По статистическим данным, практически во всех офисах бизнес-процесс печати практически не контролируется. То есть, большинство сотрудников не несут ответственности за техническое состояние оборудования, количество расходуемого материала и закупку.
Все процессы, перечисленные выше, находятся в зоне ответственности разных лиц. Например, закупку контролирует офис-менеджер или бухгалтерия. Техническое состояние лежит на плечах IT-специалистов или офисных сисадминов. И все они не связаны друг с другом. Этим специалистам не так важно, чтобы все рассматриваемые процессы были налажены и оптимизированы.
Из-за этого возникает конфликт интересов. Бухгалтеры стремятся к экономии на всем (расходных материалы, специализированное обслуживание принтеров), а айтишникам не нравится, что приходится довольствоваться не фирменными картриджами. Если какой-то принтер постоянно выходит из строя или он уже не соответствует высокой нагрузке в офисе, сотрудникам приходится очень долго просить руководство его заменить. Со временем создается настоящий бардак – старые принтеры часто выходят из строя, а ремонтировать их никто не хочет, так как детали слишком дорогие. Поэтому, сломавшееся оборудование просто стоит, занимая место. А то, что все еще работает, требует постоянного обслуживания.
Чтобы избежать таких проблем, необходимо оптимизировать функционирование печатного отдела. Устаревшее оборудование нуждается в замене на более производительное и безопасное. Расходные материалы следует контролировать, исключая печать лишних страниц и издержки на неучтенную бумагу. Нередко, сотрудники офиса расходуют бумагу крайне неэкономно. В соответствии со статистикой, около 40 % напечатанных страниц оказываются в мусорном ведре из-за того, что их вообще не нужно было печатать, или качество печати оставляет желать лучшего.
К чему еще может привести отсутствие контроля процесса корпоративной печати:
- беспорядочные закупки бумаги, влекущие за собой перерасход и много оставшегося материала, который сотрудники используют в личных целях и даже выносят из офиса;
- не стандартизированная печать (к примеру, распечатка рисунков, инфографики и «черновых» презентаций на цветных принтерах, что значительно увеличивает расход краски).
Все вышеперечисленное является результатом отсутствия стандартов печати в офисе. Помимо всего прочего, среди проблем есть и низкая безопасность. Только в современных принтерах есть инструменты для защиты печатаемой документации от доступа третьих лиц. Устаревшие принтеры таковыми не располагают.
Руководители многих компаний считают, что у них все хорошо с печатью. Однако, это не является правдой. И в первую очередь, необходимо начать контролировать все процессы, о которых было сказано выше. Запрет печати сотрудниками личных документов и автоматизированный покопийный учет – меры, которые также нужно предпринять с целью предотвращения бессмысленных перерасходов.
