Зачастую организации оценивая затраты на корпоративную печать не учитывают тот факт, что сотрудники могут использовать рабочие материалы в собственных целях, печатая нужные им лично документы. Согласно статистике, в компании где работают 100-300 человек печатается около 4000 страниц в личных целях.
Конечно, если сотрудник сделает ксерокопию паспорта или другого документа на один лист, то ничего страшного не случится. Но зачастую одним листом дело не ограничивается, т. к. редко кто из руководителей контролирует количество распечатанных документов в личных целях. У большинства сотрудников нет дома принтера, а потому материалы для школьных заданий у детей, рефераты, раскраски, дипломные работы и фотографии распечатываются именно на работе.
Эта проблема обычно идёт по нарастающей. Распечатав пару раз личные документы, сотрудники понимают, что никакого контроля за использованием рабочего оборудования не ведётся, а значит можно свободно распечатывать всё что угодно. Так работники начинают печатать книги, цветные фотографии, статьи из интернета, дипломные работы для детей - студентов и др. Бесконтрольность касается и черновиков для внутреннего документооборота. Ненужные документы печатаются с одной стороны листа, а затем лист выкидывают в мусорную корзину. О том, что можно было использовать вторую - чистую сторону листа для дальнейшей работы даже никто не задумывается.
Помимо затрат компании на бумагу, краску и дополнительной нагрузки на принтеры, нужно учитывать и траты рабочего времени. Работники ищут нужную для себя информацию в интернете, тратят время на распечатку документов. Документы печатаются не в обеденный перерыв, а в рабочее время, которое оплачивается работодателем. На это тратится по несколько рабочих часов в неделю, а суммарно, например за год работы сотни часов.
Как найти выход из этой ситуации? Наверное, многие слушали про системы контроля печати. Их можно устанавливать на большинство моделей печатного оборудования. Это не займёт много времени, зато система будет отслеживать какие именно документы идут на печать, рабочие или личные. Введение системы контроля дисциплинирует работников, и они перестанут печатать личные документы в рабочее время. В случае выявления факта распечатки личных документов работника можно будет оштрафовать.
Удобно будет упомянуть о реальной ситуации, которая произошла в одной из крупных российских компаний. В офисе работал юрист, который постоянно жаловался на загруженность и нехватку времени для решения рабочих задач. Сотрудник даже просил нанять ему помощника. При этом юрист ежедневно печатал много документов, поэтому руководство считало, что сотрудник работает в авральном режиме. Через некоторое время в организации внедрили систему контроля печати, но разумеется работников об этом не уведомили. С помощью этой системы и узнали, что юрист распечатывает нужные ему сведения для сторонней работы (как оказалось сотрудник оказывает юридические услуги ещё нескольким фирмам в своё рабочее время.)
Подобных случаев в компаниях очень много. Это подчеркивает, как важно знать, какие именно бумаги сотрудники оправляют на печать. Не используют ли они рабочее время и технику для собственной выгоды.
