Все проекты English Написать директору Блог
Личный кабинет
Выбор региона
Выберите регион
Поиск

Переход на электронные трудовые книжки с 2020

Время чтения:~6мин.

С 2020 г. в РФ планируется использование электронных трудовых книжек (ЭТК). Компаниям необходимо подготовиться к этому ответственному моменту и особенно сосредоточить внимание на особенностях формирования книжек в период перехода. Работа с электронными трудовыми регламентирована законами, а потому является обязательной для компаний и ИП, являющихся работодателями.

Законодательство об электронных трудовых книжках 

При принятии поправок в части ЭТК планируется изменение пенсионных и трудовых законов. В частности, нужно обратить внимание, что в нормативно-правовые документы РФ будут внедрены изменения по следующим моментам:

  • возможность формирования в электронном формате данных о профдеятельности физлица;
  • обязанность компаний передавать в базу ПФР данные о периодах профдеятельности работников (с 01.01.2020 г.);
  • передавать отчетные сведения о сроках работы физлиц по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД;
  • административная ответственность к организациям за несоблюдение сроков передачи информации или передачу неполной или ошибочной информации в госорганы.

Главные моменты по электронным трудовым книжкам

ЭТК будут реализованы как документы, оформленные в цифровом формате, то есть они не будут иметь конкретного физического носителя (флешки, CD-карты и пр.). Информацию в них можно будет посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или через сервис Госуслуг.

Данные из ЭТК можно заказать через работодателя в виде выписки на бумаге. Кроме того, информацию в письменном виде будет предоставлять как сам ПФР, так и многофункциональный центр. Данную услугу можно будет получить без учета места регистрации или работы физического лица.

Преимущества использования ЭТК заключаются в следующих моментах:

  • удобное, простое и быстрое получение сотрудниками данных о периодах их трудовой деятельности;
  • минимальное количество ошибок, неточностей, неверных данных;
  • дополнительная возможность физлица устроиться на работу на дистанционной основе;
  • снижение расходов и трудозатрат компании на покупку, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • возможность удаленного оформления пенсии по информации лицевого счета без необходимости дополнительного документального подтверждения;
  • использование информации из ЭТК для оформления государственных услуг;
  • возможность проведения компаниями и госорганами аналитической обработки информации о профдеятельности физлиц;
  • высокий уровень конфиденциальности и безопасности сохраняемых данных.

ЭТК будет содержать сведения, аналогичные как и при ведении документа в бумажном виде:

  • информацию о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода;
  • место трудовой деятельности;
  • вид кадрового перемещения (прием, увольнение, перевод);
  • должность, профессию, специальность, квалификацию;
  • документ-основание (дата, номер и вид документа);
  • причину расторжения трудового договора.

Переход на электронные трудовые книжки

Работодатели должны учесть, что переход на ЭТК физлиц начнется с 1 января 2020 г. Такая форма взаимоотношений будет иметь добровольный характер, то есть работающие граждане будут самостоятельно решать, переходить им на новый формат сведений о трудовой деятельности или нет.

Исключение! По сотрудникам, впервые трудоустроенным с 2021 г., вся информация о периодах трудовой деятельности изначально будет вестись только в электронном формате (без оформления трудовой книжки в бумажном виде).

Остальным физлицам необходимо до 31 декабря 2020 г. подать работодателю письменное заявление о том, чтобы трудовая книжка велась в электронном либо бумажном виде. Такое заявление оформляется в произвольной форме, однако компания может разработать стандартный бланк этого документа для использования всеми сотрудниками.

Если работник подает заявление на ведение трудовой книжки в электронном формате, то ее бумажный вариант он получит на руки и будет хранить у себя. При этом в бумажную трудовую должна быть внесена запись о том, что сотрудник подал заявление на использование электронного способа хранения информации о трудовой деятельности.

Если работник подает заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде, то работодатель должен вести документ в двух форматах - и бумажном, и электронном. Если работник не подаст заявление в течение 2020 г., компания также должна будет вести трудовую книжку в бумажном виде.

Важно! Заявление будет храниться в информационной системе ПФР, и если сотрудник устроится к другому работодателю, то за ним сохранится право на ведение трудовой книжки в бумажном виде.

Для перехода на ЭТК работодателю в течение 2020 г. необходимо сделать следующее:

  • принять или изменить локальную документацию компании с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с представителями сотрудников изменения в трудовые соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечить техническую готовность предоставлять информацию о периодах трудовой деятельности сотрудников согласно законодательству РФ;
  • до 30 июня 2020 г. уведомить в письменном виде каждого сотрудника об изменениях, касающихся электронных трудовых книжек, и предоставлении им права написать заявление на выбор формата ведения документа (в электронном или бумажном виде).

После перехода на электронные трудовые книжки работодатели должны будут ежемесячно подавать сведения о том, какое кадровое мероприятие было осуществлено (прием, увольнение, перевод). Компании должны будут делать это не позже 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором осуществлено данное мероприятие. Именно на основе этой информации будут формироваться ЭТК.

Электронные трудовые книжки в 1С

Непосредственно сама ЭТК в программе 1С не создается, однако программное обеспечение необходимо для формирования определенных сведений. Во-первых, это касается информации, которая должна передаваться не позднее 15-го числа. Во-вторых, это связано с представлением отчетности по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность.

Для того чтобы у ПФР не возникало никаких претензий к работодателям, они должны обеспечить актуальное и своевременное обновление информации в 1С. В этом случае отчетность будет формироваться корректно и содержать достоверные сведения о периодах трудовой деятельности каждого физического лица.

Важно! Работодателям не нужно приобретать какое-либо специальное программное обеспечение для взаимодействия с ПФР. Работа будет осуществляться привычным способом - через электронный документооборот, используемый для сдачи иных видов отчетности.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками

Нужно обратить внимание на следующие важные моменты при работе с ЭТК:

  • человек сам выбирает, с каким форматом трудовой книжки он хочет работать (электронным или бумажным). Об этом он должен написать заявление своему работодателю не позже 31.12.2020 г.;
  • если человек трудоустраивается в первый раз после 01.01.2021 г., трудовая книжка будет заполняться только в электронной форме;
  • работодатель будет отчитываться в ПФР о кадровых перемещениях сотрудников: с 01.01.2020 г. - каждый месяц не позже 15-го числа следующего месяца, а с 01.01.2021 г. - не позже следующего рабочего дня после дня приема или увольнения;
  • сведения ЭТК являются персональными данными, а потому не подлежат разглашению третьим лицам;
  • передавать сведения для формирования ЭТК работодатели должны в обычном порядке как и по другим отчетам в ПФР;
  • сотрудник может запросить сведения из ЭТК как в электронном виде, так и на бумажном носителе у работодателя, в ПФР или через МФЦ;
  • информация в бумажной и электронной трудовых книжках полностью идентична;
  • при трудоустройстве работник сможет предоставлять работодателю данные о периодах профдеятельности как в бумажном, так и в электронном формате. Эту информацию компания будет вносить в свой кадровый учет;
  • при увольнении сотрудник будет получать информацию о периодах профдеятельности либо в бумажном, либо в электронном виде;
  • отражение данных о награждениях в ЭТК не планируется.

Работодатели должны подготовиться к внедрению ЭТК и в первую очередь обеспечить техническую возможность передачи сведений. Для этого используется программа 1С, в которой можно формировать актуальные кадровые сведения во избежание ошибок или неточностей, ведущих к разбирательствам с Пенсионным фондом.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

  • Twitter
  • OK
  • Facebook
  • Vk
#Кадровый учет #1С:Отчетность #Сервисы 1С

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!