Электронный документооборот, установленный между контрагентами, существенно улучшает их взаимодействие. Эта мера устраняет необходимость многократного введения данных, а также их повторную обработку. В результате сокращается количество ошибок, которые неизбежны при повторном вводе сведений, уменьшается время поступления актуальной финансовой информации, снижаются риски для здоровья сотрудников, вынужденных встречаться лично для сверок данных.
Возможности для оптимизации электронного документооборота (ЭД) предоставляет программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Она позволяет оперативно обмениваться следующими документами:
- акты приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
- товарные накладные формы ТОРГ-12;
- счета-фактуры: обычные, корректировочные, исправительные;
- универсальные передаточные/корректировочные документы;
- счета на оплату, в т.ч. в виде ответа на заказ;
- извещение для внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов.
Контрагенту может быть передан в рамках этой программы Произвольный электронный документ с текстовым сообщением. К нему можно дополнительно прикрепить внешний документ, созданный практически в любом формате.
Возможности программы достаточно широкие:
- формирование, шифрование, отправка ЭД с подписью;
- получение, утверждение и отражение документа в текущем учете;
- отклонение полученного от партнеров ЭД;
- обработка полученного от оператора подтвержения о поступлении или отправке ЭД;
- получение сообщения от покупателя о поступившем документе;
- формирование и отправка продавцу извещения о получении ЭД;
- возможность просмотреть деловую и служебную документацию в привычном виде, отправить на распечатку для дальнейшего хранения в архиве и т.п.;
- создание Соглашения об обмене электронными документами по имеющемуся шаблону;
- ведение списка соглашений с контрагентами о прямом обмене ЭД;
- ведение списка контрагентов, которые участвуют в обмене документацией через оператора ЭДО;
- ведение списка поставщиков;
- проверка соответствия номенклатуры поставщиков с внутренней номенклатурой предприятия.
Согласно установленному протоколу обмена программа автоматически формирует служебные документы, необходимые для оформления деловых операций. Каждому ЭД присваивается статус, который соответствует стадии его оформления. Вся электронная документация сохраняется в архиве.
Ведение электронного документооборота позволяет сократить трудовые и материальные затраты:
- ЭД представляет собой оригинал, который не обязательно распечатывать;
- применяется электронная подпись вместо традиционной подписи и печати;
- оператор электронного документооборота избавляет от необходимости пользоваться услугами курьера;
- ввод входящих документов оформляется автоматически, а не вручную.
Время передачи документов в электронном виде занимает секунды, а не часы или дни, как при обмене бумажной документацией.
Форматы, которые применяются для ЭД, утверждены приказами российской ФНС, поэтому такой документооборот становится юридически значимым для контрагентов и налоговых органов.
Любую документацию, в том числе Произвольный электронный документ и сопутствующие вложения, можно зашифровать и подписать с помощью электронной подписи (ЭП).
Сертифицировать электронный документооборот можно через Удостоверяющий центр (УЦ), который является участников сети доверенных УЦ, созданной ФНС России.
Вторая редакция программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» предоставляет пользователю настраивать и осуществлять документооборот двумя способами:
- через сервис 1С-ЭДО с помощью Оператора ЭДО - организации, которая обеспечивает информационный обмен, открытый или конфиденциальный, по телекоммуникационным каналам в рамках ЭД через счета-фактуры;
- путем прямого обмена с использованием каталога, ресурса FTP (он не поддерживает передачу счетов-фактур в рамках законодательства), а также электронной почты.
Чтобы осуществлять электронный документооборот, учреждение должно получить сертификат электронной подписи, установить его и добавить в программу. Дополнительно на ПК или на сервере пользователя ставят программу шифрования, чтобы подписывать ЭД, отправлять и получать документацию в электронном виде.
Чтобы включить возможность электронного обмена документами, нужно перейти в раздел Администрирование, затем открыть вкладку Настройка параметров учета.
Здесь находится закладка Обмен данными и интеграция, где следует найти группу команд Электронный документооборот с контрагентами. Понадобится команда Настройка обмена электронными документами.
Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО
Этот тип обмена ЭД рекомендуется, поскольку он предоставляет пользователю больше возможностей. Даже если контрагент подключен к другому оператору ЭДО, осуществлять обмен документацией будет возможно, если оба участника поддерживают сервис 1С-ЭДО. Сегодня к таким операторам относятся Калуга Астрал, Тензор (СБИС), Такском, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр и другие, список постоянно растет.
Ведение электронного обмена документами через оператора ЭДО дает возможность получать и отправлять товарные накладные формы ТОРГ-12, счета фактуры утвержденного ФНС формата, акты оказания услуг и т.п.
При проведение оптовых поставок маркируемой обувной продукции программа позволяет указывать в накладных (ТОРГ-12) и выданных счетах-фактурах коды маркировки транспортной и индивидуальной упаковки, дает возможность передавать сведения о кодах маркировки непосредственно в ЭД.
Чтобы использовать такую возможность, следует перейти в группу Обмен с контрагентами, открыть группу настроек Обмен электронными документами. Теперь нужно найти ссылку Настройки ЭДО БГУ, перейти по ней, открыть настройку ЭДО, а затем поставить флажок напротив опции Передача кодов маркировки.
Через сервис 1С-ЭДО возможно также обмениваться электронными извещениями ф.0504805 для оформления внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов, которые осуществляются с другими госучреждениями, если они тоже пользуются второй редакцией программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
Чтобы упростить процедуру сопоставления номенклатуры электронной документации во время ЭД с контрагентами, рекомендуется интегрировать документооборот с сервисом 1С:Номенклатура. Следует удостовериться, что контрагенты также применяют в учете этот сервис.
Прямой обмен
При этом виде передачи документации оборот выполняется путем обмена электронными документами, которые оформлены в виде файлов, через каталог, сообщения на электронную почту или через ресурс FTP.
Законодательные акты РФ предусматривают, что при обмене электронными счетами-фактурами обязательно должна участвовать третья сторона, т.е. оператор ЭДО. Поэтому, если учреждение выбрало прямой документооборот, оно не сможет организовать законный обмен счетами-фактурами в электронном виде.
Для правильной настройки прямого обмена электронной документацией следует сначала перейти в форму настройки Обмен электронными документами, чтобы установить флажок напротив опции Прямой обмен электронными документами. Также нужно добавить учетную запись ЭДО, а также настройки для прямого обмена документами с контрагентом. Это можно сделать через панель администрирования. Чтобы открыть соответствующую форму, понадобится перейти в раздел Администрирование, затем открыть опцию Настройка параметров учета. Здесь необходимо перейти к группе команд Электронный документооборот с контрагентами, а затем использовать опцию Обмен данными и интеграция. Теперь появится доступ к команде Настройка обмена электронными документами, где нужно указать соответствующие позиции.
Выгрузка электронных документов в файл
Чтобы передать уже имеющийся электронный документ для передачи по другим каналам или загрузить его в другую программу, ЭД можно сохранить в виде файла. Выгрузка сведений производится следующим образом. В форме этого документа следует найти группу команд Еще - ЭДО, а затем использовать опцию Выгрузить документ в файл. После этого информация будет сохранена в виде файла с нужным расширением и доступна для дальнейшей передачи контрагенту.
