Как увеличить прибыль компании за счет автоматизации отдела продаж и сокращения цикла сделки

Клиент

ООО «Альфарм»

Отрасли

#фармацевтическая отрасль

Бизнес-задачи

#Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Внедренное решение

БИТ.CRM

Заказчик

Компания «Альфарм» была основана в 2010 году, входит в состав ГК «Бионика». Специализируется на предоставлении и создании аналитических баз данных по всем сегментам фармацевтического рынка России, а также проведении любых видов маркетинговых исследований фармацевтического рынка России.

Компания обладает информацией об объемах закупок лекарств аптечными учреждениями (sell-in), розничных продаж из аптек (sell-out), государственных закупок лекарств, отгрузок лекарств дистрибуторами аптечным учреждениям, на уполномоченные склады и т.д. от участников рынка.

Количество автоматизированных рабочих мест

Количество сотрудников

Описание проекта

Ранее в компании использовался Microsoft Excel как система по управлению взаимоотношениями с клиентами. В таблицу вносились статусы задач по клиентам, комментарии, документы формировались вручную и отправлялись через Outlook. Использовался дополнительный софт – трекер задач, который применялся для постановки важных задач и их отслеживанию. Текущая организация работы и используемые решения не обеспечивали эффективной работы с клиентами.

Предприятию «Альфарм» требовалась новая система управления взаимоотношениями с клиентами, которая позволила бы организовать этот процесс эффективно. IT-компании предлагают разные CRM-системы. За помощью в выборе оптимального решения представили Альфарма обратились в Первый Бит.

Перед специалистами Первого Бита стояли следующие задачи:

Организовать единое информационное хранилище данных о клиентах;
Создать инструмент контроля за выполнением задач сотрудников отдела продаж;
Сократить цикл сделки;
Не терять взаимодействия с клиентами компании;
Разработать механизм расчета полного потенциала клиента;
Создать автоматическое выставление счетов и документов согласно событию в системе;
Организовать удобную работу со сделками согласно специфике работы отдела продаж.
Разработать биллинг-отчеты.

Программа, которая позволяла решить все поставленные задачи –БИТ.CRM. С ее помощью были автоматизированы ключевые бизнес-процессы по автоматизации отдела продаж.

1. Единое информационное хранилище данных о клиентах

Ранее компания использовала решение Microsoft Excel и 1С:ERP для хранения данных о клиентах. Менеджерам приходилось выполнять двойной ввод информации в двух разных информационных системах.

В ходе работ была проведена нормализация справочника НСИ из двух разных источников данных. Теперь в новой системе CRM компания безопасно хранит и обрабатывает данные клиентов компании. На основании данных о клиенте система ищет совпадения в клиентской базе и исключает дублирование контрагентов. Менеджерам доступна история взаимодействия с клиентами в одном окне с 1С – сообщения, звонки, документы.

2. Автоворонка продаж

Раньше менеджеры отдела продаж теряли задачи и события по работе с клиентами. Сейчас выстроенная автоворонка продаж демонстрирует ожидаемые результаты – ни один клиент не забыт, все задачи по клиентам выполняются вовремя. Переход по воронке продаж происходит автоматически. Система ставит соответствующие задачи сотруднику и уведомляет в случае отклонений от сроков исполнения.

С помощью автоматической воронки продаж был сокращен цикл сделки, повысилась лояльность клиентов компании.

3. Механизм расчета полного потенциала клиента

В расчете полного потенциала используется собственная методология расчета, которая позволяет понять в каком количестве и в каких сегментах клиент на рынке.

Сотрудники отдела продаж знают, какую долю рынка занимает продаваемая ими номенклатура и какую сумму продаж может обеспечить клиент. На основании расчета полного потенциала клиента строится план продаж.

4. Сделки с клиентами

Раньше бухгалтер компании выставлял счета и изменял график платежей в ручном режиме. Было решено автоматизировать рутинные операции высвободить временной ресурс для сотрудников.

Особенность доработки функциональности «Сделка с клиентом» заключается в том, что все счета и документы создаются автоматически и высылаются клиентам при наступлении даты платежа.

Реализована возможность разбить платежи по договору на длительный срок и автоматически фиксировать фактическую оплату, график платежей при этом изменяется автоматически.

Ежемесячные начисления выставляются автоматически в зависимости от заданной суммы в графике платежей. Менеджеру не нужно отслеживать график платежей по договору – автореакция на события в системе о просроченном платеже напомнит ответственному сотруднику, что необходимо связаться с клиентом, если от него не поступила оплата.

5. Контроль за менеджерами

Раньше руководители спользовали стандартные отчеты в MS Excel о результативности менеджера, упуская главное – контроль исполнительской дисциплины. В новой системе CRM все поручения, которые необходимо выполнить сотруднику, фиксируются в системе, имеют четкие сроки и хранят историю действий исполнителя.

6. Биллинг-отчеты

Раньше сотрудники использовали отчеты в таблицах, что было неэффективно с точки зрения точности данных и затрачиваемого времени на подготовку отчетности.

Для оценки ситуации в отделе продаж и ее прогнозирования созданы дополнительные отчеты:

Отчеты по начислениям. Прогнозные контракты;
Отчет по оплатам. Прогнозные контракты.

Для отдела сопровождения клиентов были созданы отчеты, помогающие отслеживать биллинги клиентов:

Сводный по начислениям. Заключенные контракты;
Отчет по оплатам. Заключенные контракты.

Комплекс сводных отчетов-биллингов:

Сводный отчет по начислениям;
Сводный отчет по начислениям накопительным итогом по месяцам;
Сводный отчет по оплатам;
Сводный отчет по оплатам по месяцам;
Сводный отчет по оплатам по месяцам накопительным итогом.

Компания получила достоверность данных на 99,9% и сократила время на подготовку отчетности. Отчеты доступны в специальном пункте меню, вывод данных в режиме реального времени.

Мы можем уверенно сказать, что выбор Первого Бита как партнера по автоматизации себя полностью оправдал. В ходе работ решение БИТ.CRM было адаптировано под бизнес-процессы компании, оцифрован и усовершенствован ряд внутренних и внешних бизнес-процессов. Сотрудники показали себя как надежный партнер с большим опытом в автоматизации отдела продаж и бизнес-процессов в фармацевтической отрасли.

Анна Ермолаева, генеральный директор ООО «Альфарм»

Задачи проекта

Организовать единое информационное хранилище данных о клиентах.

Создать инструмент контроля за выполнением задач сотрудников отдела продаж.

Сократить цикл сделки.

Не терять взаимодействия с клиентами компании.

Разработать механизм расчета полного потенциала клиента.

Создать автоматическое выставление счетов и документов согласно событию в системе.

Организовать удобную работу со сделками, согласно специфике работы отдела продаж.

Разработать биллинг-отчеты.

Результаты работы над проектом

Увеличилась прибыль за счет автоматизации отдела продаж и сокращения цикла сделки.
KPI сотрудников отдела продаж регулярно выполняется и растет согласно внедренному механизму расчета полного потенциала клиента. Процесс постановки целей на будущий период максимально прозрачный и реалистичный.
Сократилость время на подготовку отчетности. Отчеты доступны в специальном пункте меню, возможен вывод данных в режиме реального времени.

Решения, которые мы внедрили клиенту

БИТ.CRM

15 200 руб.

Узнать больше о решении

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.