Система документооборота в строительной организации
Документооборот в строительной отрасли связан с хранением и управлением большим потоком спецификаций, смет, договоров, актов, отчетности. От того, насколько быстро будут оформлены, согласованы и подписаны соответствующие документы, зависят своевременность оплат и скорость расчетов между заказчиком и подрядчиком.
Организация СЭД в строительстве включает в себя обязательное ведение архива, что исключает возможные потери документации, возможность создания, редактирования файлов и хранение истории изменений, чтобы все участники процесса могли использовать актуальные версии, а также оперативное заполнение отраслевых форм (КС-2, КС-3 и т.д.).
Внедрение системы электронного документооборота предусмотрено паспортом Стратегии цифровой трансформации строительной отрасли «Строительство, городское хозяйство и ЖКХ», принятой Минстроем РФ.
Используя современные способы организации документооборота, строительная компания получает возможность:
БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО – специализированное отраслевое решение, разработанное для комплексной автоматизации деятельности строительной компании. В состав решения входят 16 модулей, которые можно активировать по мере возникновения потребности.
Контуры автоматизации включают все основные направления деятельности: бухгалтерский и налоговый учет (со спецификой как подрядчика, так и заказчика-застройщика), управленческий учет и бюджетирование, снабжение строительства, управление ресурсами и закупками, учет работы строительной техники и автотранспорта, продажу и аренду недвижимости, расчет зарплаты, кадровый учет.
БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО позволяет (в зависимости от функционала подключенного модуля):
- Загружать данные из сметных программ и отслеживать историю изменений
- Создавать базу данных объектов строительства с электронными версиями документов (смета, спецификация, договор и т.д.)
- Организовать единую среду взаимодействия сотрудников для управления строительными проектами
- Регистрировать и вести учет договоров
- Оперативно заполнять отраслевые унифицированные формы и договоры с использованием шаблонов
- Назначать ответственных лиц и контролировать исполнение задач
- Согласовывать платежи и документы
- Синхронизировать данные с 1С:Документооборот
Преимущества внедрения СЭД в строительстве
Электронный архив
Учет и быстрый поиск по документам
Оперативное заполнение договоров и актов
Ускоренное согласование
Планирование работ и контроль исполнения
Повышение эффективности взаимодействия между сотрудниками и отделами
Электронный архив
- Единая база для хранения документов в электронном виде (как сканов бумажных копий, так и электронных файлов)
- Сокращение затрат на печать бумажных копий
- Удобство и надежность: документы больше не теряются
Учет и быстрый поиск по документам
- Ведение учета входящих, исходящих, внутренних документов
- Регистрация и хранение договоров (информация из договоров может автоматически «подтягиваться» в соответствующие счета и акты)
- Быстрый поиск нужных документов по базе с помощью различных фильтров (по автору, категории, дате и т.д.)
- Ведение единой номенклатуры дел, настройка правил учета в разрезе номенклатуры
Оперативное заполнение договоров и актов
- Использование шаблонов, которые позволяют стандартизировать работу с информацией и ускорить создание типовых документов
- Быстрое и точное заполнение отраслевых унифицированных форм: данные «подтягиваются» из соответствующих договоров
- Ответственный сотрудник в один клик направляет проект договора или иной документ всем заинтересованным лицам
- Каждому из участников процесса можно задать сроки согласования и зону ответственности по согласованию
- Согласующие вносят правки в документ в режиме рецензирования, оставляют комментарии
- Статус согласования отображается в системе
Планирование работ и контроль исполнения
- Планирование в диаграмме Ганта
- Постановка задач и сроков исполнения, назначение ответственных лиц
- Отображение статусов по задачам
- Отчетность по исполнению
Повышение эффективности взаимодействия между сотрудниками и отделами
- Доступ к файлам для сотрудников из разных офисов (с контролем и разграничением прав доступа)
- Организация совместной работы над документами
- Ускорение обмена информацией по проектам
Узнайте о практике автоматизации документооборота в строительных организациях на примерах-кейсах
Стоимость программ для автоматизации документооборота в строительстве
- Бухгалтерский учет по объектам строительства
- Учет затрат, работ, взаиморасчетов по договорам подряда
- Учет и отчетность по давальческим материалам
- Создание отраслевых унифицированных форм КС-2, КС-3, М-29 и др.
- Учет затрат на строительство объектов и расчеты с дольщиками и инвесторами
- Учет с применением счетов эскроу
- Учет договоров инвестирования и долевого участия
- Отражение сдачи объекта (разрешение на ввод в эксплуатацию, акты приема-передачи и т.д.)
- Отчетность по деятельности заказчика-застройщика
- Формирование и управление БДДС
- Ведение базы контрактов, контрагентов и обязательств
- Сбор заявок на расходование денежных средств в автоматическом режиме
- Создание платежного календаря
- Формирование графика оплат
- План-фактный анализ бюджетов по объектам строительства (при подключении функционала Бюджетной модели подрядчика)
- Управленческий учет с аналитикой по объектам, договорам, контрагентам
- Создание БДДС, БДР, ББЛ
- Финансовая отчетность
- Визирование платежей и документов в мобильном приложении
- Визуализация информации с помощью инструментов Power BI
- Единая база для хранения информации по объектам недвижимости и сделкам
- Ведение карточек объектов недвижимости
- Справочник договоров и документов для оформления сделок
- Формирование карточки клиента с контактной информацией и возможностью прикреплять документы (договор на бронирование, счет на предоплату и т.д.)
- Фиксирование событий (звонков, писем, договоренностей)
- Учет договоров и консолидация данных по объектам аренды
- Пролонгация договоров
- Оформление дополнительных соглашений
- Автоматический расчет арендных платежей по всем арендаторам
- Контроль задолженностей и учет коммунальных платежей
- Формирование печатных версий документов
- Учет договоров и консолидация данных по объектам аренды
- Пролонгация договоров
- Оформление дополнительных соглашений
- Автоматический расчет арендных платежей по всем арендаторам
- Контроль задолженностей и учет коммунальных платежей
- Формирование печатных версий документов
- Подходит для небольших и средних компаний с несложной структурой документооборота
- Подходит для крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и документооборотом
Бесплатный расчет стоимости внедрения!
Оставь свои контактные данные и наши специалисты подберут для вас необходимую программу и оценят стоимость внедрения.
