В Москве 12 декабря прошла юбилейная, 10-я конференция «День Документооборота» — ключевое ежегодное мероприятие для ИТ-специалистов, руководителей и представителей государственных и коммерческих организаций, посвящённое автоматизации бизнес-процессов и современным технологиям управления документами.
В этом году конференция вновь стала важной площадкой для обмена опытом между профессионалами отрасли, объединяя представителей технологических компаний и крупнейших российских заказчиков. Участники рассмотрели стратегии цифровой трансформации, методы внедрения эффективных платформ и сервисов, а также пути сокращения издержек и роста эффективности.
Особое внимание вызвало совместное выступление Сеченовского университета и компании Первый Бит.
Павел Фролов, начальник отдела разработки информационных сервисов Сеченовского университет и Анна Маликова, эксперт интегратора эффективных ИТ-решений Первый Бит рассказали о цифровизации документооборота в крупнейшем медицинском вузе страны - об опыте, вызовах и перспективах.
Эксперты подробно описали основные сложности, с которыми столкнулась организация: затяжные процессы согласования, потеря бумажных документов, нехватка единого функционального заказчика и первоначально низкая мотивация персонала к переходу на электронные системы. Павел Фролов отметил:
Актуальность темы автоматизации документооборота — вне времени. Наш опыт показывает: успех приходит только после формирования единой команды и доверительного взаимодействия внутри коллектива и с внешними партнёрами. Проекты «взлетают», когда все идут к общей цели вместе.Павел Фролов, начальника отдела разработки информационных сервисов, Сеченовский университет
Анна Маликова подчеркнула, что важнейший фактор успеха — наличие единого функционального заказчика, способного принимать системные решения, а также унификация пользовательских интерфейсов и отказ от особых условий для отдельных подразделений.
Фокус на интересах всей организации, стандартизация процессов и включение сотрудников в процесс изменений помогает добиться лучших результатов.Анна Маликова, эксперт по автоматизации документооборота и закупочной деятельности в государственных учреждениях, Первый Бит
За 2025 год проект позволил перевести в электронный вид более 110 000 документов, подключить к системе свыше 1500 пользователей, обеспечить интеграцию с кадровыми, бухгалтерскими и управленческими сервисами университета. Минимизирован бумажный документооборот, снижены издержки, значительно ускорена обработка документации. Все изменения проходили с поэтапным внедрением, обучением и бережной поддержкой сотрудников.
Спикеры выделили практические рекомендации:
-
Формировать сильную команду с активным лидером-куратором;
-
Выстраивать открытые коммуникации между всеми участниками;
-
Стандартизировать процессы и минимизировать ручной контроль;
-
Инвестировать в обучение и демонстрировать реальную пользу новых ИТ-инструментов.
В заключение эксперты отметили: цифровизация документооборота — это постоянный путь развития, а не разовая автоматизация. Сеченовский университет продолжает масштабировать проект, внедрять новые функции и совершенствовать ИТ-инфраструктуру.
