Описание
АО «Промис» сейчас находится в процессе перехода с 1С:УПП на 1С:ERP. И часть процессов уже ведется в 1С:ERP. Например, производственный учет. В силу специфики, при учете работа ведется в нескольких разных системах. В том числе – в специализированном ПО InkFormulation, которое помогает смешивать оттенки краски для последующей печати на упаковке.
Все данные между системами раньше переносились вручную. После каждой смены сотрудники распечатывали PDF-документы из InkFormulation и передавали их для экономисту производственного учета, который вносил все данные вручную сначала в 1С:УПП, а потом документы выгружались в 1C:ERP. Процесс суммарно занимал около 1,5 часов в день. А когда проходило закрытие месяца, процедура становилась медленнее в несколько раз из-за большого потока работы. В итоге задержка по времени могла составлять до 10 дней.
Процесс необходимо было автоматизировать, по возможности полностью исключить из цепочки сотрудников, которые смогут отвести время на более важные задачи.
Руководство рассматривало два подхода: разработка самописного Python‑скрипта для парсинга PDF или внедрение программного робота. Выбор был сделан в пользу PIX RPA, как более надежного и управляемого решения с возможностью автономной работы по расписанию.
АО «Промис» уже сотрудничал с компанией «Первый Бит» по направлениям охраны труда и сопровождения 1С:ERP. После демонстрации технологии роботизации и совместной встречи с вендором было принято решение автоматизировать процесс.
Команда «Первого Бита» провела обследование, зафиксировала требования в техническом задании. Ключевым фактором успеха стало тесное сотрудничество функционального заказчика, бизнес-аналитиков АО «Промис» и разработчика программного робота — от сбора требований и оценки до внедрения, а также в процессе тестовой эксплуатации.
В процессе реализации робота было принято решение изменить процесс работы: вместо распечатывания PDF файлов, файлы сохраняются в специальных папках. Папки организованы по ответственным лицам/рабочим сменам.
Как процесс устроен теперь
В конце смены сотрудники загружают PDF-документы из InkFormulation в свои сетевые папки на компьютере. В конце рабочего дня запускается робот, который работает на виртуальном сервере.
Робот самостоятельно проверяет папки 4–5 ответственных сотрудников на наличие PDF‑файлов. Открывает каждый документ и считывает данные о выпущенной продукции и использованных на ее выпуск материалов.
После этого PIX RPA автоматически создает документы в 1С:ERP, прикрепляет исходные PDF к созданным документам. В конце робот фиксирует дату и время создания исходных документов, чтобы учитывать работу корректно. Дату робот берет прямо из документа. Решено было сделать это именно так, потому что в других вариантах подбора даты и времени могли возникать ошибки в учете.
Использование текущей даты при создании документов приводило к ошибкам учета по сменам. Попытка брать дату из свойств файлов Windows показала ненадежность метаданных. Финальное решение — извлечение даты прямо из PDF, где она указывается при формировании. Теперь документы корректно разносятся по сменам независимо от времени обработки.
Чтобы сделать процесс работы с роботом удобнее, специалисты «Первого Бита» разработали Telegram‑бот для уведомлений о статусе работы робота.
Для анализа работы процесса, аналитики получают общий лог действий, список обработанных файлов, список файлов с ошибками, список пропущенных позиций номенклатуры. Логи автоматические отправляют на почту аналитикам, которые используют их для отчетности и быстрого выявления проблем.
Проект завершили досрочно – процесс было полностью автоматизирован на две недели быстрее, чем планировалось.
Вызовы в проекте
Изначально планировалось, что робот будет искать документы по их номерам. Но это работало не для всех документов из-за того, что номера документов отличались по формату для разных типов.
Команда «Первого Бита» предложила создать единый Excel‑файл соответствия, но заказчик принял решение привести названия номенклатуры к единому виду в обеих базах. В результате робот стал инструментом аудита: он подсвечивал отсутствующие позиции, а сотрудники оперативно дополняли и корректировали справочники. Заказчиком проведена большая работа по нормализации данных, что стало также одним из значимых фактором успеха проекта.
Робот должен был стартовать по расписанию в 7:00, 15:00 и 23:00, однако при отключении RDP‑сессии на виртуальном сервере пропадал доступ к интерфейсу. Решение было нестандартным: создан исполнительный файл, который переключает RDP‑сессию на локальную консоль сервера, симулируя наличие экрана. Это обеспечило полностью автономную работу.
После обновлений платформы возникали случаи, когда робот не запускался. Специалисты «Первого Бита» оперативно адаптировали настройки под новые версии.
Компания планирует расширять применение PIX RPA после стабилизации работы в 1С:ERP, в том числе рассматривается роботизация актов сверок, оперативном редактировании ожидаемых сроков поступления материалов в заказах поставщика, на основании данных в электронных письмах о планировании производства и завершении выпуска поставщиком.
