Как выбрать систему документооборота?

Отправим материал вам на:

Итак, вы пришли к тому, что вам необходимо автоматизировать процессы документооборота в компании. Примем за аксиому, что вы подробно расписали, какие именно бизнес-процессы у вас есть, как они идут, и вы точно понимаете, что конкретно вы хотите улучшить за счёт их автоматизации.

Программ для ведения электронного документооборота сейчас действительно много. Поэтому смело заходите в Интернет и изучайте сайты вендоров и их программных продуктов. Подсказываем, на что обратить внимание:

1. Найдите описание необходимых функций

Предварительно изучите все возможные варианты поставок системы электронного документооборота (если они есть) и найдите максимально вам подходящую - «экономить» функционал не в ваших интересах.

Фирма 1С в программном продукте «1С:Документооборот» предлагает 4 варианта поставки системы электронного документооборота. При этом один из них является универсальным для государственных учреждений, а один предусматривает двуязычный интерфейс, актуальный для ситуаций, когда ведение на обоих языках обязательно.

Избегайте общих формулировок при описании функциональных возможностей. Идеально, если есть чуть более детальное описание каждой функции. Вам в первую очередь важно найти в описании функционала системы решение ваших задач. Ищите разделы: «Возможности», «Описание продукта (решения)», «Функциональные возможности» без запутанных схем и переходов по страницам.

2. Найдите примеры и скриншоты

Если вендор подробно описывает на сайте, как реализован тот или иной функционал системы документооборота – это хороший знак. Значит, функционал понятно работает, и поставщик не будет ничего «доделывать» в процессе внедрения. Значимым дополнением к описанию функционала станут примеры со скриншотами. Часто скриншот выполнения какого-либо процесса может показать гораздо больше, чем целая простыня разъясняющего текста. При этом учитывайте качество скриншотов: они должны быть детально просматриваемы и понятны.

3. Поработайте в демо-версии

Окунитесь в использование системы, поймите, настолько ли всё радужно, как описано на сайте. Убедитесь, что вам и вашим сотрудникам будет удобно работать в системе. Изучите интерфейс, необходимый функционал. Ничто другое не даст вам реального представления о работе и функционалу программы, чем такое прощупывание больных мест.

1С предлагает поработать в демо-версии «1С:Документооборот» в самой приближенной к реальной жизни роли:

4. Обратите внимание на возможности интеграции системы с различными сервисами и другими автоматизированными системами

Скорее всего, раз вы взялись за автоматизацию документооборота, у вас или уже автоматизированы какие-либо другие процессы (например, бухгалтерский и кадровый учёт) или это обозначено в ближайших планах. В каких контурах необходима интеграция с системой документооборота? Более того, заранее решите вопрос с переносом информации – стоит ли брать в новую систему документооборота все исторические данные?

5. Думайте о будущем

Не бегите далеко вперёд, не предъявляйте завышенных требований к системе. Сделайте реалистичный прогноз по максимальному росту компании и документопотока и только после этого готовьте требования к производительности и масштабируемости системы. Учтите, что ваша система должна постоянно обновляться, и это должно проходить мягко для пользователей. Для этого имеет смысл заключить договор сопровождения и технической поддержки с интегратором. Он же пригодится, если вы захотите модифицировать ваше решение под специфические бизнес-процессы или расширить функционал.

При выборе решения помните об импортозамещении! Стоимость владения отечественным ПО значительно ниже по сравнению с зарубежными аналогами. Приобретая необходимые продукты и модули автоматизации у одного поставщика, вы экономите на работах по интеграции и модификации систем. Платформа «1С:Предприятие 8» – самая востребованная платформа в России и странах СНГ. Решения на платформе 1С, в том числе «1С:Документооборот», удобно и бесшовно интегрируются друг с другом, что позволяет создать единую автоматизированную систему в компании. Важно отметить, что «1С:Документооборот» обладает открытым кодом, а встроенные средства разработки поставляются вместе с системой. 

Дата публикации

28 Ноября 2017

Задать вопрос

Не нашли ответ? Спросите нас! Задать вопрос можно в любое время суток,
где бы вы ни находились. Сотрудник службы поддержки ответит на ваш
вопрос, и вы получите уведомление на e-mail, указанный в форме.
Вы можете выбрать офис