С 1 сентября 2023 года личные медицинские книжки выдаются в электронном виде. Существующие бумажные версии с голографическими штампами остаются действительными до тех пор, пока не будут израсходованы все страницы. В этой статье мы расскажем о том, как работодателям следует относиться к электронным личным медицинским книжкам (ЭЛМК).
Кому и зачем нужны личные медицинские карты?
Некоторые профессии и должности требуют от работников прохождения первичных и периодических медицинских осмотров, что предусмотрено статьей 220 Трудового кодекса РФ и пунктом 1 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (приказ Минздрава № 29н от 28 января 2021 года). На основании этих осмотров врачи выдают заключение о профпригодности.
Для некоторых сотрудников дополнительно требуется личная медицинская книжка, как указано в п.2 Порядка учета и выдачи медицинских книжек (приказ Минздрава № 90н от 18 февраля 2022 года). Эта книжка подтверждает прохождение медицинских осмотров, вакцинации и обучения по Санминимуму, что необходимо для поддержания профессиональной гигиены и аттестации сотрудников.
Личные медицинские книжки на предприятиях и в других организациях обязательны в тех случаях, когда от деятельности работника зависит здоровье и безопасность окружающих:
- Работа с пищевыми продуктами: работники пищевой промышленности, сельского хозяйства, складского и торгового персонала, транспортного персонала, работники торговли и общественного питания, операторы пищевых производств.
- Работа на объектах водоснабжения, непосредственно связанная с очисткой воды и обслуживанием водопроводных сетей.
- Работа, связанная с воспитанием и обучением детей: детские сады, школы, оздоровительные лагеря.
- Предприятия коммунального и бытового обслуживания: салоны красоты, парикмахерские, массажные кабинеты и т. д.
Работник, не имеющий личной медицинской книжки, не может приступить к работе на законных основаниях. Более того, если сведения в ней устарели, работник должен быть отстранен от работы (ст. 76 Трудового кодекса РФ, ст. 23 Федерального закона № 29-ФЗ "О качестве и безопасности пищевых продуктов").
При поступлении на работу работнику выдается личная медицинская книжка по результатам предварительного медицинского осмотра и санитарного обследования, выданная территориальным Центром гигиены и эпидемиологии. В дальнейшем эта карта сопровождает работника на протяжении всей его трудовой деятельности на разных рабочих местах.
Содержание электронной личной медицинской карты
С 1 сентября 2023 года в личных медицинских книжках (ЛМК) произошли значительные изменения: они перешли в электронный формат с новой структурой (Приложение 1 к Приказу № 90н). Обновленный формат включает в себя:
- Уникальный идентификатор из подсистемы ФГИС СЭС – ЭЛМК.
- Двухмерный штрих-код.
- Дата создания ЭЛМК.
- Информация о владельце записи: ФИО, дата рождения, место регистрации.
- Данные о работодателе с обновлением при переводе на другую работу.
- Данные о вакцинации и заметки об инфекционных заболеваниях.
- Результаты медицинских осмотров и дата следующего планового осмотра из Единой государственной системы медицинского страхования.
- Информация о санитарных осмотрах и дате следующего освидетельствования работника.
ЭЛМК подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственными сотрудниками территориального Центра гигиены и эпидемиологии.
Порядок выдачи личной медицинской книжки
Работодатель обязан проверить наличие у кандидата личной медицинской книжки (ЛМК) и ее действительность, если это необходимо для вакансии, через Единый реестр личных медицинских книжек Роспотребнадзора. Если у кандидата нет ЛМК, то с 1 сентября 2023 года она должна быть впервые оформлена в электронном виде по умолчанию. Процесс выглядит следующим образом:
Шаг 1 – Предварительный медицинский осмотр
Работодатель организует прохождение кандидатом предварительного медицинского осмотра (раздел II Приказа № 29н). В ходе этого осмотра кандидат:
- Дает согласие на обработку и передачу персональных данных в подсистему ЭЛМК.
- Проходит медицинское обследование и проверку состояния здоровья, включая лабораторные и инструментальные исследования.
Медицинское учреждение формирует электронные документы с заключениями врачей и результатами обследований, которые передаются в ЕГИСЗ, а затем в подсистему ЭЛМК.
Шаг 2 – Заявление на получение персональной медицинской карты
После получения заключения о прохождении медосмотра работодатель направляет соискателя в территориальный Центр гигиены и эпидемиологии для получения медицинской карты. Кроме того, заявитель может подать заявление лично или через Госуслуги (п. 7 Приказа № 90н в редакции Приказа № 429н от 15 августа 2023 г.). Для электронной подписи заявления на получение медицинской книжки заявителю необходимо иметь подтвержденную учетную запись в ЕПГУ.
