Международный холдинг лесной промышленности Stora Enso автоматизировал процессы закупок, управления договорами и казначейства

Клиент

Stora Enso

Отрасли

#Сельское и лесное хозяйство

Бизнес-задачи

#Казначейство (платежный календарь)

Внедренное решение

1С:Бухгалтерия 8

БИТ.ФИНАНС

Заказчик

Stora Enso – ведущий мировой поставщик упаковочных решений, биоматериалов, деревянных конструкций и бумаги из возобновлемых материалов. А также один из крупнейших частных лесовладельцев в мире. В Stora Enso работает около 22 000 сотрудников, объем продаж в 2021 году составил 10,2 млрд евро.

Количество автоматизированных рабочих мест

22000

Количество сотрудников

12 месяцев

Длительность проекта

Описание проекта

В Stora Enso нижеперечисленные бизнес-процессы были организованы в Excel и в электронной почте:

бюджетный контроль;
управление договорами;
управление закупками (планирование поставок и мониторинг не осуществлялись);
ведение платёжного календаря;
формирование реестров платежей и согласование.

Не автоматизированные процессы влекли за собой высокую трудоёмкость. Однако, объем деятельности Stora Enso рос и нужно было найти решение, которое сохранит эффективность предприятия при текущих административных ресурсах. Заказчик выбрал офис Центр корпоративных клиентов компании Первый Бит в Санкт-Петербурге, так как в нем есть команда экспертов с большим опытом автоматизации финансового и управленческого учета.

Перед нашей командой специалистов стояли 2 цели: централизовать контроль операций взаимодействия с поставщиками (закупки, управление договорами, казначейство) и автоматизировать формирование платежного календаря на основании данных доучетных процессов.

На этапе обследования мы провели ряд интервью с заказчиком, проанализировали их систему, проблемы и предложили внедрить модуль БИТ.Финанс в 1С: Бухгалтерию, которой заказчик уже пользовался для ведения регламентированного учета.

БИТ.Финанс расширил функционал 1С:Бухгалтерии и позволил автоматизировать следующие бизнес-процессы.

1. Бюджетирование. Бюджетный контроль на основании загруженных лимитов.

2. Казначейство:

Автоматизированы все источники формирования плановых операций платёжного календаря (планирование авансов на основании заявок на закупки, планирование постоплат выплат на основании поступлений, планирование постоплат поступлений на основании реализаций, планирование выплат на основании авансовых отчетов, планирование поступлений и выплат на основании графиков договоров с покупателями и поставщиками, планирование поступлений и выплат по финансовым договорам);
Согласование платежей и реестров. Согласование и взаимодействия согласователей реализованы через систему и через мобильное приложение. Система согласования повторяет матрицу ответственности предприятия;
Формирование платежных поручений, выгрузка и загрузка в банк клиент;
Формирование платежного календаря, отчета о движении денежных средств и план-фактной отчетности;
Балансировка ликвидности через автоматизированное рабочее место позволяющая в интерактивном режиме осуществлять переносы плановых выплат между счетами, планировать переводы внутри группы, планировать привлечение и размещение средств в финансовых инструментах.

3. Управление договорами:

Электронный архив договоров;
Формирование шаблонов типовых договоров с покупателями из системы, с автоматическим заполнением из заполненных полей карточки договора;
Согласование, взаимодействие и редактирование договоров через систему, с функцией версионирования изменений и сохранения истории согласования и коммуникаций;
Управление закупками;
Централизован контроль согласования условий финансового взаимодействия с поставщиками, покупателями, контроль условий привлечения и размещения средств в финансовых организациях и контроль условий взаимодействия с заёмщиками и займодателями.

Перенос процессов в систему и автоматизация дали компании Stora Ensо:

Повышенную пропускную способность менеджеров по закупкам, за счет стандартизации и автоматизации процесса закупок от регистрации потребностей, до их поставки непосредственным заказчикам.
Автоматизированную систему согласования, повторяющая матрицу ответственности компании, информирующая сотрудников о стадиях и необходимости согласования, позволяющая осуществлять согласование с мобильных телефонов
Прозрачность учета закупок, позволяющая проводить анализ по всем стадиям обработки (регистрация, бюджетный контроль, конкурс, договор, план поставок, факт).

Задачи проекта

Разработать процессную модель закупок, которая включит в себя 56 процессов 2го уровня и 14 ролевых профилей участников

Разработать целевую функциональную архитектуру, которая обеспечит автоматизацию всех процессов входящих в контур, их внутренние инициации, выход на хозяйственные операции первичного бухгалтерского учета, централизацию НСИ и минимизацию двойного ввода

Разработать матрицу ответственности для целей

Разработать шаблон автоматизированного решения на базе Бит.Финанс, который обеспечит полную автоматизацию учетной и процессной модели

Провести обучение и подготовить пользователей, разработать инструкции. Загрузить исторические и текущие данные, необходимые для запуска процесса в эксплуатацию

Результаты работы над проектом

На 5% сократили трудозатраты в подразделениях.
На 5% ускорили получение управленческой и регламентированной отчетности.
На 5% сократили операционные и административные расходы.
На 5% сократили сроки исполнения заказов/оказание услуг.
На 10% ускорили обработку заказов.

Решения, которые мы внедрили клиенту

1С:Бухгалтерия 8

30 ₽/день, без НДС

Узнать больше о решении

БИТ.ФИНАНС

50 000 руб.

Узнать больше о решении

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.