Управление АЗС на базе 1С

Нормативно-справочная информация

В объединенной конфигурации обеспечена поддержка отраслевой специфики бизнеса: ведется учет топлива и сопутствующих товаров. Для товаров вида номенклатуры "топливо" предусмотрен ряд дополнительных параметров.

В настройках учета системы можно выбрать методику определения массы топлива для объемно-массового учета. В системе предусмотрены различные единицы измерения плотности и цен топлива:

Справочник складов в системе расширен настройками, позволяющими отражать особенности ведения топливного учета на розничном и оптовом складе. Управление запасами топлива возможно в разрезах:

• АЗС;
• Резервуаров;
• Топливно-раздаточных колонок (ТРК);
• Пистолетов ТРК.

Программа позволяет загружать из АСУ АЗС различные данные с измерителей для контроля текущего объема топлива, плотности и других измеряемых показателей и параметров.

Регистры "Контрольные параметры резервуаров" и "Параметры ТРК" предназначены для оперативной загрузки из АСУ АЗС при помощи настраиваемых регламентных заданий или вручную.

Учет деятельности АЗС ведется в разрезе смен.

Поступление топлива на АЗС

Позволяет планировать поставки топлива на АЗС и вести графики поставок по дням недели. Планирование поставок полезно с точки зрения оптимизации работы АЗС и минимизации потерь при остановках отпуска в момент приемки топлива. Для анализа исполнения поставок в установленных окнах предназначен отчет "Прием нефтепродуктов в окнах".

Для отражения договорных условий с поставщиками топлива и сопутствующих товаров, а также с целью настройки схем обеспечения товарами, в программе реализован документ "Спецификация договоров", который является аналогом приложения к договору поставки. Документ фиксирует номенклатурную спецификацию, АЗС и цены поставки для конкретного договора. В дальнейшем эта информация используется в системе для контроля поставок и для сбора оперативных данных по себестоимости поставляемого топлива на АЗС.

При поступлении топлива в АСУ АЗС оформляется документ, который загружается в систему в виде "Поступления топлива".

Документ чаще всего фиксирует только количественные учетные данные, т.к. суммовая информация в документах, поступающих на АЗС, как правило, отсутствует. Оперативная информация по ценам может быть заполнена в автоматическом режиме с помощью спецификаций договоров поставки.

Также документ может содержать дополнительную информацию по данным измерений в автоцистерне, резервуаре или по счетчикам. Чаще всего учетные данные отражаются по накладной поставщика.

Для отражения в регламентированном учете в систему должен быть введен документ "Приобретение товаров и услуг". Данный документ может быть введен на основании "Приобретения топлива", в том числе автоматически, в пакетном режиме.

Установка цен и акты переоценки

Особенностью ценообразования в сетях АЗС является возможность установки разных розничных цен на один и тот же товар на разных АЗС. Это касается и топлива и сопутствующих товаров.

Для этого в документе "Установка цен номенклатуры" можно выбрать сегмент АЗС (или список АЗС), для которых выполняется установка цен.

На основании документа "Установки цен номенклатуры" можно создать акты переоценки, которые путем обмена отправляются в АСУ АЗС. Система позволяет сформировать прайс-лист как для конкретной АЗС, так и по списку АЗС.

Розничные продажи

Решения для АЗС" позволяют загружать "Чеки ККМ", которые оформляются в АСУ АЗС, автоматически и вручную. Предусмотрено несколько режимов загрузки:

• Пилотный режим эксплуатации – позволяет выполнять обмен с ограниченным количеством АЗС. Данный режим используется при начале эксплуатации системы;
• Отложенное проведение загруженных чеков – используется для оптимизации процесса обмена системы с АСУ АЗС. Проведение выполняется при помощи регламентного задания.

Загруженные чеки обеспечивают детализированную статистику продаж в разрезе любых возможных показателей, которые фиксируются в чеке или транзакции АСУ: номенклатура, АЗС, смена, ККМ, кассир, резервуар, способ оплаты или его категория, покупатель, договор (если покупателем является юридическое лицо), топливная или бонусная карта, оператор процессинга, выпустившего топливную карту и т.д.

