Описание
Управленческая отчетность компании собиралась вручную в Excel, не было контроля заявок на оплату по лимитам, отсутствовал отчет по исполнению договоров (план-факт). Специалисты вручную собирали БДР и план-факт по БДДС. Чтобы собрать факт бюджета доходов и расходов, бухгалтерия выгружала данные оборотно-сальдовой ведомости, а финансовый директор разносил их вручную в Excel, группируя и разбивая данные для анализа по поставщикам, объектам и т.д. Это занимало много времени и влекло существенные трудозатраты, поэтому перед руководством предприятия встал вопрос по оптимизации этих бизнес-процессов. Среди задач автоматизации были: реализация бюджетирования в разрезе объектов строительства, полноценное годовое и помесячное планирование в разрезе проектов.
Параллельно велся проект пообъектного учета затрат и автоматизации на базе комплекса решений «Бит.Строительство». Чтобы завязать все процессы компании в единую систему учета, был выбран продукт на базе 1С – «Бит.Финанс». Первоначально необходимо было настроить интеграцию в «БИТ.Финанс» данных для БДДС и БДР. Был настроен механизм трансляций, который сводит данные бухгалтерских проводок по доходам затратам и управленческими данными, где эти операции отражаются в разрезе номенклатурной группы, статьи оборотов, ЦФО. Появилась возможность формировать бюджеты и отчеты в необходимых разрезах: по контрагентам, договорам, объектам строительства, и т.д. Специалисты планового отдела вносят в программу данные БДДС в разрезе контролируемых аналитик с помощью инструмента «Форма ввода бюджета», без сведения в Excel и еженедельного уточнения, как было раньше. Для вывода плановых показателей в системе были настроены отчеты для доходной и расходной части БДДС. Переход на «БИТ.Финанс» высвободил 10% рабочего времени сотрудников планового отдела.
С помощью механизма трансляций, по аналогии с плановыми показателями, формируется факт по движению денежных средств в «БИТ.Финанс». Ранее этот процесс занимал много времени: формировалась оборотно-сальдовая ведомость, не совпадающие статьи которой сопоставляли и разносили статья вручную. Например, бухгалтерия дробила поступление материалов на несколько статей, а плановый отдел их вручную собирал, чтобы соотнести с плановыми показателями. Сейчас программа исключает все ручные операции для формирования план-факта, трудозатраты планового отдела сократились минимум в 1,5 раза.
Чтобы избежать кассовых разрывов, велась табличка поступления денежных средств на середину и конец месяца, потому что фактические остатки по счетам никак не учитывались. На основе этого прогноза компания составляла платёжный календарь. Если поступления средств в запланированный срок не происходило, то заказчик был вынужден использовать заемные средства банка. Чтобы сократить использование кредитов, в «Бит.Финанс» настроили отчет с фактическими остатками по данным бухгалтерского учета. За счет этого удалось сократить и затраты на сбор управленческой отчетности и использование заемных средств компанией.
Реализован автоматический сбор факта БДР по данным бухгалтерского учета. Для анализа факта БДР были настроены несколько вариантов отчетов, в том числе с расчетными показателями.
Для начисления зарплаты рабочим, бухгалтерия вручную разносила общехозяйственные расходы по объектам. Сейчас в системе настроено автентическое распределение затрат. Трудозатраты на формирование БДДС сократились на 20%.
Контроль лимитов платежей по бюджету осуществлялся главным бухгалтером по каждому проекту, объекту и контрагенту вручную. Платежный календарь велся в Excel, приходилось вручную сверять заявки с установленными лимитами. Могли возникать переплаты, если какие-то платежи не были внесены оперативно в Excel. После внедрения «Бит.Финанс» задача по контролю лимитов бухгалтерией свелась к формированию заявок на оплату. Программа сообщает если платеж выходит за рамки бюджета. Настроили дополнительные отчеты для контроля лимитов и оплаты заявок. Более чем вполовину удалось сократить трудозатраты бухгалтерии на контроль лимитов.
Появилась возможность согласовывать договоры в электронном виде. Ранее согласование осуществлялось в бумажном варианте, подписанные экземпляры хранились в юридическом отделе. Согласование могло затягиваться: договоры проверял юридический отдел, главный бухгалтер, начальник технического отдела и только документ уходил на подпись директору. Маршрут мог нарушаться или обходить каких-то согласующих. Из-за этого возникали путаницы –закупка по договору не была заложена в бюджете, документ был составлен неверно и пр. Сейчас в программе «Бит.Финанс» для разных типов договоров настроены различные маршруты согласования. Для контроля исполнения договоров подряда по оплате и закрытым актам настроен отчет с возможностью отбора по объектам, контрагентам и договорам. Раньше бухгалтерия вручную составляла реестр договоров в Excel на основе информации из юридического отдела. Благодаря автоматизации работы с договорами на 10 % ускорилось их согласование.
Чтобы быстрее обучить персонал и верно предоставлять информацию для новых сотрудников, были записаны обучающие ролики по формированию заявок, бюджетов, отчетности. А также специалисты Первого Бита преднастроили необходимые отчеты по ролям.
Формирование единой системы управленческого и оперативного учета в единой конфигурации «Бит.Строительство» и «Бит.Финанс» дало возможность обеспечить реализацию сквозных процессов оперативного и управленческого учета, в т.ч.:
- формирование заявок на расходование денежных средств на основании заказа МПЗ;
- отражение факта бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств по дополнительным аналитикам (проект, номенклатурная группа, контрагент, договор);
- ведение отчетности в разрезе план-факта по договорам и использование механизма согласования договоров.
