Описание
Компания ведет учет и планирование деятельности предприятия с использованием разрозненного программного обеспечения и большого объема ручных операций. В качестве основной учетной системы применяет 1С:УПП, в которой ведутся графики работы, учет товарно-материальных ценностей и горюче-смазочных материалов. Для мониторинга движения транспорта и оформления электронных путевых листов используется система АСУ «Навигация».
Отдельные участки учета обеспечиваются через локальные автоматизированные рабочие места. Так, АРМ Нарядчика применяется для работы с нарядами, а АРМ Таксировщика — для ручного ввода данных из путевых листов и расчета показателей выработки. При этом Microsoft Excel массово используется для планирования доходов и формирования планов ФХД, финальной доработки графиков движения, ведения графиков плановых ремонтов, подготовки отчетов по ГСМ и консолидации данных для расчета заработной платы. Ряд процессов начинается и ведется в бумажном виде: используются журналы дефектов, бумажные заявки на закупку, карточки учета спецодежды и инструментов. Данные между системами переносятся вручную, что увеличивает трудозатраты и повышает риск ошибок. Одной из ключевых предпосылок стала специфика юридического статуса предприятия. Как муниципальное унитарное предприятие, МУП «Горэлектротранс» обязано осуществлять закупки в соответствии с требованиями законодательства. Для проведения конкурсной процедуры необходимо было детальное описание объекта закупки, зафиксированное в техническом задании. Без данного документа невозможно корректно определить требования к системе и начальную цену договора.
Дополнительным фактором стало требование импортозамещения. Предприятию было необходимо обосновать выбор программного продукта, включенного в Единый реестр российских программ, и обеспечить переход на отечественное ПО. С учетом отраслевой специфики заказчику требовалось специализированное решение для управления электротранспортом, способное объединить функциональность, ранее распределенную между «1С:УПП», АСУ «Навигация» и Excel, в единой системе на базе «1С». Основной стратегической целью стало создание системы на базе отечественного программного обеспечения, обеспечивающей автоматизацию ключевых процессов предприятия. В рамках этой цели заказчик ставил задачи по автоматизации учета и планирования использования транспорта, формированию путевых листов, планированию технического обслуживания и ремонтов, учету ГСМ и запасных частей.
Дополнительно ожидалось повышение эффективности за счет контроля технического состояния автопарка и анализа выработки водителей и кондукторов, централизация и унификация данных по транспортным средствам, сотрудникам и маршрутам, а также внедрение единых правил учета для всех подразделений. Существенное значение имела интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», автоматизация финансового контроля, расчет расхода топлива, формирование отчетности по выручке и затратам, учет штрафов и дорожно-транспортных происшествий. Отдельным требованием стало внедрение мониторинга транспорта с использованием АСК “Навигация» и ГЛОНАСС, а также переход на программное обеспечение из Единого реестра российских программ. Работа над проектом началась с предпроектного обследования. Специалисты «Первого Бита» провели очные встречи и интервью с ключевыми сотрудниками предприятия, включая представителей службы движения, производственно-технического отдела, бухгалтерии, отдела снабжения и центральной диспетчерской службы. По итогам интервью были подготовлены протоколы, которые легли в основу систематизации всех процессов предприятия.
На следующем этапе был разработан Реестр бизнес-процессов, который стал связующим звеном между текущим состоянием процессов и целевой системой. Для каждого процесса были определены участники, входящие и исходящие документы, а также логика выполнения. Реестр охватил процессы от планирования бюджета и графиков работы до учета ДТП, ремонтов и списания ГСМ и был официально согласован с главным инженером, главным бухгалтером и заместителями директора, что подтвердило точность описанных данных. Завершающим этапом аналитической работы стало формирование итогового технического задания. В нем требования бизнеса были переведены на язык технических требований к системе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». В документе был определен функциональный объем автоматизации, описаны технические параметры системы, требования к архитектуре и лицензированию, а также разработан детальный план-график работ сроком на 15 месяцев, включающий моделирование, проектирование доработок, миграцию данных и опытную эксплуатацию. Поскольку МУП «Горэлектротранс» г. Барнаула является муниципальным предприятием, выбор исполнителя для этапа внедрения системы будет осуществляться в рамках официальной закупочной процедуры. Реализацию проекта будет выполнять компания, победившая в торгах и подтвердившая соответствие установленным требованиям и квалификацию.
