Учетная система, внедренная «Первым БИТом», снижает издержки компании «Энерготранс»

Учет процессов специалисты предприятия вели в нескольких не связанных между собой программных решениях, а также с использованием электронных таблиц Excel. Значительное количество времени отнимал ручной ввод в базы данных программ и подготовка регламентированной отчетности. Отсутствовала возможность оперативно сформировать управленческие отчеты для руководства. Сложности возникали также с аналитическими отчетами, расчетом эффективности и доходности по каждой единице техники.Доступ к информационным базам имелся не у всех подразделений предприятия. Обмен данными между сотрудниками разных отделов требовал дополнительных затрат времени и усилий. Сведения о ремонтах передавались из ремонтного цеха в бухгалтерию предприятия в бумажном виде и вручную заносились в базу данных.Учет расхода топлива велся по чекам АЗС. Часть информации приходилось дублировать в разные системы, что повышало риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

Компании требовалось объединить все учетные процессы в едином информационном пространстве, свести к минимуму ручные операции и предоставить доступ к актуальным данным специалистам всех подразделений в соответствии с их задачами. Кроме того, необходимо было обеспечить возможность оперативного анализа финансово-экономической деятельности предприятия, наладить расчет стоимости услуг по каждой единице техники, автоматизировать расчет заработной платы, повысить точность учета ГСМ и расходов на топливо.

Система была установлена и настроена на 50 рабочих местах в бухгалтерии, экономическом отделе, отделе кадров, ремонтноми транспортном цехах. Программные решения объединены в общее информационное пространство, что позволило наладить доступ к актуальным данным всем автоматизированным подразделениям. Учетная информация из старых баз перенесена в новую систему.

Учет автотранспорта налажен в программе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». При создании новой карточки транспортного средства автоматически формируется соответствующая запись в «1С:Управление производственным предприятием» с необходимой аналитикой по расходам на машину, включая ГСМ, ремонты, обслуживание и запчасти, а также услуги мойки и стоянок, штрафы, лизинг и другие. Это дает возможность автоматизировать получение точных и актуальных данных по расходам в разрезе единиц техники.

Сотрудники ремонтного цеха самостоятельно вносят подробные сведения о проведенных ремонтах, техобслуживании и профилактических работах. Такая организация работы ускорила выполнение учетных процессов и повысила их точность, а также снизила нагрузку на бухгалтеров. Автоматический импорт данных о заправках от процессинговых центров заправочных станций усилил контроль за расходованием бензина и обеспечил точный учет топлива.

В программе сохраняются данные путевых листов водителей. Это позволило автоматизировать вычисление стоимости сложных маршрутов с учетом нескольких тарифов, времени простоя и других условий. Информация об отработанном времени водителей используется в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» для расчета заработной платы, отпускных и других выплат.

С помощью «1С:Управление производственным предприятием» специалисты бухгалтерии и экономического отдела получают актуальную регламентированную отчетность, отчеты по ГСМ и ремонтам, формируют сметы затрат и собирают данные управленческого учета для руководства. С учетом специфических потребностей компании был доработан и детализирован «Маржинальный отчет» в программе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Отчет позволяет выявить прибыльность по каждому заказчику и каждой единице транспорта. Используя эти сведения, работники могут использовать для более выгодных заказов более дешевый вид транспорта, повышая прибыльность и экономя ресурсы. Кроме того, программные продукты позволяют детализировать косвенные расходы предприятия, сделать их более прозрачными и выявить возможности для снижения затрат.

Система дала возможность существенно ускорить выполнение многих бизнес-процессов предприятия, связанных с учетом автотехники, ремонтов и расходов на топливо, получением регламентированной и управленческой отчетности. Исключена необходимость повторного ввода данных, минимизировано негативное влияние человеческого фактора. Компании предоставлены инструменты для контроля за издержками, которые помогут руководству сократить финансовые затраты и повысить прибыльность.

В настоящее время специалисты интегратора оказывают предприятию услуги абонентского сопровождения.