Путевые листы: сущность, правила оформления, нововведения в 2019 г.

25.07.2019

Время чтения:~3мин.

Если хозяйствующим субъектом эксплуатируется транспортное средство или спецтехника, то ему необходимо заполнять на каждый объект соответствующие путевые листы. С их помощью предприятие может подтвердить расходы по ГСМ и зарплате водителя, которые затем учитываются при расчете налога на доходы юридического лица.

Законодательство о путевках

Путевые листы нужны для отображения информации, непосредственно связанной с использованием автомобиля или спецтехники - как по транспорту, так и по сотруднику. Бланк документа содержится в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Однако компании могут не использовать типовую форму, рекомендованную законодательством, а самостоятельно создать образец путевки. Главное, чтобы в него были включены обязательные реквизиты для первичных бухгалтерских документов, а также сама форма должна быть закреплена в учетной политике компании.

В соответствии с Приказом Минтранса от 18.09.2008 г. № 152 в качестве обязательных реквизитов путевых листов нужно указать:

  • название и номер документа;
  • срок его действия;
  • собственника транспорта;
  • данные об автомобиле;
  • сведения о водителе.

Важно! Дополнительно в путевке следует обязательно проставлять время и дату предрейсового контроля тех. состояния транспорта, а, кроме того, информацию о проведении предрейсового и послерейсового медосмотр водителя.

Особенности применения путевок

Применение путевок имеет такие особенности:

  • при эксплуатации транспорта несколькими сотрудниками в посменном режиме путевки оформляются на каждого из них;
  • если водитель направляется в командировку, возможно оформление документа на несколько дней с указанием маршрута и конкретных дат;
  • оформлять путевой лист следует вне зависимости от того, арендуется транспорт или находится в собственности предприятия;
  • путевые листы нужно хранить в течение 5 лет, а записи по ним - вносить в журнал учета путевых листов.

Механизм заполнения путевок

При заполнении путевки нужно внести сведения в несколько разделов:

  1. основной раздел, предназначенный для отражения основных сведений по транспортному средству, хозяйствующему субъекту и водителю;
  2. раздел с заданием для водителя, в котором отражается информация о техническом состоянии транспорта, ГСМ, выезде и возврате водителя;
  3. раздел для подробного описания маршрута, включающий информацию по адресам, времени выезда и возврата, количеству пройденного километража;
  4. раздел с конечными показателями, отражающими количество часов работы в смену, пройденных километров, величину заработной платы водителя за километры и часы.

Нововведения по путевым листам в 2019 г.

В соответствии с Приказом Минтранса от 21.12.2018 г. № 467 были внесены поправки в порядок заполнения путевых листов, которые начали действовать с 1 марта 2019 г.:

  • срок, на который выписывается путевка, сокращен. Компания должна оформлять документ только на один рейс или смену либо до начала первого рейса, если водитель совершает за смену несколько рейсов;
  • в документе нужно указывать не только дату и время осуществления предрейсового тех. контроля транспорта, но также и предсменного;
  • показания одометра вносятся в путевку только при выезде автомобиля с парковки. Если транспортом управляет несколько сотрудников посменно, то нужно оформлять несколько путевых листов, и начальные показания прибора указывать в путевке первого водителя, а конечные показания - в путевке последнего, заезжающего на парковку;
  • при внесении показаний одометра или проставлении отметки о медосмотре достаточно указывать ФИО и подпись - штамп сотрудника ставить не обязательно.

Ответственность за нарушения

Если компания допускает ошибки и нарушения при использовании путевых листов, к ней применяется административная ответственность в виде штрафа:

  • 500 руб. на водителя при перевозке пассажиров или груза без путевки (ст. 12.3 КоАП РФ);
  • от 10 000 руб. на организацию, если она не оформляет путевые листы (ст. 120 НК РФ) и, соответственно, грубо нарушает правила учета расходов;
  • 5 000 руб. на должностное лицо и 30 000 руб. на компанию, если в путевых листах отсутствует отметка о пройденном водителем медосмотре (ст. 12.31 КоАП РФ).

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

  • Twitter
  • OK
  • Facebook
  • Vk

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!