Желательно, чтобы сотрудник управлял своей учетной записью на Госуслугах, где он будет получать уведомления о готовности ЭЛМК и сможет вносить в нее изменения. Другие способы связи с Центром санитарно-эпидемиологического надзора, такие как почта, телефон или электронная почта, могут потребовать более длительного времени для ответа.
По завершении работы Центр гигиены и эпидемиологии готовит ЭЛМК для заявителя, включая информацию из ЕГИСЗ о результатах медицинского обследования. Заявитель уведомляется о готовности ЭЛМК в течение одного рабочего дня по телефону, электронной почте или уведомлением на сайте Госуслуги.
Шаг 3 – Сертификация санитарного минимума
После получения ЭЛМК заявитель должен пройти санитарный минимум – компьютерное тестирование или собеседование. Аттестация проводится в центре санитарно-эпидемиологического надзора после прохождения программ профессиональной гигиенической подготовки продолжительностью до 12 часов.
Работники проходят санитарный минимум при поступлении на работу и в дальнейшем с регулярной периодичностью:
- Ежегодно для работников, занятых производством, хранением, транспортировкой и реализацией отдельных видов пищевой продукции.
- Для остальных работников – раз в два года.
Результаты сертификации документируются в электронной личной медицинской книжке (ЭЛМК).
Прохождение сертификации по Санминимуму связано с расходами, тарифы на которые варьируются в разных регионах. Работодатель покрывает эти расходы или компенсирует их работнику.
Центр санитарно-эпидемиологического надзора регистрирует успешную сертификацию заявителя в ЭЛМК и уведомляет его об этом.
Кто должен следить за медкнижками и хранить их
Руководитель организации или назначенный им сотрудник должен следить за своевременным прохождением сотрудниками медицинских осмотров, контролировать график проведения регулярных процедур, а также следить за наличием, учетом и хранением медицинских справок. Если ответственность за выполнение этих задач возложена на специалиста по охране труда приказом руководителя и прописана в его должностной инструкции, он обязан справиться с этими обязанностями.
Важно отметить, что учет медицинских книжек на предприятии распространяется не только на сотрудников компании. При посещении инспекторами ответственность распространяется и на персонал подрядчиков.
Например, один из супермаркетов заключил договор с клининговой компанией, соответственно заказчик берет на себя ответственность за наличие медкнижек у сотрудников подрядной организации.
Медицинские книжки для сотрудников компании должны храниться в течение всего срока их работы. Однако продавцы на рынках и ярмарках являются исключением: они обязаны иметь при себе и предъявлять по требованию инспекторов медицинские карты.
Продолжение использования бумажных медицинских карт
До 1 сентября 2024 года действует переходный период: в этот период центры санэпиднадзора могут оформлять бумажные медицинские книжки на старых бланках с голографическими штампами, занося информацию в Единый реестр ЛМК.
С 1 сентября 2024 года бумажные медицинские книжки можно будет получить только при личном обращении в центры. На них уже не будет голограмм, а будут обычные распечатки с содержанием ЭЛМК, заверенные подписями и печатями центров санитарно-эпидемиологического надзора.
Заключение
Личные медицинские книжки обязательны для сотрудников, чья работа может повлиять на здоровье населения, например, педагогов, работников пищевой промышленности, косметологов, медицинских работников, как указано в п. 2 Порядка учета и выдачи медицинских книжек.
До 1 сентября 2023 года ПМК выдавались центрами санитарно-эпидемиологического надзора на защищенных бумажных бланках с голографическими штампами, записи вносились в Единый реестр.
Сейчас электронные медицинские книжки постепенно заменяют бумажные бланки. ЭЛМК содержат информацию о сотрудниках, включая сведения о переходе на другую работу, результаты медицинских осмотров и сертификаты Санминимума. Они имеют уникальный идентификатор в подсистеме ЭЛМК и двухмерный штрих-код.
При поступлении на работу сотрудники получают электронную книжку в Центре гигиены и эпидемиологии. Заявление на получение ЭЛМК можно подать через Госуслуги. Заявители должны пройти предварительный медицинский осмотр по направлению работодателя, результаты которого передаются в электронном виде из Единой государственной системы медицинского страхования в подсистему ЭЛМК, что исключает необходимость оформления документов на бумажном носителе.
При желании работодатель может запросить бумажную копию электронной личной медицинской карты. В этом случае Центр санитарно-эпидемиологического надзора по запросу предоставляет распечатку ЭЛМК с печатью.
До 1 сентября 2024 года вместо ЭЛМК могут выдаваться медицинские книжки старого образца на защищенных бланках с голографическими штампами, действительные до тех пор, пока не будут использованы все страницы.
