По документообороту встречают

Отправим материал вам на:

По документообороту встречают

Правила передвижения документов устанавливаются соответственно принятым в каждой компании бизнес-процессами. Немаловажную роль при этом будут играть и масштаб организации, и разделение функций среди структурных подразделений и сотрудников, и принятый порядок распределения обязанностей и делегирования полномочий. В итоге картина того, каким образом организована система электронного документооборота в организации позволяет сделать вывод об эффективности системы управления в целом.

Ясно, что наиболее удобный способ ведения документооборота даже при его незначительном объёме – это система электронного документооборота с автоматизированными основными процессами.

Основные типовые бизнес-процессы и их реализация в 1С:Документооборот

Приём и первичная обработка входящих документов

В «1С:Документооборот» есть возможность регистрации всех видов входящих документов с присоединением скана или фото документа. Удобно при необходимости найти документ и понять, кому из сотрудников был впоследствии передан на обработку.

В «1С:Документооборот» для каждого документа создается учетно-регистрационная карточка. Карточку можно гибко настраивать по необходимости: менять состав и расположение стандартных реквизитов, добавлять новые реквизиты.

Регистрация документов

В «1С:Документооборот» есть возможность регистрации всех видов входящих документов с присоединением скана или фото документа. Удобно при необходимости найти документ и понять, кому из сотрудников был впоследствии передан на обработку.

Контроль исполнения

В «1С:Документооборот» предусмотрен учет этапов обработки документов. Удобно при отслеживании этапов обработки. При этом можно учитывать сроки этапов и выводить документы с просроченными этапами в отчёты. После каждой выполненной задачи автору задачи приходит оповещение об исполнении.

Составление, согласование, оформление документов

«1С:Документооборот» позволяет создавать библиотеки документов. Это могут быть как шаблоны документов, так и сканы/фото документации. Например, договоров с контрагентами, отправленными им КП на этапе продаж. В 1С:Документооборот есть возможность настроить определенные маршруты согласования с указанием сроков исполнения. Таким образом, исключается возможность «забыть» кого-либо из согласующих лиц, ускоряется процесс согласования. После запуска процесса все задачи исполнителям поступают автоматически, автору документа остается лишь ознакомиться с результатами, или вернуть документ на доработку, в случае необходимости.

Отправка адресату или направление в архив

В «1С:Документооборот» исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ, образуя своеобразные цепочки документации. Это позволяет создавать и отслеживать, например, историю взаимодействия с контрагентом. Предусмотрено списание документов в дело в соответствии с заведенной номенклатурой дел на предприятии, уничтожение дел.

Почему правильно построить документооборот - это важно?

Документооборот предполагает целесообразное движение документов и скорость этого движения. Кроме того, ведение документооборота подразумевает получение актуальных данных о деятельности компании, позволяет проанализировать результаты работы и заниматься планированием.

Если неточно составить путь движения документа от и до, и тем самым нарушить скорость работы (читаем – сорвать сроки отправки, согласования, получения), то может пошатнуться вся система управления в организации.

Простое описание схемы движения документопотока с целью анализа текущего состояния документооборота и выявления проблем можно осуществить с помощью графической «карты» в виде блок-схемы, где поэтапно будут изображены операции с документами, исполнители, порядок выполнения операций.

Дата публикации

30 Октября 2017

Задать вопрос

Не нашли ответ? Спросите нас! Задать вопрос можно в любое время суток,
где бы вы ни находились. Сотрудник службы поддержки ответит на ваш
вопрос, и вы получите уведомление на e-mail, указанный в форме.
Вы можете выбрать офис