Клиент: ЗАО «ЮЖУРАЛАВТОБАН»

Документооборот в нашей компании давно нуждался в модернизации. Требовалась разработка регламента документооборота, стандартизация номенклатуры, структурирование документации. Благодаря выполненному проекту мы получили надежную и качественную систему, которая исключила потери документов, ускорила создание и подписание договоров, сократила затраты времени на согласование документации.

В настоящее время мы продолжаем расширять систему документооборота на дочерние подразделения компании. Благодарим компанию «Первый БИТ» за профессионализм, отзывчивость и компетентность при решении поставленных задач.

Артем Нагуманов,
руководитель информационно-технического отдела
ЗАО «Южуралавтобан»

Информация о заказчике

Компания «Южуралавтобан» более двух десятилетий занимается строительством автомобильных дорог в Челябинской области, включая областной центр, а также оказывает услуги по содержанию и ремонту автодорог. Кроме того, предприятие строит и обслуживает мосты и другие искусственные сооружения. За 2015 год компания выполнила работы по прокладке, ремонту и реставрации более 100 км. автодорог. В 2016 году планируется ввести в эксплуатацию еще 75 км. дорог.

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта было повышение эффективности документооборота компании. Для этого было необходимо:

• Структурировать документацию предприятия;
• Оптимизировать процессы взаимодействия отделов и маршруты согласования документов;
• Автоматизировать работу с договорами;
• Повысить надежность и качество учета входящей и исходящей документации.

Описание проекта

Документооборот в компании «Южуралавтобан» не был автоматизирован. Из-за отсутствия единой номенклатуры дел документы терялись, возникали сложности с поиском требуемой документации. Отсутствовало единое хранилище документов, каждое подразделение компании вело учет документов по собственным правилам и в своей структуре. Это приводило к длительным срокам согласования документов и невозможности контроля за согласованием, усложнению маршрутов прохождения документов. Невозможность установления взаимосвязей между документами становилась причиной сложностей при формировании пакетов документов.

Компании требовалась надежная и качественная система документооборота, которая обеспечила бы четкую регламентацию работы с документами, позволила контролировать прохождение согласования и повысила качество работы с документацией в целом.

Для решения поставленных задач руководство компании привлекло специалистов компании «Первый БИТ». Для внедрения был выбран программный продукт «1С:Документооборот», сочетающий высокое качество исполнения и богатый функционал с приемлемой стоимостью.

Эксперты «Первого БИТа» оснастили новым программным обеспечением все структурные подразделения компании. Была изучена используемая ранее методика ведения внутреннего документооборота, выявлены критически важные точки и процессы, вызывавшие сложности. Система была доработана и настроена с учетом особенностей учета и деятельности предприятия. Для сотрудников были составлены пользовательские инструкции и проведено обучение работе с системой.

Оптимизации подверглась и работа с договорами. Создание и заполнение договоров в новой системе выполняется по специально разработанным шаблонам. Для типовых процессов обработки информации также были созданы шаблоны, позволившие стандартизировать работу с информацией и облегчить контроль. Была настроена система уведомлений о новых задачах. Благодаря этому сократилось время реакции сотрудников на поступление заданий и ускорилось выполнение задач в целом.

В настоящее время выполняется масштабирование системы документооборота на дочерние подразделения компании с увеличением до 300 рабочих мест, а также интеграция с учетной системой, используемой на предприятии.

Результаты проекта

• Значительно возросла эффективность управления потоками документов;
• Исключены потери договоров и других документов;
• Сократились сроки создания и обработки договоров;
• Оптимизирован обмен документами между подразделениями, что привело к увеличению продуктивности работы сотрудников.

Исполнитель проекта:
Первый БИТ, Челябинск
ул. Каслинская 77

+7(351) 247-07-77

Заказчик проекта:
ЗАО «ЮЖУРАЛАВТОБАН»

Отрасль:
Строительство, девелопмент, ЖКХ

Специфика:
Дорожное строительство

Масштаб деятельности:
Предприятие выполняет работы по проектированию, постройке, ремонту и обслуживанию автодорог, мостов и других дорожных сооружений на территории Челябинской области. В 2015 году проведены строительные и ремонтные работы на участках дорог общей протяженностью более 100 км. На 2016 год запланирован ввод в эксплуатацию 75 км. дорог.

Штат:
3500

Центральный офис:
Магнитогорск

Бизнес-задачи:
Автоматизация производства, Документооборот

Программный продукт:
«1С:Документооборот КОРП 8»

Автоматизировано рабочих мест:
80

Автоматизированные структурные единицы:
Секретариат и аппарат генерального директора, Юридическая служба, Коммерческий отдел, Финансовая служба, Бухгалтерия, ПТО, ИТ-служба, Служба безопасности, Транспортное подразделение

Продолжительность проекта:
4 месяца