Описание
До внедрения CRM компания управляла продажами и клиентской базой в Excel-таблицах, и это создавало ряд проблем:
- Заявки, статусы сделок фиксировались хаотично, что приводило к ошибкам и дублированию информации.
- Руководство не могло оперативно отслеживать этапы работы с заказами, нагрузку на менеджеров или динамику продаж.
- Согласование коммерческих предложений, договоров и счетов занимало до трех дней из-за ручной обработки и пересылки документов.
- Из-за отсутствия интеграции между отделами около 30% заказов задерживались из-за несвоевременного закупа материалов или ошибок в спецификациях.
В ПК «Городская Высота» понимали, что существующая система управления неэффективна, и так как у компании уже был успешный опыт сотрудничества с Первым Битом по автоматизации 1С, в вопросе внедрения CRM было принято решение обратиться к проверенному исполнителю.
Настройка воронок продаж
В рамках проекта команда Первого Бита выполнила базовую настройку Битрикс24 и ключевых сущностей CRM. Для работы отдела продаж созданы воронки лидов и сделок.
Воронка «Заявки» помогает менеджерам быстрее обрабатывать клиентские запросы и включает этапы: Новая заявка, Коммерческое предложение, Согласование, Несоответствие сроков, Высокая цена, Условия договора и Выполнено. Заявки попадают в нее после перехода из стадии лида.
На этапе «Коммерческое предложение» менеджер формирует КП и согласует его с клиентом. Процесс формирования КП автоматизирован через смарт-процесс «Коммерческое предложение». Документ генерируется из шаблона и появляется в карточке, а при необходимости менеджер может внести корректировки. После одобрения клиентом заявка переходит на «Согласование», где оформляется договор и выставляется счет.
Этапы «Несоответствие сроков», «Высокая цена» и «Условия договора» позволяют менеджеру зафиксировать возражения клиента. А когда коммерческое предложение согласовано и договор заключен, заявка переводится на стадию «Выполнено», и карточка автоматически попадает в воронку «Заказы».
Воронка «Заказы» используется для управления процессом выполнения заказов на производство металлоконструкций. В этой воронке менеджер может оформить заказ материалов через смарт-процесс «Заявка на склад», а само производство контролируется через смарт-процесс «Производство». За три дня до готовности менеджер получает уведомление о необходимости выставить счет.
Создание смарт-процессов «Заявка на склад» и «Производство»
Смарт-процесс «Заявка на склад» автоматизирует заказ необходимых материалов для производства металлоконструкций. Когда менеджер инициирует заказ, карточка заявки появляется на этапе «Новая заявка» у сотрудника склада. Далее сотрудник проверяет наличие материалов, и как только все собрано — заявка переводится на этап «Заявка обработана». Таким образом весь процесс заказа и выдачи материалов контролируется и фиксируется в системе.
«Производство» позволяет управлять процессом изготовления изделий поэтапно. Карточка заказа автоматически попадает в производство после передачи из воронки «Заказы». Производственный процесс состоит из последовательных этапов: Заказ металла, Раскрой, Сборка, Пресс, Сварка, Антикоррозийная обработка, Порошковая Покраска, Выпрямление и упаковка, Готовность к отгрузке.
Если на каком-либо этапе выявляется брак, карточка возвращается для доработки. В случае невозможности продолжить работу заказ переводится на стадию «Провал», а после успешной отгрузки — на «Успех».
Интеграция с 1С: Управление нашей фирмой
Для упрощения работы с бухгалтерией и автоматизации документооборота специалисты Первого Бита настроили интеграцию Битрикс24 с 1С:УНФ. Благодаря этому менеджеры могут создавать счета на оплату прямо из карточки сделки в Битрикс24.
В карточке фиксируются статусы оплаты — «Не оплачен», «Частично оплачен» или «Оплачен». Сам же счет формируется после согласования коммерческого предложения и заключения договора, а при необходимости могут создаваться дополнительные счета на других стадиях сделки.
Настройка CRM-аналитики
Для контроля эффективности продаж специалисты Первого Бита адаптировали штатные отчеты CRM-аналитики под потребности компании. В любой момент руководство компании «Городская Высота» могут получить информацию о ключевых показателях:
- Сумма по продажам — общий объем продаж за выбранный период с возможностью фильтрации по менеджерам и регионам.
- Сравнение с предыдущими периодами — динамика продаж за разные периоды (месяц, квартал, год) в графиках и таблицах.
- Выполнение планов по продажам — сравнение фактических продаж с плановыми показателями.
- Уровень продаж по продуктам — объем продаж по каждому продукту с детализацией по периодам и менеджерам.
- Конверсия по стадиям воронки — анализ перехода лидов и сделок между стадиями.
- Дебиторская задолженность — сумма ожидаемых к оплате счетов.
- Потенциальные сделки — отслеживание качественных лидов и потенциального объема продаж.
