Автоматизация процессов документооборота

Отправим материал вам на:

Зачем автоматизировать?

Огромные папки, архивы, хранилища, разрозненное ведение одной и той же документации, утверждение формы документа в разных офисах… Всё это давно уже вышло из моды. Современная администрация, бухгалтерия, кадровая служба, руководство – все давно пользуются автоматизированными системами. Управление компанией фиксируется в документах, а документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны, и их легко можно было найти. Это гарантирует не только очевидное удобство и упрощение работы с документами, но и позволяет компании вести деятельность честно и прозрачно.

Чем плохи бумажки?

Найди то, не знаю что. Традиционное, бумажное, ведение документооборота не даёт возможности оперативно любому сотруднику компании найти необходимый документ. Сроки горят, документы не найдены, конец очевиден.

Создание электронных библиотек документов облегчает поиск необходимой информации, шаблонов заполнения различных документов и форм. Исключён риск потери оригиналов документов – сканированная копия или фото будут сохранены, даже если бумажный оригинал затеряется.

Анализируй это. Как из кипы бумаг руководитель компании может вычленить стратегически важную информацию? Как классифицировать документацию? Ещё страшнее, когда документы совершенно случайно были потеряны.

ЭДО позволяет вести учёт данных в разрезе проектов, настроить планирование, учитывать трудозатраты, вести собственный персональный календарь, строить отчёты по проектам, договорам.

Секретарь её Бумажества. Традиционно именно секретари сидят в бумажных дворцах и занимаются контролем, регистрацией, распределением входящей и исходящей документации. Это обязывает вести журналы корреспонденции, не забывать раздать, отдать и утвердить бумаги. Человеческий фактор возникновения ошибок при этом никто не отменял.

Автоматизированный процесс учёта входящей и исходящей документации, потоковое сканирование и архивное хранение позволяет избежать риска потери документа, а также отследить его маршрут.

Бумажная бухгалтерия. Структурированность данных, актуальное состояние форм бухгалтерских документов, доступ к документам в распределенной компании, получение актуальной информации при изменениях реквизитов могут, конечно, поддерживаться традиционным документооборотом в папках и архивах. Однако слово «оперативность» здесь присутствовать никак не может. Кроме того, прибавляется долгая и рутинная ручная работа с большими объёмами бумаг.

ЭДО позволяет вести автоматизированный учёт всей бухгалтерской документацией с отслеживанием истории движения документа. Система позволяет создавать и вести карточки договоров, шаблоны договоров, а также учёт.

Подводя итоги, как бы ни было грамотно организовано движение документопотока в компании, всегда присутствует риск утери документов, увеличивается время формирования, обработки и получения необходимой документации, сотрудники тратят рабочее время в поисках и систематизации необходимой информации. Привести это может как к срыву сроков согласования, так и к отрицательным результатам проверки.

Почему «1С:Документооборот»?

  • Это современная система с широким функционалом и гибкой настройкой под специфику вашего предприятия.
  • При создании решения использовались проверенные методики и практики, позволяющие наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность.

Итак, 6 преимуществ автоматизации процессов документооборота

  1. Ведение библиотеки шаблонов основных документов.
    Сократит время сотрудников на формирование и редактуру тех документов, которыми они пользуются, и упростит доступ к ним остальным сотрудникам.
  2. Структурированная единая база документов в различных форматах.
    Поможет вести контроль над документацией, исключит дублирование документов, исключит долгие поиски информации по бумажным архивам.
  3. Ограничение прав доступа сотрудников к информации.
    Даёт возможность обезопасить важную информацию.
  4. Отслеживание движения документа.
    Позволяет контролировать качество и оперативность работы ответственных за исполнение всех работ по документу.
  5. Параллельное согласование документов.
    Позволяет сократить время движения документа и повысит оперативность работы сотрудников.
  6. Отчётность и аналитика.
    Удобный и оперативный доступ к структурированной информационной базе позволяет вести аналитику и готовить отчётность для руководителей по различным срезам. 

Дата публикации

26 Ноября 2017

Задать вопрос

Не нашли ответ? Спросите нас! Задать вопрос можно в любое время суток,
где бы вы ни находились. Сотрудник службы поддержки ответит на ваш
вопрос, и вы получите уведомление на e-mail, указанный в форме.
Вы можете выбрать офис