные файлы, пройти по шагам интерфейса и выполнить отправку автоматически по заданному маршруту. При необходимости он фиксирует статус выполнения и передает информацию ответственному сотруднику. Благодаря этому подача заявки на участие в закупке становится быстрее и стабильнее.

В итоге RPA ускоряет подачу заявки в несколько раз, снижает число операционных ошибок и делает весь процесс подготовки более предсказуемым для бизнеса.

Выгоды для бизнеса

Использование RPA в процессе подготовки и подачи заявок на закупку дает бизнесу не абстрактную автоматизацию, а вполне конкретный результат:

• Сокращение времени на формирование заявок на закупку и подачу документов
• Снижение количества ошибок при переносе данных, заполнении полей и проверке.
• Ускорение процесса, когда нужно внести заявку на закупку по нескольким позициям или подразделениям.
• Более быстрая подача заявки на закупки без задержек из-за ручных операций.
• Единый и стандартизированный подход к оформлению документов.
• Уменьшение нагрузки на сотрудников за счет исключения рутинных действий;
• снижение риска пропуска обязательных полей, дублей и некорректных форматов;
• Повышение качества подготовки документов перед тем, как выполняется подача заявки на участие в закупке.
• Возможность обрабатывать больший объем заявок без расширения штата;
• Повышение прозрачности процесса и контроля на каждом этапе.
• Более предсказуемые сроки, когда оформляется заявка на закупку товаров или заявка на осуществление закупки.
• Перераспределение времени сотрудников с ручной работы на более ценные задачи.

Что еще может выполнить RPA:

• Автоматизация подготовки тендерной документации
• Мониторинг тендеров и закупок