РТУ МИРЭА упростил работу с закупками благодаря внедрению "Первого Бита"

 Благодаря новому программному обеспечению мы избавились от необходимости вести многие сложные процессы вручную. Налажена автоматическая передача данных в «Единую информационную систему» и на торговую площадку «РТС-тендер». Значительно быстрее подготавливается отчетность о работе контрактной службы. Сотрудники бухгалтерии и договорного отдела получили полный контроль за исполнением и оплатой договоров. Выполнение проекта автоматизации заняло всего месяц. Мы благодарим «Первый БИТ» за профессионально и оперативно выполненную работу!

Андрей Горбатюк,
начальник контрактной службы

Информация о заказчике

МИРЭА - Российский технологический университет (РТУ МИРЭА) готовит специалистов в сфере телекоммуникаций, автоматики, биотехнологий, информационных и компьютерных технологий. Университет возник в результате слияния трех учебных заведений – МИРЭА, МГУПИ и МИТХТ. Вуз сотрудничает с научными учреждениями и промышленными концернами Европы, Японии, Китая, Южной Кореи.

РТУ МИРЭА не только дает глубокие теоретические знания, но готовит специалистов для производства. Студенты разрабатывают технику в конструкторских бюро университета и участвуют в промышленном тестировании изделий на предприятиях. Вуз имеет свою сеть лабораторий и научно-исследовательских центров. Современная материально-техническая база позволяет работать над инновационными проектами.

Университет сотрудничает с высшими учебными заведениями Франции, Германии, Австрии, Швеции, США, Великобритании и других стран. Ведутся совместные исследования. Студенты имеют возможность обучаться в вузах-партнёрах и получать двойные дипломы. В Институте международного образования Московского технологического университета учатся студенты из 30 стран. Вуз включен в Ассоциацию инженерных университетов Европы, Международную ассоциацию университетов, Ассоциацию технических университетов России и Китая (АТУРК).

При университете работают курсы подготовки к ЕГЭ, дистанционные подготовительные курсы в Московском технологическом университете и вечерняя физико-математическая школа.

Цели и задачи проекта

 Главной целью проекта была организация автоматического обмена информацией с государственными информационными системами, связанными с закупками, работой с тендерами, а также передача отчетности учреждения. Требовалось:

• Настроить выгрузку данных о закупках в «Единую информационную систему»;
• Обеспечить автоматическую передачу сведений на торговую площадку «РТС-тендер»;
• Формировать отчетность о работе контрактной службы;
• Наладить надежный контроль исполнения договоров.

Описание проекта

 Работа с закупками и тендерами в университете велась без использования специализированного программного обеспечения. Сведения в «Единую информационную систему» и на торговую площадку «РТС-тендер» вносились вручную. Отчетность о работе контрактной службы формировалась также вручную с использованием реестров Excel. Отсутствовали автоматизированные средства контроля договорных обязательств. Сотрудники отслеживали исполнение и оплату договоров по данным учетной системы 1С. Ответственных исполнителей уведомляли о сроках исполнения обязательств по почте или телефону.

Университету было необходимо оптимизировать взаимодействие с «Единой информационной системой» и площадкой «РТС-тендер» в сфере закупок, наладить оперативное формирование отчетности контрактной службы, автоматизировать контроль исполнения и оплаты договоров и обеспечить рассылку уведомлений ответственным специалистам.

Для внедрения было выбрано программное решение «Закупки», дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Проект автоматизации руководство вуза поручило компании «Первый БИТ».

Программа была установлена на 8 рабочих местах в бухгалтерии и отделе закупок университета. Специалисты интегратора настроили выгрузку в «Единую информационную систему» документов «План-график 44-фз», «План закупок 223-фз», «Закупка» и загрузку документа «Итоговый протокол».

Для электронного обмена с площадкой «РТС-тендер» был создан механизм выгрузки документа «Закупка». Специально разработанный интерфейс позволил упростить перенос сведений из учетной системы 1С на торговую площадку.

Специалисты обеспечили автоматическое формирование отчетов о работе контрактной службы в учетной системе на основании документов «Закупка», «Итоговый протокол», «Сведения о контракте». Были разработаны новые отчёты по расчёту совокупного годового объема, лимитов закупок у единственного поставщика и лимитов закупок у субъектов малого предпринимательства. Автоматизация в 2 раза ускорила получение отчетов и выполнение других рабочих процессов контрактной службы. Время расчёта совокупного годового объема закупок было сокращено с 2-3 часов до 10 минут. Исключена необходимость дублирования сведений из «Единой информационной системы» в реестры Excel.

С помощью нового программного обеспечения также был налажен контроль исполнения и договоров. Для уведомления специалистов договорного отдела о просроченных договорах и договорах с истекающим сроком разработана специальная интерфейсная панель, выполняется автоматическая рассылка почтовых сообщений. Разработаны отчеты для анализа своевременности исполнения и оплаты договоров.

Для сотрудников вуза было проведено обучение работе в новой системе.  

Результаты проекта

• Обеспечен автоматический обмен информацией о закупках с «Единой информационной системой» и торговой площадкой «РТС-тендер»;
• В 2 раза ускорено получение отчетности о работе контрактной службы;
• Время расчёта совокупного годового объема закупок сокращено с 2-3 часов до нескольких минут;
• Налажен контроль исполнения и оплаты договоров;
• Создана система автоматического оповещения ответственных сотрудников о просроченных обязательствах по договорам.

Исполнитель проекта:

«Первый БИТ», Москва

м. Семеновская
+7 (495) 234-44-41

Заказчик проекта:

МИРЭА - Российский технологический университет

Отрасль:

Образование

Специфика:

Высшее образование

Масштаб деятельности:

Обучение в МИРЭА - Российском технологическом университете проходят 20 000 студентов из России и зарубежья. Вуз включает 50 кафедр, научно-исследовательские центры, лаборатории, учебные конструкторские бюро. Действуют программы докторантуры и аспирантуры по 20 специальностям. Вуз участвует в международном академическом обмене. Студенты университета могут получить второй диплом иностранного вуза. Организуются взаимные стажировки и обмен преподавательскими кадрами с европейскими университетами. Для школьников и абитуриентов в РТУ МИРЭА работают курсы подготовки к ЕГЭ и вечерняя физико-математическая школа.

Штат:
Около 4000

Центральный офис:
Москва

Бизнес-задачи:

Программный продукт:

Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

Автоматизировано рабочих мест:
8

Автоматизированные структурные единицы:

Отдел контрактной службы, договорной отдел

Продолжительность проекта:
1 месяц