Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение Личный кабинет
Выбор региона
Выберите регион
Поиск

Девелоперская компания «Навигатор» сократила трудозатраты сотрудников на работу с документами на 25% благодаря автоматизации документооборота

Заказчик

Компания «Навигатор» занимается продажей земельных участков под индивидуальное жилищное строительствои таунхаусов в Тюмени (жилой квартал «Зеленые аллеи»), а также оказывает услуги ЖКХ по обслуживанию коттеджных поселков. За плечами у компании уже более 10 лет успешной работы на рынке недвижимости.


45

Количество автоматизированных рабочих мест

150

Количество сотрудников

Описание проекта


Ранее в компании «Навигатор» не было необходимости автоматизировать внешний и внутренний документооборот. Но по мере развития и расширения видов деятельности предприятия появился большой поток входящей и исходящей документации в разрезе заключения, отслеживания и исполнения договоров с поставщиками и покупателями.

Для нормального развития бизнеса очень важно соблюдать сроки и исполнение обязательств по договорам, в частности, чтобы не остановилась поставка строительных материалов, т.к. от срыва строительных работ, помимо финансовых потерь, страдает и репутация компании. За неисполнение договоров компания может быть исключена с торговых площадок. Соблюдение обязательств по договорам также связано с человеческим фактором, исполнительской дисциплиной. Большой поток документов и их исполнение не должны зависеть от того, что отвтетсвенные сотрудники находятся в отпуске, болеют или забыли выполнить задачу.

Руководство пришло к выводу о том, что компании «Навигатор» необходимо организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность. Поскольку предприятие с 2016 года успешно сотрудничает с Первым Битом по сопровождению программ «1С» для ведения регламентированного учета, вопросов о выборе партнера на данный проект не возникло.

Специалистами Первого Бита был предложен ряд систем для решения проблемы. Оптимальным решением стала ECM-система (Enterprise Content Management) «1С:Документооборот 8 КОРП», созданной на базе 1С. Она имеет объемный функционал, предоставляет широкие возможности для работы, а также обеспечивает высокий уровень автоматизации документооборота предприятия. Кроме того, решение является универсальным для бизнеса любого масштаба и отрасли.

Компания «Первый Бит» провела внедрение системы планирования, закупа, контроля списания и доставки по материалам на объекты строительства, настроила процесс согласования договоров/дополнительных соглашений в «1С:Документооборот», а также предоставила руководству возможность контроля за выполнением договоров и задач.

Теперь постановка всех задач, связанных с лимитами расходования денежных средств в разрезе строительных объектов и подразделений, с БДР для контроля выполнения работ по строительным объектам, а также с полноценной цепочкой от планов ПТО до доставки материалов на склад и контроль расхода на объекте осуществляются в программе «1С:Документооборот».
На предприятии организованы автоматическое согласование договоров и дополнительных соглашений, контроль за выполнением сроков, рассылка напоминаний о задачах.

Любая входящая задача, например, проект договора, проходит по заданному бизнес-процессу на предприятии и зависит от его типа: для строительного договора это один шаблон, для закупа канцелярии – другой. Для каждого типа договора разработан пакет обязательных процедур. Для контроля исполнительской дисциплины руководителям уходит дублирующая рассылка о постановке, выполнении или просрочке задачи сотрудниками.

Задачи проекта

1

Ускорить согласование договоров и работу с документацией предприятия в целом.

2

Исключить потери документов, ускорить поиск и минимизировать негативное влияние человеческого фактора.

3

Поднять исполнительскую дисциплину за счет усиления контроля за выполнением задач.

Результаты работы над проектом

  1. Трудозатраты сотрудников на работу с документами сократились на 25%.
  2. Исключены потери и дублирование документов.
  3. Повышена исполнительская дисциплина.
  4. Создан электронный архив документов. Даже по закрытым сделкам в любой момент можно поднять историю и  получить необходимые данные.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Позвоните или оставьте заявку. Наши специалисты на связи 24/7

Заказать звонок