По результатам работы смены система позволяет автоматически сформировать отчет по одной / нескольким / всем АЗС за выбранный период. Если позволяет АСУ, то в систему могут быть загружены сводные данные за смену, которые система может проанализировать при формировании сменных отчетов. Если сменные данные в системе отличаются от сменных данных в АСУ, система направит уведомления ответственным пользователям, указанным в настройках.

При проведении сменного отчета автоматически создаются "Отчеты о розничных продажах".

Продажи по собственным и сторонним топливным картам

Чеки ККМ, которые загружаются из АСУ АЗС, содержат не только продажи за наличные и безналичный расчет, но и продажи по топливным картам (собственным и сторонним). По таким продажам в конце отчетного периода (месяца) выполняется пакетное формирование документов реализации. Эти документы должны оформлять отгрузку с какого-то склада.

В то же время, топливо или товары, реализованные по топливным картам, должны списать с остатков на АЗС в момент продажи. Подобные операции отражаются в системе с помощью документов "Перемещения товаров" на так называемые накопительные склады. Документы перемещения создаются в системе автоматически в момент проведения отчетов за сменц. В системе предусмотрены несколько режимов накопительных складов с целью корректного отражения данных в регламентированном учете в соответствии с учетной политикой предприятия нефтепродуктообеспечения.

Одним из самых трудоемких процессов в учете сети АЗС является формирование пакета документов для карточных клиентов и операторов процессинга топливных карт, с которыми у предприятия заключены договоры на обслуживание клиентов.

Программа 1С для АЗС" поддерживает пакетное формирование документов реализации по топливным картам как собственным клиентам, так и клиентам, которые заправлялись по топливным картам сторонних операторов, с которыми у сети АЗС заключены соответствующие договоры.

Обработка "Пакетное создание расходных накладных" формирует пакет расходных документов за период согласно установленным отборам и режиму накопительных складов.

Сверки по топливным картам

В конце каждого отчетного периода специалисты сети АЗС проводят сверки по транзакциям заправки клиентов по топливным картам. Такие сверки проводятся, как правило, с операторами сторонних процессингов. Чтобы сэкономить время сотрудников, система позволяет выполнять сверку в полуавтоматическом режиме.

Личный кабинет корпоративного клиента

В системе реализован личный кабинет клиента сети АЗС, который заключил договор на заправку по топливным картам. Такому клиенту, может быть предоставлен доступ к интерфейсу, отражающему текущее состояние исполнения договора: контактные данные ответственного сотрудника, баланс договора, количество, статус топливных карт, баланс и резервы (лимиты) на картах, общий объем заправленного топлива за текущий и прошлый период (в виде таблиц и диаграммы).

Информация о балансе договора, карт, корпоративного счета выводится в виде гиперссылок, при нажатии на которые выводятся соответствующие отчеты, которые детализируют показатели.

В личном кабинете доступна информация о последних карточных транзакциях (заправках на АЗС), планируемым и последним совершенным платежам. Клиент может запросить или распечатать счет на оплату и акт сверки.

Для подключения клиента к личному кабинету требуется лицензия на платформу "1С:Предприятие 8".

Монитор руководителя

Позволяет контролировать основные показатели работы сети АЗС, такие как выручка (общая по видам оплат), объемы реализации топлива и сопутствующих товаров, динамику продаж по выручке, среднему чеку, количеству чеков и т.д.

Монитор руководителя – интерфейс, который содержит настраиваемые графические отчеты.

Отчеты по закупкам, продажам, запасам, карточным операциям и противодействию мошенничеству.

Все отчеты конфигурации разработаны с использованием схем компоновки данных, что позволяет пользователям максимально гибко настраивать под себя вывод фактически любых данных, хранящихся в системе.

Интеграции и обмен данными

Предусмотрен двусторонний обмен с АСУ АЗС "АйТи-Ойл" и "Servio Pump". Возможна загрузка/выгрузка всех основных объектов необходимых для учета. Система позволяет настроить последовательность загрузки данных, при этом есть предустановленный порядок обмена, соответствующий специфике АСУ АЗС. Возможен автоматический обмен данными по расписанию, ручная выгрузка.

Механизм обмена содержит ряд настраиваемых параметров, которые позволяют выполнить обмен по ограниченному набору данных.

Реализован двусторонний обмен данными с программным продуктом "1С:Розница 8. АЗС. Фронт-офис".

Поддерживается интеграция с государственными информационными системами Меркурий (ВетИС) и Честный ЗНАК.